Willkommensmappe für Neuzuziehende mit KI erstellen

Das Problem

Familie Keller zieht neu in Ihre Gemeinde. Sie müssen sich anmelden, wissen aber nicht, wo und mit welchen Unterlagen. Wann wird der Müll abgeholt? Wie funktioniert die Anmeldung für Schule und Kindergarten? Wo gibt es einen Verein für den Sohn? Die Informationen sind alle da, aber auf der Website verstreut, in PDF-Dateien versteckt oder am Schalter.

Neue Einwohnerinnen und Einwohner fragen deshalb oft dasselbe, und die Verwaltung beantwortet es immer wieder. Eine Willkommensmappe (gedruckt und online) bündelt das Wichtigste auf wenigen Seiten. Sie erleichtert den Start und entlastet den Schalter.

Das Schreiben einer solchen Mappe ist Fleissarbeit: Informationen sammeln, ordnen, in verständlicher Sprache formulieren. KI kann beim Strukturieren und Formulieren helfen. Wichtig ist, dass jede Angabe von der zuständigen Stelle geprüft wird.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie die Zielgruppe. Wer zieht zu? Familien, ältere Menschen, Zugezogene aus dem Ausland, Pendler? Danach richten sich Inhalt, Sprache und Format. Bei Fremdsprachigen: Mehrsprachigkeit prüfen.

1. Sammeln Sie die Fragen. Schreiben Sie auf, welche Fragen am Schalter am häufigsten kommen: Anmeldung, Steuern, Abfall, Parkplatz, Schulanmeldung, Hund, Fahrzeug, Mülltrennung, Vereine, Ärztinnen, öffentlicher Verkehr.

1. Gliedern Sie nach Lebenslagen. Statt nach Ämtern: «In den ersten 14 Tagen», «Wohnen und Alltag», «Familie und Schule», «Freizeit und Vereine», «Wichtige Kontakte». Menschen suchen nach Situationen, nicht nach Abteilungen.

1. Sammeln Sie die Fakten von den Stellen. Öffnungszeiten, Fristen, Gebühren, Formulare, Telefonnummern, Links. Jede Abteilung liefert ihren Teil. Verwenden Sie die Originalquellen (Website, Reglemente), nicht Erinnerungen.

1. Lassen Sie die KI strukturieren. Geben Sie die gesammelten Stichworte und Fakten ein und bitten Sie um Kapitel in einfacher Sprache mit kurzen Absätzen und Checklisten. Siehe Vorlage.

1. Prüfen Sie jeden Satz. Fachpersonen kontrollieren Fristen, Beträge, Zuständigkeiten, Adressen. Die KI darf nichts ergänzen, was Sie nicht geliefert haben. Streichen Sie, was sich nicht belegen lässt.

1. Vereinfachen Sie die Sprache. Kurze Sätze, keine Amtsabkürzungen ohne Erklärung. Lassen Sie einen Testleser ohne Verwaltungsbezug probelesen: Versteht er alles? Siehe Gemeinde-Newsletter mit KI.

1. Gestalten Sie die Mappe. Eine Seite Einleitung des Gemeindepräsidiums, eine Checkliste für die ersten Tage, Kapitel mit Kontakten, eine Karte. Qualität und Lesbarkeit gehen vor Umfang.

1. Veröffentlichen Sie online und gedruckt. Auf der Website als eigene Seite, als PDF zum Herunterladen und in Papierform beim Einwohneramt. Verweisen Sie von Ihrer Startseite darauf.

1. Aktualisieren Sie regelmässig. Einmal jährlich prüfen, bei Änderungen sofort anpassen. Notieren Sie Datum und Verantwortliche.

Gliederungsvorschlag:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt strukturieren Sie die Mappe. Fügen Sie nur geprüfte Fakten ein, keine Personendaten.

