Fallnotizen in der Sozialarbeit mit KI strukturieren

Das Problem

Nach einem Beratungsgespräch bleiben fünf Minuten, bis der nächste Termin beginnt. Sie schreiben schnell auf: «Klient wirkte erschöpft, spricht von Schulden, Vermieter droht mit Kündigung, will Hilfe, sagt, er kann nicht mehr.» Am Abend lesen Sie es wieder und fragen sich: Was hat er genau gesagt? Was war meine Einschätzung? Und wie klingt das, wenn jemand anders die Akte liest?

Fallnotizen sind das Gedächtnis der Arbeit. Sie sichern Kontinuität, helfen bei Übergaben, dienen der Nachvollziehbarkeit gegenüber Vorgesetzten und manchmal auch gegenüber Klientinnen, die Einsicht verlangen. Gute Notizen sind sachlich, vollständig und ohne Wertungen. Das ist im Alltag schwer, wenn die Zeit knapp ist.

Eine KI kann beim Ordnen helfen: Sie bringt Stichworte in ein festes Raster und weist auf Lücken hin. Das ist aber nur sinnvoll, wenn der Datenschutz gewahrt bleibt. Klientendaten gehören in der Sozialarbeit zu den sensibelsten Informationen überhaupt. Dieser Text zeigt, wie Sie KI nutzen können, ohne Vertraulichkeit zu verletzen. Er ersetzt keine Rechtsberatung und keine Weisung Ihres Arbeitgebers.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Regeln des Arbeitgebers klären. Prüfen Sie, ob und wie Ihre Organisation KI-Werkzeuge erlaubt. Ohne klare Freigabe gilt: keine Falldaten in KI. Siehe KI und Schweigepflicht in der Sozialarbeit.

1. Raster festlegen. Entscheiden Sie, welche Felder jede Notiz enthält: Datum, Kontaktart, Anlass, Aussagen der Klientin (wörtlich oder sinngemäss), Beobachtungen, Vereinbarungen, eigene Einschätzung (getrennt), nächste Schritte mit Frist.

1. Stichworte direkt nach dem Gespräch notieren. Halten Sie Fakten und Zitate fest, solange sie frisch sind. Trennen Sie schon beim Schreiben: «Klient sagt: …» und «Ich beobachte: …».

1. Identifizierendes entfernen. Ersetzen Sie Namen, Adressen, Geburtsdaten und andere Angaben durch Kürzel. Wenn selbst das nicht reicht, um die Person unkenntlich zu machen, verzichten Sie auf KI.

1. Notiz ordnen lassen. Wenn ein geprüftes Werkzeug oder eine erlaubte anonymisierte Nutzung vorliegt, kopieren Sie die Vorlage unten und fügen Sie die Stichworte ein.

1. Entwurf abgleichen. Vergleichen Sie jede Zeile mit Ihren Stichworten. Hat die KI etwas hinzugefügt oder gewertet? Streichen Sie.

1. Einschätzung selbst formulieren. Ihre fachliche Beurteilung schreiben Sie selbst, klar als solche gekennzeichnet. Die KI darf sie nicht liefern.

1. Namen und Details im System ergänzen. Tragen Sie die Notiz mit allen identifizierenden Angaben in das offizielle Fallführungssystem ein, nicht im KI-Werkzeug.

1. Zugriff und Aufbewahrung beachten. Halten Sie sich an die Regeln Ihrer Organisation. Löschen Sie Entwürfe in lokalen Dateien, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, Gesprächsstichworte in eine sachliche Fallnotiz für die Sozialarbeit zu ordnen. Du fügst nichts hinzu, wertest nicht und stellst keine Diagnosen. Alle Angaben sind anonymisiert (Klient K).

Stichworte:
[z. B. 14.10., Termin im Büro, 45 Minuten. K sagt: «Ich weiss nicht, wie ich die Miete zahlen soll.» K berichtet von Mietrückstand seit zwei Monaten, hat Mahnung erhalten. Ich beobachte: K wirkt müde, spricht leise. K möchte Unterstützung beim Gespräch mit dem Vermieter. Vereinbart: K bringt Mahnung und Mietvertrag nächste Woche mit.]

