Offerte mit KI erstellen: Leistungen klar formulieren

Das Problem

Eine Kundin fragt: «Können Sie mir ein Angebot machen?» Sie schreiben eine Offerte, kalkulieren, formulieren. Dann kommt die Rückfrage: «Ist die Anfahrt inklusive? Und die Korrekturschlaufen? Das hatte ich anders verstanden.» Später folgt Streit über Zusatzarbeiten, die der Kunde als selbstverständlich ansah.

Viele Missverständnisse entstehen, weil die Offerte nicht klar sagt, was enthalten ist und was nicht. Der Preis steht da, aber Annahmen und Grenzen fehlen: Wie viele Änderungsrunden? Welche Unterlagen liefert der Kunde? Bis wann gilt der Preis?

Die KI kann beim Formulieren helfen, auch beim Aufspüren fehlender Punkte. Sie ersetzt aber nicht Ihre Kalkulation und Ihr Urteil. Denn eine Offerte ist mehr als ein Brief. Je nach Formulierung kann sie Sie rechtlich binden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anfrage verstehen. Klären Sie, was der Kunde will, bevor Sie schreiben: Ziel, Umfang, Termin, Budgetrahmen. Notieren Sie offene Fragen und stellen Sie sie.

1. Leistung in Stichworten festhalten. Schreiben Sie auf, was Sie tun, was Sie liefern und was nicht dazugehört. Denken Sie an Nebenkosten wie Anfahrt, Material, Spesen.

1. Preis selbst kalkulieren. Berechnen Sie Aufwand, Kosten und Marge mit Ihrer Erfahrung. Die KI kennt Ihre Kosten nicht. Notieren Sie, ob Pauschalpreis oder Aufwand und ob Preise inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer sind.

1. Annahmen und Ausschlüsse sammeln. Was setzen Sie voraus (Unterlagen vom Kunden, Zugang, Rückmeldezeit)? Was ist nicht inbegriffen (Zusatzaufwand, Änderungsrunden, Reisen)?

1. Text entwerfen lassen. Mit der Vorlage unten formuliert die KI aus Ihren Stichworten eine klare Offerte. Verwenden Sie Platzhalter für Namen und Adressen.

1. Inhalt gründlich prüfen. Stimmen Leistungen, Preise, Termine, Bedingungen? Hat die KI etwas versprochen, was Sie nicht zusagen wollen, etwa «jederzeit erreichbar» oder «garantierte Ergebnisse»?

1. Gültigkeit und Bedingungen festlegen. Nennen Sie, bis wann die Offerte gilt, Zahlungsbedingungen und Annahme (zum Beispiel per E-Mail-Bestätigung).

1. Versenden und ablegen. Senden Sie die Offerte als PDF, speichern Sie sie mit Datum und notieren Sie Rückfragen und Änderungen. Für Rechnungen später: Leistungsnachweise mit KI erstellen.

Vorlage zum Kopieren

Du bist erfahrene Texterin für Geschäftskorrespondenz in der Schweiz. Formuliere aus meinen Stichworten eine verständliche Offerte für [Art von Dienstleistung]. Sie soll freundlich, klar und sachlich sein, Anrede «Sie».

Kunde (Platzhalter): [Name/Firma]
Ausgangslage laut Anfrage: [Stichworte]
Meine Leistungen: [Liste]
Nicht enthalten: [Liste]
Annahmen: [z. B. Kunde liefert Texte bis …, maximal 2 Korrekturrunden]
Preis in CHF: [Betrag, exkl. oder inkl. MWST, Pauschal oder Aufwand]
Termine: [Start, Dauer]
Gültigkeit der Offerte: [Datum]
Zahlungsbedingungen: [z. B. 30 Tage netto]

Gliedere in: Ausgangslage, Leistungen, nicht enthaltene Leistungen, Annahmen, Preis, Termine, Gültigkeit und nächste Schritte.
Erfinde keine Leistungen, Garantien oder Rabatte. Wenn etwas fehlt, schreibe «[klären]».

Setzen Sie Ihre Angaben ein. Preise und Zusagen prüfen Sie nach dem Entwurf Zeile für Zeile.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtliche Bindung: Eine Offerte kann Sie binden, besonders wenn sie nicht befristet ist. Befristen Sie sie und lassen Sie bei grösseren Aufträgen den Text prüfen.
• Keine Zusagen der KI: KI-Texte enthalten manchmal Versprechen wie «garantiert» oder «jederzeit». Streichen Sie, was Sie nicht halten können.
• Preise und Kalkulation: Preise stammen aus Ihrer Rechnung, nicht von der KI. Berücksichtigen Sie Mehrwertsteuer, falls Sie MWST-pflichtig sind.
• Kundendaten: Namen, Adressen und Details gehören nicht in öffentliche KI-Dienste. Verwenden Sie Platzhalter und ergänzen Sie sie in Ihrer Textverarbeitung.
• Ton und Stil: Prüfen Sie Schweizer Rechtschreibung und Anrede. Bei Hilfe zu Geschäftsbriefen siehe Geschäftsbrief mit KI schreiben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine selbständige Texterin in Aarau erhält eine Anfrage für eine Broschüre. Ihre früheren Offerten bestanden aus einem Preis und zwei Sätzen. Beim letzten Auftrag gab es fünf Korrekturrunden, die niemand bezahlt hatte.

Diesmal schreibt sie Leistungen, Annahmen und Ausschlüsse in Stichworten auf. Die KI formuliert daraus eine Offerte mit einem Abschnitt «Nicht enthalten» und der Annahme von zwei Korrekturrunden. Die Texterin streicht den Satz «Wir sind jederzeit erreichbar», passt den Preis an und setzt ein Gültigkeitsdatum. Die Kundin bestätigt per E-Mail, und beim Projekt gibt es keine Diskussion über Zusatzaufwand, weil beides von Anfang an klar war.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Kursbereich KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort finden Sie Kurse zu Bürokommunikation, Vertrieb und Kundenservice sowie zur Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen. Sie üben dort, Geschäftstexte mit KI zu entwerfen und Ergebnisse sorgfältig zu prüfen.

Die Kurse laufen online im eigenen Tempo, mit KI-Lerncoach, Praxisaufgaben und verifizierbarem Abschluss. Eine rechtliche Prüfung Ihrer Offerten gehört nicht dazu.

Häufige Fragen

Soll ich Preise in der Offerte als Pauschale oder nach Aufwand angeben?

Das hängt vom Projekt ab. Pauschalen schaffen Klarheit, wenn der Umfang gut definiert ist, Aufwandpreise sind fairer bei unklarem Umfang. Nennen Sie in jedem Fall, was gilt, wenn sich der Umfang ändert.

Wie lange soll eine Offerte gültig sein?

Das entscheiden Sie. Üblich sind einige Wochen. Wichtig ist, dass ein Datum oder eine Frist genannt wird, damit Sie nicht unbegrenzt gebunden sind.

Kann die KI auch die Preise vorschlagen?

Sie kann Überlegungen anregen, kennt aber Ihre Kosten und Ihren Markt nicht. Kalkulieren Sie selbst. Vorlagen für den Aufbau zeigt Angebotsschreiben mit KI erstellen.