KI-Weiterbildung für Assistenz: Welche Inhalte brauche ich?

Das Problem

Sie arbeiten als Assistentin oder im Sekretariat und merken: KI verändert Ihre Aufgaben. Kolleginnen sprechen von Prompts, die Geschäftsleitung fragt, ob nicht auch Ihre Protokolle «mit KI» gehen, und Anbieter werben mit Kursen, die alles versprechen. Sie wollen lernen, wissen aber nicht, was für Ihre Arbeit wirklich wichtig ist.

Ein Teil der Angebote ist sehr technisch und fern vom Büroalltag. Andere sind sehr allgemein: Sie erfahren, was KI ist, aber nicht, wie Sie damit ein Protokoll prüfen oder eine Terminkoordination vorbereiten. Und manchmal fehlt ein Thema, das für Ihre Arbeit entscheidend ist: der Umgang mit vertraulichen Informationen.

Es lohnt sich, zuerst den eigenen Bedarf zu klären. Wer weiss, welche Aufgaben sich verändern und welche Kenntnisse dafür nötig sind, kann gezielt lernen und muss weniger probieren. Diese Seite hilft Ihnen dabei.

Einfach erklärt: Welche Kenntnisse braucht Assistenz?

KI-Kompetenz für Assistenzpersonen besteht aus fünf Bausteinen:

1. KI klar beauftragen. Aufgabe, Zweck, Zielgruppe und Format so beschreiben, dass das Ergebnis brauchbar ist. Das nennt man Prompting.
2. Ergebnisse prüfen. Texte, Zahlen und Zusammenfassungen auf Fehler und erfundene Angaben kontrollieren. Siehe KI-Antworten im Büro prüfen.
3. Vertrauliches schützen. Wissen, was in KI-Werkzeuge darf und was nicht, siehe Vertrauliche Daten und KI.
4. Alltagsaufgaben unterstützen. E-Mails, Betreffzeilen, Protokolle, Beschlusslisten, Terminplanung, Berichte, Einladungen, Excel-Auswertungen.
5. Organisation und Rolle. Wann eine KI-Lösung sinnvoll ist, wie man sie im Team einführt und wo man die Verantwortung beim Menschen lässt.

Ein Beispiel: Wenn Sie ein Protokoll mit KI vorbereiten, brauchen Sie alle fünf Bausteine. Sie formulieren den Auftrag klar, prüfen das Ergebnis gegen Ihre Notizen, kürzen vertrauliche Angaben, nutzen eine Vorlage und stimmen Ablauf und Freigabe mit der Leitung ab.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt: die passende Weiterbildung wählen

1. Notieren Sie Ihre fünf häufigsten Aufgaben. E-Mails, Protokolle, Termine, Berichte, Ablage, Excel. Das ist Ihre Grundlage.
2. Markieren Sie, wo KI helfen könnte. Wo verlieren Sie am meisten Zeit? Wo sind Sie unsicher?
3. Prüfen Sie Ihre Vorkenntnisse. Haben Sie schon KI genutzt? Wie sicher sind Sie in Excel und Word? Seien Sie ehrlich, das erspart Frust.
4. Legen Sie Rahmen fest. Wie viel Zeit haben Sie pro Woche? Wer bezahlt? Brauchen Sie ein Zertifikat für Ihren Lebenslauf oder den Betrieb?
5. Vergleichen Sie Angebote. Achten Sie auf Praxisbezug, Beispiele aus dem Büro, Übungen mit Rückmeldung, Datenschutz als Thema und Informationen zu Dauer und Kosten.
6. Prüfen Sie den Nachweis. Was erhalten Sie am Ende? Ist das Zertifikat verifizierbar? Was sagt es aus?
7. Planen Sie die Anwendung. Wählen Sie eine Aufgabe, die Sie direkt nach dem Kurs mit KI erledigen. Ohne Anwendung verfliegt das Gelernte.
8. Sprechen Sie mit der Leitung. Klären Sie Zeit, Kosten und Regeln im Betrieb. Siehe Lernzeit im Arbeitsalltag.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie einen persönlichen Lernplan entwerfen. Geben Sie keine vertraulichen Firmendaten ein.

