Krisenmeldungen der Gemeinde mit KI-Vorlagen vorbereiten

Das Problem

Am Samstagabend fällt in einem Ortsteil das Trinkwasser aus. Der Gemeindeführungsstab trifft sich, Telefone klingeln, Gerüchte entstehen auf Social Media. Jemand muss in kurzer Zeit eine klare Mitteilung schreiben: Was ist passiert, wer ist betroffen, was sollen die Menschen jetzt tun?

In dieser Lage entstehen Fehler leicht. Der Text wird hastig geschrieben, enthält unbestätigte Vermutungen oder ist zu lang. Oder niemand weiss, wer die Meldung freigeben darf, und sie erscheint zu spät.

Eine gute Vorbereitung entschärft das. Wer vorher Textvorlagen für typische Lagen bereitstellt, muss im Ernstfall nur noch die gesicherten Angaben einsetzen. KI kann beim Entwerfen dieser Vorlagen helfen, und zwar in Ruhe, nicht mitten in der Krise. Wichtig ist, dass die Vorlagen mit dem Führungsstab und den Zuständigkeiten Ihrer Gemeinde abgestimmt sind.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Lagen auswählen. Welche Situationen sind in Ihrer Gemeinde realistisch? Zum Beispiel Stromausfall, Wasserstörung, Unwetter, Strassensperrung, Brand, Evakuation. Beginnen Sie mit zwei oder drei.

1. Zuständigkeiten klären. Wer entscheidet über eine Meldung, wer gibt sie frei, wer versendet sie? Halten Sie diese Freigabekette schriftlich fest, bevor Sie Texte vorbereiten.

1. Kanäle bestimmen. Website, App der Gemeinde, Aushang, SMS, Social Media, Lautsprecherdurchsage. Jeder Kanal braucht eine eigene Länge und Form.

1. Struktur der Meldung festlegen. Bewährt ist: Was ist passiert? Wer ist betroffen? Was sollen Sie jetzt tun? Wo erfahren Sie mehr? Wann folgt die nächste Information?

1. Vorlagen entwerfen lassen. Mit der Vorlage unten erstellt die KI je Lage Textbausteine mit Platzhaltern. Geben Sie dazu keine vertraulichen Einsatzpläne ein.

1. Von Führung und Fachstellen prüfen lassen. Der Führungsstab liest jede Vorlage und streicht, was nicht passt. Auch Feuerwehr oder Zivilschutz sollten die Formulierungen kennen.

1. Ablegen und zugänglich machen. Die Vorlagen müssen auch bei Stromausfall oder Systemstörung erreichbar sein, zum Beispiel ausgedruckt im Ordner des Führungsstabs.

1. Üben. Spielen Sie einmal jährlich eine Lage durch und prüfen Sie, ob die Vorlagen funktionieren. Passen Sie sie an.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst einer Schweizer Gemeinde, Textvorlagen für Krisenmeldungen vorzubereiten. Diese Vorlagen werden NICHT während der Krise von dir geschrieben, sondern vorher vorbereitet.

Lage: [z. B. Unterbruch der Trinkwasserversorgung in einem Ortsteil]
Kanäle: [Website, SMS, Aushang]

Aufgabe:
1. Schreibe je Kanal eine Vorlage in einfacher Sprache mit Anrede «Sie». Länge: Website max. 120 Wörter, SMS max. 160 Zeichen, Aushang max. 60 Wörter.
2. Baue folgende Reihenfolge ein: Was ist passiert? Wer ist betroffen? Was sollen Sie jetzt tun? Wo gibt es mehr Informationen? Wann gibt es die nächste Information?
3. Verwende für alle Angaben, die im Ernstfall bestätigt werden müssen, Platzhalter in eckigen Klammern, z. B. [Ort], [Zeitpunkt], [Massnahme], [Telefonnummer].
4. Erfinde keine Ursachen, Prognosen, Gesundheitsempfehlungen oder Behördenzuständigkeiten. Schreibe stattdessen [von Fachstelle bestätigen lassen].
5. Keine Schuldzuweisungen, keine Beschwichtigungen ohne Beleg.

