Ein Kurzbriefing für die Geschäftsleitung mit KI erstellen

Das Problem

Die Geschäftsführerin sitzt in zehn Minuten in einer wichtigen Besprechung. Auf Ihrem Tisch liegen ein 30-seitiger Bericht, drei E-Mail-Verläufe und eine Offerte. Sie braucht keine Details, sondern eine klare Entscheidungsgrundlage: Was ist wichtig? Was muss sie entscheiden? Welche Risiken gibt es?

Assistenzpersonen verbringen viel Zeit damit, Informationen zu verdichten. Das ist anspruchsvoll, denn Weglassen ist riskant: Was ist wesentlich, was nicht? Und das Ergebnis muss stimmen, denn Entscheide hängen davon ab. Wer unter Zeitdruck zusammenfasst, übersieht leicht eine Zahl oder ein Detail.

KI kann dabei helfen, Texte zu ordnen und zu kürzen. Sie ist besonders nützlich als Gedankenstütze: «Welche Punkte sind wichtig, was fehlt noch?» Die Verantwortung für die Richtigkeit bleibt aber bei Ihnen. Ein Briefing, das auf einer falschen Zahl beruht, ist schlimmer als gar keines.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie die Frage. Was muss entschieden werden? Bis wann? Von wem? Ohne diese Frage wird jedes Briefing zu lang. Fragen Sie im Zweifel nach.
2. Sammeln Sie die Unterlagen. Bericht, Mails, Angebote, Zahlen. Entscheiden Sie, was für die Frage nötig ist und was nicht.
3. Prüfen Sie die Vertraulichkeit. Enthalten die Unterlagen Personalangaben, Kundendaten oder Geschäftsgeheimnisse? Dann kürzen Sie, anonymisieren Sie oder verwenden Sie nur ein freigegebenes Werkzeug.
4. Wählen Sie die Struktur. Bewährt: Anlass und Entscheidungsfrage, Ausgangslage in drei Sätzen, Optionen mit Vor- und Nachteilen, Zahlen und Fristen, Risiken, offene Punkte, Empfehlung (falls gewünscht).
5. Lassen Sie die KI einen Entwurf erstellen. Mit dem Auftrag unten bitten Sie sie, zu ordnen und zu kürzen, ohne etwas hinzuzufügen.
6. Prüfen Sie jede Zahl und jede Aussage. Vergleichen Sie mit den Originalunterlagen. Fehlt etwas Wesentliches? Wurde etwas verändert?
7. Kürzen Sie auf eine Seite. Streichen Sie, was die Entscheidung nicht beeinflusst. Die Leserin kann bei Bedarf in die Unterlagen schauen.
8. Legen Sie die Quellen bei. Verweisen Sie auf die Dokumente, aus denen die Aussagen stammen. So kann die Geschäftsführerin nachfragen.

Vorlage zum Kopieren

Geben Sie nur Unterlagen ein, die Sie dafür verwenden dürfen, und kürzen Sie vertrauliche Angaben vorab.

Erstelle ein einseitiges Kurzbriefing für die Geschäftsleitung eines Schweizer Betriebs (Deutsch, Anrede «Sie», sachlich, höchstens 300 Wörter).
Entscheidungsfrage: [z. B. Soll die Offerte von Anbieter A für die neue Telefonanlage angenommen werden?]. Frist: [Datum]. Unterlagen (bereinigt): [Texte oder Stichworte einfügen].
Gliedere in: 1. Anlass und Entscheidungsfrage, 2. Ausgangslage (höchstens 3 Sätze), 3. Optionen mit je 2 Vor- und 2 Nachteilen, 4. Zahlen und Fristen (nur aus den Unterlagen, mit Quellenangabe), 5. Risiken, 6. Offene Punkte, die noch geklärt werden müssen.
Gib keine eigene Empfehlung ab. Füge keine Fakten hinzu, die nicht in den Unterlagen stehen. Kennzeichne Unsicheres mit [prüfen] und Widersprüche zwischen den Unterlagen ausdrücklich.

Die Empfehlung, falls gewünscht, ergänzt die zuständige Fachperson selbst.

Aufbau eines Kurzbriefings

Worauf Sie achten müssen

• Fehler beim Kürzen: KI lässt manchmal Wichtiges weg oder verändert Aussagen. Vergleichen Sie jede Zahl und jeden Sachverhalt mit den Unterlagen. Siehe KI-Antworten im Büro prüfen.
• Vertraulichkeit: Strategische Papiere, Zahlen und Personalthemen gehören nicht ohne Freigabe in ein KI-Werkzeug. Siehe Vertrauliche Daten und KI.
• Neutralität: Ein Briefing soll Optionen fair darstellen. Prüfen Sie, ob die KI eine Richtung bevorzugt.
• Verantwortung für den Inhalt: Wer das Briefing vorlegt, steht dafür ein. Das gilt auch, wenn die KI geholfen hat.
• Keine Empfehlung ohne Auftrag: Entscheide und Empfehlungen sind Aufgabe der Fachverantwortlichen. Fragen Sie, ob eine Empfehlung erwünscht ist.
• Aktualität: Veraltete Zahlen führen zu falschen Entscheiden. Notieren Sie das Stand-Datum der Unterlagen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Assistentin der Geschäftsleitung einer Immobilienverwaltung in Luzern bereitet die Entscheidung über einen Lieferantenwechsel für die Hauswartung vor.

Vorher: Sie schickt der Geschäftsleiterin die drei Offerten und einen Mailverlauf. Die Geschäftsleiterin hat keine Zeit, alles zu lesen, und entscheidet nach Gefühl. Später zeigt sich, dass eine Offerte Zusatzkosten enthielt, die untergegangen waren.

Nachher: Die Assistentin lässt die Offerten mit der KI in einer Tabelle vergleichen und ein einseitiges Briefing entwerfen. Sie prüft jede Zahl, ergänzt die Zusatzkosten und markiert eine offene Frage zur Vertragsdauer. Die Geschäftsleiterin erhält die Seite mit Quellenverweisen und trifft die Entscheidung in 15 Minuten.

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Häufige Fragen

Wie lang sollte ein Kurzbriefing sein?

Eine Seite, höchstens 300 bis 400 Wörter. Wer mehr braucht, liest die Unterlagen. Ein gutes Briefing erlaubt eine Entscheidung ohne weitere Lektüre, verweist aber darauf.

Darf die KI Empfehlungen aussprechen?

Das sollten Sie nicht ohne Auftrag tun. Entscheide beruhen auf Wissen, das die KI nicht hat. Wenn die Geschäftsleitung eine Empfehlung wünscht, formuliert sie die zuständige Person.

Wie gehe ich mit widersprüchlichen Unterlagen um?

Benennen Sie den Widerspruch im Briefing und kennzeichnen Sie ihn als offenen Punkt. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass die KI den Widerspruch auflöst.