KI-Kompetenz im Sicherheitsdienst schulen und dokumentieren

Das Problem

In Ihrem Sicherheitsdienst nutzen einige Mitarbeitende bereits KI: Sie lassen sich Berichte formulieren, Texte übersetzen oder Schichtpläne erstellen. Andere meiden sie ganz. Niemand kann sagen, wer was weiss, welche Regeln gelten und wer wann geschult wurde.

Das wird zum Problem, wenn ein Auftraggeber fragt: «Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Personal sorgfältig mit KI und Daten umgeht?» Oder wenn eine Revision wissen will, welche Weiterbildungen stattgefunden haben. Eine Antwort wie «Wir haben das besprochen» überzeugt nicht.

Ein geordneter Schulungsnachweis schafft Klarheit: pro Person Datum, Inhalt und Ergebnis. Er zeigt, dass Sie das Personal vorbereitet haben. Wichtig: Der Nachweis belegt nur, was er belegt, nämlich eine absolvierte Schulung. Ob die Regeln im Alltag eingehalten werden, müssen Sie laufend prüfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zielgruppen bestimmen. Wer braucht welche Kenntnisse? Wachpersonal, Schichtleiter, Disposition, Leitung. Das Wachpersonal braucht Grundregeln, die Leitung zusätzlich Einsatzregeln.

1. Mindestinhalte festlegen. Mit Daten umgehen (was nie hineingehört), Ergebnisse prüfen, Betrugsversuche erkennen, Meldeweg. Das sind die Kernpunkte, die jeder kennen muss.

1. Schulungsart wählen. Online-Kurs mit Quiz, Kurzworkshop vor Ort oder eine Mischung. Berücksichtigen Sie Schichtbetrieb: Flexibles Lernen ist oft einfacher als feste Termine.

1. Einsatzregeln schreiben. Eine Seite genügt: erlaubte Werkzeuge, verbotene Daten (Objektpläne, Zugangscodes, Personendaten), Prüfpflicht, Ansprechperson. Eine Vorlage bietet KI-Richtlinie für Mitarbeitende.

1. Schulung durchführen und Fortschritt festhalten. Notieren Sie Datum, Dauer, Inhalt, Ergebnis (zum Beispiel Quiz bestanden) und wer die Schulung abgenommen hat.

1. Nachweis pro Person ablegen. Verwenden Sie eine Tabelle oder ein System mit Namen, Datum, Kurs, Ergebnis, Zertifikatsnummer. Achten Sie auf Datenschutz und Zugriffsrechte.

1. Auffrischung planen. Legen Sie fest, wann Inhalte wiederholt werden, etwa jährlich oder bei neuen Werkzeugen. Setzen Sie Erinnerungen.

1. Wirksamkeit prüfen. Stichproben im Alltag: Werden Regeln eingehalten? Gibt es Meldungen? Passen Sie Inhalte an.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag entwerfen Sie ein einfaches Nachweisformular für Ihr Personal. Verwenden Sie dabei keine echten Namen.

Ich leite einen Schweizer Sicherheitsdienst mit [Zahl] Mitarbeitenden. Erstelle eine Vorlage für die Dokumentation von KI-Schulungen.

Gewünschte Spalten: Mitarbeitende (Kürzel) | Funktion | Schulung (Titel) | Datum | Dauer | Ergebnis | Nachweis-Nummer | nächste Auffrischung | Bemerkungen
Ausserdem:
1. Eine Checkliste für die Durchführung der Schulung (vorher, währenddessen, nachher).
2. Einen kurzen Text für Mitarbeitende, der erklärt, was dokumentiert wird und wer die Daten einsehen darf.
3. Hinweise, was beim Datenschutz zu beachten ist, in einfachen Sätzen, ohne Rechtsberatung. Bei rechtlichen Fragen schreibe «mit Fachperson klären».

