Wie erkläre ich Kunden meinen KI-Einsatz?

Das Problem

Kunden fragen heute häufiger: «Nutzen Sie dafür eine KI?» Manche fragen es neugierig, manche besorgt. Andere fragen nicht, würden sich aber ärgern, wenn sie es später erführen.

Viele kleine Betriebe sind unsicher. Sagt man es offen, wirkt man vielleicht weniger professionell. Sagt man nichts, fürchtet man, später ertappt zu werden. Beides führt zu Verkrampfung.

Dabei ist die Lösung einfach: kurz, ehrlich und konkret erklären. Eine KI (ein Programm, das Texte versteht und schreibt) ist ein Werkzeug wie Übersetzungssoftware oder eine Rechtschreibprüfung. Entscheidend ist, dass Kundinnen und Kunden wissen, wofür Sie sie nutzen, was Sie selbst prüfen und wie mit ihren Daten umgegangen wird.

Auch Ihre Mitarbeitenden sollten wissen, was gilt. Nichts wirkt unprofessioneller, als wenn die Chefin auf der Website etwas anderes erklärt, als die Kollegin am Telefon sagt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Einsatz bestandsaufnehmen: Wofür nutzen Sie KI wirklich? Zum Beispiel Textentwürfe, Übersetzungen, Zusammenfassungen, Bildideen, Recherche.
2. Grenzen festlegen: Wofür nutzen Sie KI nicht? Zum Beispiel für Beratung in Rechts- oder Gesundheitsfragen oder für Entscheide über Personen.
3. Datenumgang klären: Welche Kundendaten geben Sie in KI-Werkzeuge ein, welche nie? Prüfen Sie, wo die Daten verarbeitet werden.
4. Prüfung beschreiben: Wer kontrolliert die Ergebnisse, und wie? Ein Satz genügt: «Alle Ergebnisse prüfe ich selbst, bevor sie an Sie gehen.»
5. Text entwerfen lassen: Geben Sie Ihre Stichworte in die Vorlage unten ein und lassen Sie eine kurze Erklärung formulieren.
6. Anpassen und prüfen: Streichen Sie Versprechen, die Sie nicht halten können, und prüfen Sie jede Aussage auf Wahrheit.
7. Platz finden: Veröffentlichen Sie den Text dort, wo Kunden ihn erwarten, etwa auf der Website, in der Offerte oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
8. Fragen vorbereiten: Überlegen Sie sich Antworten auf die drei häufigsten Fragen. Eine Liste hilft Ihnen im Gespräch.
9. Aktuell halten: Überprüfen Sie den Text, wenn Sie neue Werkzeuge einführen.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, Kunden meinen Umgang mit KI verständlich zu erklären. Ich bin [Beruf/Branche] in der Schweiz. Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie», freundlich, ehrlich, ohne Fachsprache.
Ich nutze KI für: [Aufgaben]
Ich nutze KI nicht für: [Aufgaben]
Kundendaten: [was ich eingebe / was nie]
Meine Kontrolle: [wie ich Ergebnisse prüfe]
Aufgabe: Schreibe 1. einen Absatz mit höchstens 90 Wörtern für meine Website, 2. zwei Sätze für meine Offerte, 3. eine kurze mündliche Antwort auf die Frage «Nutzen Sie KI?».
Mache keine Zusagen zu Datenschutz oder Sicherheit, die ich nicht genannt habe, und verwende keine Werbesprache.

Ergänzen Sie Ihre Angaben und lesen Sie die Antwort kritisch: Jeder Satz muss für Ihren Betrieb wirklich zutreffen.

Worauf Sie achten müssen

• Wahrheit: Behaupten Sie nichts, was nicht stimmt, weder «wir nutzen keine KI» noch «alle Daten bleiben in der Schweiz», wenn Sie das nicht belegen können.
• Datenschutz: Wenn Sie Personendaten von Kunden in KI-Werkzeuge eingeben, gelten die Regeln des Datenschutzgesetzes. Informieren Sie Betroffene über die Bearbeitung, soweit das nötig ist, und lassen Sie das im Einzelfall prüfen.
• Verträge: Manche Kunden schreiben vor, was Sie mit ihren Daten tun dürfen. Lesen Sie die Vereinbarungen.
• Verantwortung: Auch wenn die KI mitgewirkt hat, tragen Sie die Verantwortung für das Ergebnis.
• Nicht übertreiben: Zu viel Technik verunsichert. Beschränken Sie sich auf Einsatzzweck, Prüfung und Datenumgang.
• Branchenregeln: In Berufen mit Schweigepflicht, etwa im Gesundheits- oder Rechtswesen, gelten besonders strenge Regeln. Klären Sie diese mit Ihrem Verband oder einer Fachperson.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Übersetzerin in Bern arbeitet mit Maschinenübersetzung als erstem Entwurf. Ein neuer Kunde fragt am Telefon: «Machen Sie das alles von Hand?»

Vorher: Sie weicht aus, weil sie Angst hat, den Auftrag zu verlieren. Der Kunde ist verunsichert.

Nachher: Sie hat eine kurze Erklärung vorbereitet: «Ich nutze Software für einen ersten Entwurf. Jede Übersetzung überarbeite ich selbst Satz für Satz. Vertrauliche Texte gebe ich nur nach Ihrer Zustimmung in solche Programme ein.» Der Kunde schätzt die Offenheit und beauftragt sie.

Auch bei Unsicherheiten gilt: Lieber eine kurze, ehrliche Antwort als eine ausweichende.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Ihr Team den KI-Einsatz einheitlich erklärt und Daten sorgfältig behandelt, bietet absofort mit KI-Weiterbildung für Unternehmen Online-Kurse von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang. Schweizer Praxisbezug und Datenschutz sind Lerninhalte, bei EU-Bezug auch der EU AI Act.

Es gibt eine Kontaktmöglichkeit für Firmenlösungen und Teambuchungen. Ergänzend lesen Sie KI-Ergebnisse freigeben: Wer prüft was?.

Häufige Fragen

Muss ich Kunden sagen, dass ich KI nutze?

Eine allgemeine Pflicht ist nicht in jedem Fall gegeben, kann sich aber aus Vertrag, Branche oder Datenschutz ergeben. Offenheit schafft Vertrauen. Lassen Sie sich bei Unsicherheit beraten.

Wo gehört die Information hin?

Eine kurze Erklärung auf der Website und ein Satz in der Offerte genügen meist. Bei sensiblen Daten empfiehlt sich ein eigenes Merkblatt.

Was, wenn ein Kunde KI ausschliessen will?

Respektieren Sie den Wunsch, wenn möglich, und halten Sie ihn schriftlich fest. Klären Sie, ob sich Preis oder Dauer dadurch ändern.

Wie reagiere ich auf skeptische Kunden?

Hören Sie zu und fragen Sie nach der Sorge: Geht es um Qualität, Daten oder um persönlichen Kontakt? Zeigen Sie dann konkret, wie Sie damit umgehen. Meist beruhigt eine klare Antwort mehr als ein langer Vortrag.

Muss ich jedes Mal kennzeichnen, wenn ein Text von KI stammt?

Das hängt vom Zusammenhang. Bei Veröffentlichungen empfiehlt sich Transparenz, siehe KI-Nutzung in Artikeln offenlegen. Bei internen Entwürfen ist es meist nicht nötig.