Erstelle einen Lernplan für eine Assistentin in einem Schweizer KMU ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende), die KI im Büroalltag sicher einsetzen möchte.
Meine Aufgaben: [z. B. E-Mails und Korrespondenz, Protokolle, Terminplanung, Reiseorganisation, Excel-Listen]. Meine Vorkenntnisse: [z. B. habe ChatGPT ein paarmal ausprobiert]. Verfügbare Zeit: [z. B. 2 Stunden pro Woche für 8 Wochen].
Erstelle: 1. einen Wochenplan mit je einer praktischen Übung aus meinem Alltag, 2. eine Liste von fünf Fragen, die ich einem Kursanbieter stellen sollte (Praxisbezug, Datenschutz, Nachweis, Betreuung, Kosten), 3. eine Selbstkontrolle für jede Woche (drei Fragen), 4. zwei Hinweise, wie ich mit vertraulichen Informationen umgehen sollte.
Nenne keine Anbieter, Preise oder Studien. Verwende einfache Sprache und die Anrede «Sie».

Passen Sie den Plan an Ihre Zeit an und besprechen Sie ihn mit Ihrer Vorgesetzten.

Worauf Sie achten müssen

• Kurs ist nicht gleich Können: Ein Zertifikat zeigt Teilnahme oder bestandene Aufgaben, die Fähigkeit zeigt sich in der Anwendung.
• Datenschutz zuerst: Auch beim Lernen gilt: Keine echten Kunden- oder Personaldaten in Übungen verwenden. Üben Sie mit erfundenen Beispielen.
• Marketingversprechen prüfen: Aussagen wie «in zwei Stunden zur KI-Expertin» sind unrealistisch. Achten Sie auf konkrete Inhalte statt Superlativen.
• Eigenes Tempo: Online-Kurse im eigenen Tempo sind praktisch, brauchen aber Selbstdisziplin. Feste Termine im Kalender helfen.
• Aktualität: KI entwickelt sich schnell. Prüfen Sie, wann ein Kurs zuletzt aktualisiert wurde, und lernen Sie auch nach dem Abschluss weiter.
• Rolle im Betrieb: Weiterbildung ersetzt keine betrieblichen Regeln. Klären Sie, was in Ihrem Betrieb erlaubt ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Assistentin der Geschäftsleitung bei einem Elektrogrosshändler in Rothrist, 52 Jahre alt, soll KI «irgendwie nutzen».

Vorher: Sie probiert abends auf eigene Faust verschiedene Programme aus, lädt dabei einmal ein Protokoll mit Kundennamen hoch und ist danach verunsichert. Ein einziger Kurs, den sie besucht, war so technisch, dass sie nichts umsetzen konnte.

Nachher: Sie notiert ihre fünf Hauptaufgaben und wählt eine Weiterbildung, die Büroaufgaben, Datenschutz und das Prüfen von Ergebnissen behandelt. Pro Woche macht sie eine Übung mit erfundenen Beispielen. Nach acht Wochen nutzt sie KI für Betreffzeilen, Protokollentwürfe und Terminlisten und weiss, was sie nicht eingibt. Ihre Chefin bemerkt die Zeitersparnis und fragt nach dem Kurs.

So hilft Ihnen Alpasana

absofort: KI-Weiterbildung für konkrete Berufsrollen bietet 46 rollenbezogene Kurse mit durchgehendem Praxisfall und Praxis-Prompts. Der Katalog umfasst Rollen aus Support und Betrieb, Entwicklung, Daten, Security, Projektführung, Beratung und Unternehmensorganisation, je Rolle 160 Lektionen, KI-Lerncoach und Lernfortschritt mit XP und Badges. Am Ende steht ein verifizierbares privates Zertifikat mit Rolle und Level.

Ein kostenloses fachliches Jobrollen-Assessment hilft bei der Auswahl von bis zu drei passenden Zertifizierungen. Welche Rolle Ihrer Assistenzfunktion am nächsten kommt, zeigt der Katalog.

Häufige Fragen

Brauche ich Vorkenntnisse in Informatik?

Für die meisten Bürothemen nicht. Sie sollten sicher mit E-Mail, Word und idealerweise Excel umgehen können. Wichtiger als Technikwissen ist die Bereitschaft, Ergebnisse kritisch zu prüfen.

Wie lange dauert es, bis ich KI sicher einsetze?

Das hängt von Ihrer Zeit und Ihren Aufgaben ab. Mit regelmässiger Übung an echten Aufgaben spüren viele nach einigen Wochen mehr Sicherheit. Genaue Zahlen können wir nicht nennen, jede Person lernt anders.

Ersetzt KI meine Stelle?

Sicher beantworten lässt sich das nicht. Aufgaben verändern sich, manche werden schneller, andere kommen hinzu. Wer KI sicher einsetzen kann, ist meist besser vorbereitet. Weiteres dazu bietet Welche Berufe verändert KI?.