Die Vorlage passen Sie an Ihre Strukturen an. Den Informationstext prüft Ihre Personalabteilung oder Leitung.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz der Nachweise: Schulungsdaten sind Personendaten der Mitarbeitenden. Speichern Sie sie nur dort, wo sie nötig sind, und geben Sie sie nur an Berechtigte weiter. Das Datenschutzgesetz gilt auch im Arbeitsverhältnis.
• Zertifikate richtig einordnen: Ein privates Kurszertifikat bestätigt einen Kurs, nicht eine behördliche Anerkennung. Prüfen Sie, was ein Auftraggeber verlangt. Siehe Schulungspflicht: Wer muss KI-Kompetenz nachweisen?.
• Arbeitszeit: Klären Sie, ob Schulungen als Arbeitszeit gelten und wie sie in den Schichtplan passen.
• Aktualität: Veraltetes Wissen schadet. Planen Sie Auffrischungen ein.
• Rechtliche Vorgaben: Ob und wann KI-Kompetenz nachgewiesen werden muss, hängt von Ihrem Einsatz und Ihren Auftraggebern ab. Klären Sie das mit einer Fachperson und stützen Sie sich nicht auf Behauptungen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Sicherheitsunternehmen im Kanton Aargau mit 60 Mitarbeitenden erhält von einem Industriekunden die Frage, wie das Personal im Umgang mit KI geschult wird.

Vorher gibt es dazu keine Unterlagen. Nachher legt die Betriebsleiterin einen einfachen Ablauf fest: Alle absolvieren einen kurzen Online-Kurs im eigenen Tempo, die Schichtleiter zusätzlich ein Gespräch zu den Einsatzregeln. Das Ergebnis wird je Person in einer Tabelle festgehalten, mit Datum und Zertifikats-ID. Für den Kunden fasst sie die Zahl der geschulten Personen und den Inhalt in einer Übersicht zusammen. Nach sechs Monaten prüft sie in Stichproben, ob die Regeln eingehalten werden.

Die Betriebsleiterin legt zudem fest, wer die Nachweise verwaltet und wann sie gelöscht werden, etwa nach dem Austritt einer Person. Sie hält diese Regel in einem kurzen Dokument fest, damit auch Vertretungen wissen, wie vorzugehen ist. Auf Nachfrage von Kunden kann sie so belegen, dass geschult, dokumentiert und regelmässig aufgefrischt wird, und sie bleibt dabei ehrlich über das, was ein Nachweis aussagt und was nicht.

So hilft Ihnen Alpasana

Mit Linup: KI sicher am Arbeitsplatz lernen Ihre Mitarbeitenden Grundregeln für den KI-Alltag, und Sie erhalten einen geordneten Schulungsnachweis pro Person. Der Online-Kurs hat acht Module mit Quiz, eine beschriebene Lernzeit von zwei bis drei Stunden und braucht keine Technikkenntnisse. Themen sind der Umgang mit Daten, die Prüfung von KI-Ergebnissen und das Erkennen von Betrugsversuchen.

Es gibt ein privates Zertifikat mit QR-Code und öffentlicher Verifikation, eine Nachweismappe mit Curriculum, Abschlussdatum, Ergebnis, Zertifikats-ID, Rollenbezug und Zeitstempeln, Teameinladungen, automatische Erinnerungen, ein Fortschrittsdashboard und einen Firmen-Rapport als PDF. Ein kostenloser KI-Risiko-Check und ein optionales Refresh-Abo sind ebenfalls beschrieben. Der Kurs ist laut Angebotsseite derzeit auf Deutsch.

Häufige Fragen

Reicht ein Zertifikat als Beweis für sorgfältigen KI-Einsatz?

Es belegt eine absolvierte Schulung. Ob jemand im Alltag sorgfältig arbeitet, zeigt sich in der Praxis. Ergänzen Sie den Nachweis mit klaren Regeln und Stichproben.

Müssen alle Mitarbeitenden geschult werden?

Alle, die KI nutzen, sollten die Grundregeln kennen. Wer nie damit arbeitet, braucht oft weniger. Legen Sie das nach Aufgaben fest und dokumentieren Sie Ihre Entscheidung.

Wie oft sollte aufgefrischt werden?

Ein jährlicher Rhythmus ist ein sinnvoller Ausgangspunkt, bei neuen Werkzeugen oder Vorfällen früher. Entscheidend ist, dass das Thema im Betrieb lebendig bleibt.