KI in der Sozialarbeit: Was gilt für vertrauliche Falldaten?

Das Problem

Sie sitzen nach einem schwierigen Beratungsgespräch am Schreibtisch. Ein Klient hat von Schulden, einer Trennung und Suchtproblemen erzählt. Sie müssen den Fall dokumentieren und überlegen, wie es weitergeht. Ein Kollege erzählt, er lasse solche Notizen von ChatGPT ordnen, das gehe schnell. Sie fragen sich: Darf ich das auch?

Die Antwort ist: in der Regel nein, jedenfalls nicht ohne Weiteres. Sozialarbeitende erfahren intime Dinge: über Gesundheit, Familie, Einkommen, Straftaten, Migration. Klientinnen vertrauen darauf, dass das unter ihnen bleibt. Wer solche Angaben in einen öffentlichen KI-Dienst eingibt, gibt sie an ein Unternehmen weiter, oft im Ausland, ohne dass Klientinnen davon wissen oder zugestimmt haben.

Je nach Anstellung gelten unterschiedliche Regeln: Wer bei einer öffentlichen Stelle arbeitet, untersteht dem Amtsgeheimnis und dem kantonalen Datenschutzrecht. Wer bei einer privaten Organisation arbeitet, ist in der Regel an Vertraulichkeitspflichten im Arbeitsvertrag, an das Datenschutzgesetz und an den Berufskodex gebunden. Die genaue Lage hängt vom Einzelfall ab. Dieser Text vermittelt Grundsätze und ersetzt keine Rechtsberatung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anstellung und Regeln klären. Für wen arbeiten Sie: Gemeinde, Kanton, Stiftung, Verein, privater Betrieb? Fragen Sie Ihre Leitung nach Weisungen zu KI und Datenschutz.

1. Datenarten unterscheiden. Falldaten umfassen Namen, Adressen, Lebensumstände, Gesundheitsangaben, finanzielle Verhältnisse und mehr. Besonders schützenswert sind Gesundheit, Sozialhilfe, Strafverfahren und ähnliche Angaben.

1. Zweck prüfen. Wofür möchten Sie KI einsetzen? Viele Aufgaben, wie das Erklären von Fachbegriffen, das Üben von Gesprächen oder das Formulieren allgemeiner Texte, brauchen keine Falldaten.

1. Ohne Falldaten beginnen. Nutzen Sie KI zuerst dort, wo keine Personendaten nötig sind: Vorlagen, Checklisten, Gesprächstraining mit erfundenen Fällen. So lernen Sie das Werkzeug kennen.

1. Erfundene Beispiele verwenden. Wenn Sie Fallarbeit üben wollen, erfinden Sie Fälle, die keiner realen Person ähneln. Verändern Sie nicht bloss den Namen, denn Umstände allein können Personen erkennbar machen.

1. Freigabe einholen. Wenn Sie KI für echte Fälle nutzen möchten, braucht es eine Freigabe der Organisation, ein geprüftes Werkzeug, eine rechtliche Grundlage und klare Regeln. Das entscheiden Leitung und Datenschutzverantwortliche, nicht Sie allein.

1. Zustimmung der Klientinnen bedenken. Auch mit Freigabe ist Transparenz wichtig. Klientinnen sollten wissen, wie ihre Daten verwendet werden. Ob eine Einwilligung nötig ist, klärt die Organisation.

1. Fehler melden. Haben Sie versehentlich Falldaten eingegeben, melden Sie das sofort intern und löschen Sie den Chatverlauf, soweit möglich. Das ermöglicht Schadensbegrenzung.

1. Regeln im Team besprechen. Sprechen Sie in Teamsitzungen über KI-Nutzung, damit alle dieselben Spielregeln kennen.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, für unsere Organisation in der Sozialen Arbeit in der Schweiz eine Orientierungshilfe zum Umgang mit KI-Werkzeugen und Falldaten zu entwerfen. Du bist keine Juristin und gibst keine Rechtsberatung. Du erfindest keine Gesetzesartikel und weist am Ende darauf hin, dass der Entwurf von Leitung, Datenschutzverantwortlichen und gegebenenfalls Rechtsdienst geprüft werden muss.