Du hilfst einer Gemeindeverwaltung in der Schweiz, eine Willkommensmappe für Neuzuziehende zu schreiben. Zielgruppe: [z. B. Familien und Zugezogene aus anderen Kantonen]. Deutsch (Schweiz), einfache Sprache, Anrede «Sie», kurze Absätze.
Hier die geprüften Fakten (je Thema Stichworte, Fristen, Kontakte): [Fakten einfügen]
Erstelle: 1. eine Gliederung nach Lebenslagen,
2. für jedes Kapitel einen Text von höchstens 150 Wörtern, mit Checkliste wo sinnvoll,
3. eine Liste «Das müssen Sie in den ersten 14 Tagen erledigen» (nur Punkte, die in den Fakten stehen),
4. eine Liste der Angaben, die noch fehlen oder von der Verwaltung geprüft werden müssen.
Regeln: Verwende ausschliesslich meine Fakten. Erfinde keine Fristen, Gebühren, Öffnungszeiten oder Adressen. Wo etwas fehlt, schreibe «[bitte ergänzen]».

Lassen Sie jedes Kapitel von der zuständigen Stelle gegenlesen, bevor die Mappe erscheint.

Worauf Sie achten müssen

• Keine erfundenen Angaben. KI füllt Lücken gern «plausibel» auf. Bei Fristen, Gebühren und Öffnungszeiten ist das gefährlich. Verlangen Sie «[bitte ergänzen]» statt Vermutungen.
• Rechtliche Hinweise prüfen. Zur Anmeldepflicht, Steuern und Reglementen sind die kantonalen und kommunalen Regeln massgebend. Die Fachstellen bestätigen.
• Lesbarkeit zählt. Amtliche Sprache überfordert viele. Testen Sie mit Menschen aus der Zielgruppe.
• Barrierefreiheit. Gedruckte Fassung, grosse Schrift, Online-Version, gegebenenfalls einfache Sprache oder Fremdsprachen.
• Datenschutz. Die Mappe enthält keine Personendaten. Wenn Sie Texte mit Namen von Ansprechpersonen verwenden, holen Sie deren Einverständnis ein.
• Bilder. Verwenden Sie Fotos mit Einverständnis der Abgebildeten oder rechtefreie Bilder; KI-generierte Bilder kennzeichnen Sie, siehe KI-Kennzeichnung bei Bildern.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Gemeinde Seedorf im Kanton Bern hat in den letzten Jahren viele Neuzuzüger. Das Einwohneramt beantwortet täglich ähnliche Fragen. Die Sachbearbeiterin sammelt Stichworte von Bauamt, Schule, Werkhof und Einwohnerkontrolle.

Vorher: Neue Einwohner suchen auf der Website und rufen an. Nachher: Mit Hilfe der KI entsteht eine achtseitige Mappe nach Lebenslagen, geprüft von allen Stellen und einer Testleserin aus der Nachbarschaft. Sie liegt beim Einwohneramt, steht als PDF auf der Website und wird mit der Bestätigung der Anmeldung verschickt. Die Zahl der Rückfragen sinkt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Team lernen soll, KI klar zu beauftragen, damit Texte wie eine Willkommensmappe gut strukturiert und überprüfbar entstehen, findet sich bei absofort der Kurs Prompt Engineering. Laut Beschreibung geht es um Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, das Überarbeiten von Prompts und das Prüfen der Ergebnisse sowie den Datenschutz.

Die Inhalte der Mappe verantwortet die Gemeinde. Der Kurs unterstützt beim klaren Auftrag an die KI.

Häufige Fragen

Darf die Gemeinde für solche Texte KI verwenden?

Das ist grundsätzlich möglich, solange keine Personendaten eingegeben werden und die Weisungen Ihrer Gemeinde und des Kantons eingehalten sind. Fragen Sie im Zweifel bei der Gemeindeschreiberei oder Datenschutzstelle nach.

Wie lang sollte die Mappe sein?

So kurz wie möglich. Acht bis zwölf Seiten sind für viele Gemeinden ausreichend, mit Verweisen auf ausführliche Informationen online.

Wie oft muss ich sie aktualisieren?

Mindestens jährlich, ausserdem bei Änderungen von Gebühren, Öffnungszeiten, Reglementen oder Ansprechpersonen.

Kann ein Chatbot die Mappe ersetzen?

Er kann sie ergänzen, wenn er auf geprüften Informationen beruht; siehe Chatbot für Gemeindeinformationen. Die Mappe bleibt als verlässliche Grundlage wichtig.