Passen Sie Lage und Kanäle an. Gesundheits- und Sicherheitshinweise formulieren immer die zuständigen Fachstellen, nicht die KI.

Worauf Sie achten müssen

• Bestätigte Angaben. Nichts wird veröffentlicht, was nicht von der Einsatzleitung oder Fachstelle bestätigt ist. Ein Platzhalter bleibt offen, bis die Angabe gesichert ist.
• Sicherheitsrelevante Hinweise. Anweisungen zu Verhalten, Gesundheit oder Evakuation geben ausschliesslich die zuständigen Stellen. Die KI darf dafür keine Vorschläge machen, die dann übernommen werden.
• Keine KI in der Lage. In der akuten Phase gehört das Schreiben nicht in ein KI-Werkzeug, das ausfallen, falsche Angaben erfinden oder Daten weitergeben könnte. Nutzen Sie fertige, geprüfte Vorlagen.
• Zuständigkeiten kantonal und regional. Warnungen, Alarmierung und Führung sind in den Kantonen unterschiedlich geregelt. Halten Sie sich an Ihre Vorgaben.
• Mehrsprachigkeit und Barrierefreiheit. Planen Sie Fassungen in den relevanten Sprachen und für Menschen mit Einschränkungen. Siehe Verständliche Amtstexte: KI und Leichte Sprache unterscheiden.
• Vertrauliche Unterlagen. Einsatzpläne, Kontaktlisten und Schutzobjekte gehören nicht in ein KI-Werkzeug.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gemeinde im Berner Oberland hatte vor zwei Jahren einen mehrstündigen Stromausfall. Die Mitteilung auf der Website erschien erst nach Stunden und enthielt eine Ursache, die sich später als falsch herausstellte.

Danach bereitet die Gemeindeschreiberin gemeinsam mit dem Führungsstab drei Vorlagen vor: Stromausfall, Wasserstörung und Strassensperrung. Die KI liefert Entwürfe mit Platzhaltern, der Führungsstab ändert die Reihenfolge und streicht eine Formulierung, die nach Beschwichtigung klingt. Die Vorlagen werden ausgedruckt und im Ordner des Stabs abgelegt.

Bei der nächsten Übung füllt der Stab die Vorlage in wenigen Minuten, ohne neue Formulierungen. Der Unterschied: Das Schreiben ist vorbereitet, nur die Fakten fehlen noch, und die Freigabe ist klar geregelt.

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Die Krisenorganisation selbst, also Zuständigkeiten, Alarmierung und Führung, regeln Gemeinde, Kanton und Fachstellen. Die Kurse ersetzen diese Planung nicht.

Häufige Fragen

Darf ich Krisenmeldungen komplett von der KI schreiben lassen?

In der Vorbereitung ja, als Entwurf mit Platzhaltern. In der akuten Lage sollten Sie nur vorbereitete, geprüfte Texte verwenden und mit bestätigten Angaben füllen. Die Verantwortung bleibt immer bei der Gemeinde.

Was ist mit Falschinformationen im Netz?

Eine klare, schnelle und regelmässige Information ist das beste Mittel. Legen Sie eine zentrale Quelle fest, auf die alle verweisen. Gerüchte widerlegen Sie sachlich und mit bestätigten Angaben.

Wie oft sollen die Vorlagen geprüft werden?

Mindestens einmal jährlich und nach jeder Übung oder jedem Ernstfall. Auch bei Wechsel von Zuständigkeiten, Telefonnummern oder Kanälen müssen die Vorlagen angepasst werden.

Braucht jede Gemeinde eigene Vorlagen?

Ja, mindestens die Platzhalter und Zuständigkeiten sind lokal. Manche Kantone oder Regionalorganisationen stellen Musterbausteine bereit. Fragen Sie nach, bevor Sie bei null anfangen.