Lastenheft im Maschinenbau mit KI strukturieren

Das Problem

Ein Kunde möchte eine Sondermaschine. Seine Anforderungen liegen verstreut in drei E-Mails, einem Telefonnotizzettel, einer Skizze und einer Excel-Tabelle. Manches steht doppelt, manches widerspricht sich: Einmal heisst es «Taktzeit unter zehn Sekunden», später «flexible Produktvarianten ohne Umrüsten».

Ein Lastenheft beschreibt, was der Kunde von der Maschine erwartet: Aufgabe, Leistung, Umgebung, Schnittstellen, Normen. Das Pflichtenheft des Herstellers beschreibt dann, wie die Anforderungen umgesetzt werden. Ist das Lastenheft lückenhaft, entstehen später Streit, Nachträge und Terminverzug.

Die Arbeit, Anforderungen zu sammeln und zu ordnen, ist mühsam und fehleranfällig. Eine KI kann beim Strukturieren und Nachfragen helfen. Sie darf aber keine technischen Werte erfinden und keine Entscheidungen treffen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Quellen sammeln. Legen Sie alle Unterlagen des Kunden zusammen: Mails, Protokolle, Skizzen, Normen, bestehende Anlagenbeschreibungen. Notieren Sie bei jeder Quelle Datum und Absender.

1. Gliederung festlegen. Verwenden Sie eine feste Struktur, zum Beispiel: Zweck und Aufgabe, Produkt und Material, Leistung, Umgebung, Schnittstellen, Sicherheit und Normen, Bedienung, Lieferumfang, Termine und Rahmen. Ihre eigene Firmenvorlage hat Vorrang.

1. Rohinformationen anonymisieren. Ersetzen Sie Kundennamen und vertrauliche Details durch Platzhalter, wenn Sie einen externen KI-Dienst nutzen. Vertrauliche Konstruktionsdaten gehören nicht in öffentliche Werkzeuge.

1. Anforderungen ordnen lassen. Verwenden Sie die Vorlage unten. Verlangen Sie, dass jede Anforderung mit Quelle und einem Status versehen wird: eindeutig, unklar, widersprüchlich.

1. Lücken und Widersprüche anschauen. Lesen Sie die Liste der offenen Punkte. Welche Angaben fehlen, etwa Umgebungstemperatur oder Stromversorgung? Welche Aussagen widersprechen sich?

1. Rückfragen an den Kunden formulieren. Lassen Sie aus den offenen Punkten eine geordnete Fragenliste erstellen und senden Sie diese nach Ihrer Prüfung an den Kunden.

1. Lastenheft gemeinsam abstimmen. Gehen Sie das Dokument mit Konstruktion, Elektro und Kunde durch. Ändern und ergänzen Sie, und lassen Sie es freigeben.

1. Versionen führen. Jede Änderung wird dokumentiert, mit Datum und Verantwortlichem. Später gleichen Sie es mit dem Pflichtenheft ab, siehe Pflichtenheft abgleichen.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt einen Schweizer Maschinenbaubetrieb beim Strukturieren eines Lastenhefts. Ich gebe dir Rohinformationen des Kunden (anonymisiert). Ordne sie.

Rohinformationen mit Quellenangabe: [Text, jeweils mit «Quelle: E-Mail vom …»]

Gliederung: 1 Zweck und Aufgabe, 2 Produkt und Material, 3 Leistung und Takt, 4 Umgebung, 5 Schnittstellen, 6 Sicherheit und Normen, 7 Bedienung, 8 Lieferumfang, 9 Termine und Rahmen.

Aufgabe:
- Ordne jede Anforderung der passenden Gliederungsstelle zu, mit Quelle.
- Markiere Status: eindeutig / unklar / widersprüchlich.
- Liste fehlende Angaben und Widersprüche separat.
- Formuliere Rückfragen an den Kunden, höflich und eindeutig.
Erfinde keine Zahlen, Normen oder Werte. Wo etwas fehlt, schreibe «[offen]».

Passen Sie die Gliederung an Ihre Firmenvorlage an und prüfen Sie jede Zuordnung gegen die Originalquelle.

Worauf Sie achten müssen

• Keine erfundenen Werte: KI kann plausible Zahlen ergänzen. Alle technischen Angaben stammen aus Kundenquellen oder von Ihren Fachleuten.
• Normen und Sicherheit: Welche Normen und Richtlinien gelten, bestimmen Fachpersonen. Die Risikobeurteilung bleibt Ihre Aufgabe, siehe Risikobeurteilung vorbereiten.
• Vertraulichkeit: Zeichnungen, Verfahren und Kundendaten sind oft vertraulich. Prüfen Sie Geheimhaltungsvereinbarungen, bevor Sie Inhalte in ein KI-Werkzeug geben.
• Verbindlichkeit: Ein Lastenheft kann Vertragsbestandteil werden. Formulierungen wie «soll», «muss» und «kann» haben Gewicht. Lassen Sie sie von Verantwortlichen prüfen.
• Mitreden lassen: Konstruktion, Elektro, Service und Einkauf bringen Anforderungen ein, die der Vertrieb nicht kennt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Maschinenbauer in der Zentralschweiz erhält die Anfrage für eine Verpackungsanlage. Die Informationen kommen aus sieben E-Mails und zwei Telefonaten. Der Vertriebsingenieur sammelt sie, anonymisiert und lässt sie von der KI sortieren.

Die Übersicht zeigt, dass die Umgebungstemperatur nirgends genannt wird und dass zwei Aussagen zur Produktgrösse nicht zusammenpassen. Er schickt dem Kunden eine Liste mit sechs Fragen. Die Antworten kommen innert zwei Tagen, und das Lastenheft ist vollständig. Im Angebot entfallen dadurch Annahmen, und beim Abnahmetest gibt es weniger Diskussionen. Die Vorbereitung des Preises beschreibt Angebotskalkulation vorbereiten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, Aufträge an die KI so zu formulieren, dass Gliederung, Quellenangaben und Status zuverlässig herauskommen, hilft der Kurs Prompt Engineering von absofort. Sie üben, Aufgabe, Rolle, Kontext und Ausgabeformat festzulegen, Beispiele einzusetzen und Ergebnisse zu prüfen.

Der Kurs ist online, braucht keine Programmierkenntnisse und führt zu einem Zertifikat. Technisches Fachwissen im Maschinenbau bringen Sie mit, der Kurs zeigt den Umgang mit der KI.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?

Das Lastenheft beschreibt, was der Auftraggeber erwartet. Das Pflichtenheft beschreibt, wie der Auftragnehmer die Anforderungen umsetzen will. Beide sollten aufeinander abgestimmt werden.

Kann die KI das Lastenheft vollständig schreiben?

Sie kann eine Struktur und Formulierungen vorschlagen. Inhaltlich vollständig und richtig wird es erst durch Kunde und Fachleute. Verlassen Sie sich nicht auf Annahmen der KI.

Wie gehe ich mit Skizzen und Zeichnungen um?

Beschreiben Sie wichtige Inhalte in Worten und verweisen Sie im Text auf die Zeichnung. Vertrauliche Konstruktionsunterlagen laden Sie nicht in öffentliche KI-Dienste.