Erstelle eine Notiz mit den Feldern:
1. Datum, Dauer, Kontaktart
2. Anlass
3. Aussagen der Klientin (wörtlich in Anführungszeichen, wenn so notiert)
4. Meine Beobachtungen (nur Beobachtbares)
5. Vereinbarungen
6. Nächste Schritte mit Frist
7. Meine Einschätzung (leer lassen, wird von mir ergänzt)
Wenn Angaben fehlen, schreibe «nicht notiert». Keine Wertungen wie «motiviert» oder «unkooperativ». Sprache: sachlich, kurz, Schweizer Rechtschreibung.

Fügen Sie nur anonymisierte Stichworte ein, und nur dann, wenn Ihre Organisation das erlaubt. Im Zweifel arbeiten Sie ohne KI.

Worauf Sie achten müssen

• Schweigepflicht und Datenschutz: Je nach Anstellung gelten Amtsgeheimnis oder berufliche Schweigepflicht sowie das Datenschutzrecht. Falldaten dürfen nicht unbedacht an KI-Dienste gelangen. Quellen in den Kopfdaten, Prüfung im Einzelfall durch Ihre Organisation.
• Anonymisierung ist anspruchsvoll: In einem kleinen Ort kann eine Notiz auch ohne Namen jemanden erkennbar machen. Reduzieren Sie Details.
• Wertungen vermeiden: KI verwendet oft wertende Wörter. Prüfen Sie jede Formulierung. Siehe Aktenvermerk mit KI erstellen.
• Zitate sichern: Wichtige Aussagen schreiben Sie wörtlich auf, nicht sinngemäss durch die KI.
• Einsichtsrecht: Klientinnen können unter Umständen Einsicht in ihre Akte verlangen. Schreiben Sie so, dass Sie jede Zeile vertreten können.
• Keine Diagnosen: Sozialarbeit stellt keine medizinischen oder psychologischen Diagnosen. Die KI darf auch keine liefern.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Sozialarbeiterin bei einem Sozialdienst im Kanton Thurgau führt am Tag sechs Beratungen. Die Notizen werden knapp und uneinheitlich. Ihr Arbeitgeber erlaubt KI nur ohne Falldaten. Deshalb übt sie zuerst mit erfundenen Beispielen, wie sich Stichworte in ein Raster bringen lassen.

Sie legt daraufhin ein Notizraster mit sieben Feldern fest und füllt es direkt im Fallführungssystem aus, mit Hilfe einer Textvorlage. Den Prompt aus der Übung nutzt sie nur für erfundene Fälle in Weiterbildungen. Ihr Kollege formuliert nach den Gesprächen zuerst Zitate und Beobachtungen und ergänzt die Einschätzung getrennt. Die Notizen werden besser lesbar, und ein Fall, den eine Vertretung übernimmt, kommt ohne Rückfragen aus.

So hilft Ihnen Alpasana

Gute Raster und Aufträge an die KI entstehen durch klare Anweisungen. Im Online-Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, Prompts zu überarbeiten und Ergebnisse zu prüfen. Datenschutz wird berücksichtigt, der Kurs braucht keine Programmierkenntnisse und endet mit einem Zertifikat.

Fachliche Vorgaben zur Aktenführung in der Sozialarbeit gehören nicht dazu. Dafür gelten die Regeln Ihrer Organisation und Ihres Berufsverbands.

Häufige Fragen

Darf ich Gesprächsnotizen in ein KI-Werkzeug eingeben?

Nur wenn Ihre Organisation das erlaubt und das Werkzeug geeignet ist. Ohne klare Freigabe gilt: Nein. Üben Sie mit erfundenen Beispielen.

Wie ausführlich soll eine Fallnotiz sein?

So ausführlich, dass eine Kollegin den Stand versteht und Vereinbarungen nachvollziehen kann. Meist genügt eine halbe Seite.

Gilt das auch für Protokolle von Fallkonferenzen?

Ja, mit denselben Vorsichtsregeln. Weiteres dazu steht bei Fallkonferenz-Protokoll.