Organisation: [Art, z. B. regionaler Sozialdienst einer Gemeinde]
Aufgaben, bei denen KI helfen könnte: [z. B. Gesprächstraining, Textvorlagen, Berichte strukturieren]
Daten, die bei uns anfallen: [z. B. Personalien, Gesundheitsangaben, Einkommen, Schulden]

Erstelle einen einseitigen Entwurf mit:
1. Was nie in ein KI-Werkzeug eingegeben werden darf
2. Was nur mit ausdrücklicher Freigabe und Anonymisierung denkbar ist
3. Was ohne Falldaten unproblematisch ist (z. B. erfundene Übungsfälle)
4. Wen ich im Zweifel frage
5. Was ich tue, wenn ich versehentlich Daten eingegeben habe
Sprache: einfach, Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung, höchstens 250 Wörter.

Passen Sie den Entwurf an Ihre Organisation an und lassen Sie ihn prüfen, bevor er als Weisung gilt. Echte Falldaten gehören nie in diesen Prompt.

Worauf Sie achten müssen

• Schweigepflicht und Amtsgeheimnis: Beide schützen Informationen aus Beratungen. Eine Weitergabe an Dritte ohne Grundlage kann strafbar sein und arbeitsrechtliche Folgen haben. Quellen in den Kopfdaten, Prüfung im Einzelfall durch Ihre Organisation.
• Datenschutzrecht: Für öffentliche Stellen gilt meist kantonales Recht, für private das Bundesgesetz. Besonders schützenswerte Daten brauchen strengere Absicherung. Mehr: Sensible Daten und KI.
• Anonymisieren ist schwer: In kleinen Gemeinden und bei besonderen Lebensumständen sind Personen auch ohne Namen erkennbar. Siehe Anonymisieren und Pseudonymisieren.
• Auslandverarbeitung: Viele KI-Dienste verarbeiten Daten im Ausland. Das ist rechtlich besonders zu prüfen.
• Berufskodex: Der Berufsverband AvenirSocial formuliert ethische Grundsätze, die auch den Umgang mit Daten betreffen. Siehe Quelle in den Kopfdaten.
• Vertrauen der Klientinnen: Selbst wenn etwas rechtlich möglich wäre, kann es das Vertrauen beschädigen. Fragen Sie sich: Wäre die Klientin einverstanden?

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einem Sozialdienst im Kanton Aargau fragt eine junge Sozialarbeiterin im Team, ob man KI für Berichte nutzen dürfe. Die Leiterin lädt zu einer Teamsitzung ein und legt gemeinsam mit der Datenschutzverantwortlichen der Gemeinde Regeln fest: Keine Falldaten in öffentliche KI-Werkzeuge, auch nicht anonymisiert. Erlaubt sind erfundene Übungsfälle, allgemeine Textvorlagen und das Erklären von Fachbegriffen.

Das Team schreibt die Regel auf eine Seite und bespricht sie in einem Halbtag. Die junge Sozialarbeiterin nutzt die KI seither für Gesprächstraining mit erfundenen Fällen und für Checklisten. Für Berichte bleibt es beim bisherigen Vorgehen. Ein Kollege gibt zu, dass er einmal versehentlich eine Notiz eingegeben hatte, und meldet es. Weil die Regel klar ist, bleibt es ohne Folgen, und alle lernen daraus.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Ihr Team KI sicher einsetzt, hilft eine gemeinsame Grundlage. Die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort behandelt Datenschutz mit Schweizer Praxisbezug und den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten, bei EU-Bezug auch den EU AI Act. Sie lernen online im eigenen Tempo und erhalten verifizierbare Abschlüsse. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Das Angebot richtet sich an Unternehmen, nicht speziell an die Soziale Arbeit. Rechtliche Fragen zu Schweigepflicht und Amtsgeheimnis klären Sie mit Ihrer Organisation und Fachleuten.

Häufige Fragen

Darf ich Fälle anonymisiert in ChatGPT eingeben?

Das ist nicht automatisch erlaubt. Anonymisierung ist schwierig, und Ihre Organisation muss den Einsatz freigeben. Im Zweifel nein.

Was ist mit selbst gehosteten KI-Systemen?

Ein System im eigenen Haus kann Risiken verringern, aber auch dafür braucht es Freigabe, Sicherheitskonzept und rechtliche Klärung. Hintergrund: Lokale KI und Datenschutz.

Kann ich KI für meine Weiterbildung nutzen?

Ja, mit erfundenen Beispielen. Das ist ein guter Weg, das Werkzeug kennenzulernen, ohne jemanden zu gefährden.