KI-Ergebnisse freigeben: Wer prüft was vor der Nutzung?

Das Problem

Eine Mitarbeiterin lässt eine KI eine Offerte formulieren, schickt sie ab, und erst der Kunde bemerkt, dass eine Lieferfrist erfunden war. Oder ein Newsletter enthält eine Behauptung, die nicht stimmt. Solche Fehler sind peinlich und können teuer werden.

KI-Texte klingen überzeugend, auch wenn sie falsch sind. Man spricht von «Halluzinationen», wenn eine KI Dinge erfindet, die plausibel klingen. Das Problem ist weniger die KI selbst als das Fehlen einer klaren Regel: Wer schaut sich das an, bevor es hinausgeht?

Ein Freigabeprozess ist kein Misstrauen gegenüber dem Team. Er schützt alle Beteiligten, weil klar ist, wer wofür verantwortlich ist. Eine KI (ein Programm, das Texte versteht und schreibt) kann Arbeit abnehmen, die Verantwortung bleibt aber beim Menschen und beim Betrieb.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ergebnisarten auflisten: Schreiben Sie auf, wofür Ihr Betrieb KI nutzt: E-Mails, Offerten, Social-Media-Beiträge, Protokolle, Übersetzungen, Berechnungen.
2. Risikostufen festlegen: Ordnen Sie jede Art einer Stufe zu. Niedrig: interne Notiz. Mittel: Kundenmail. Hoch: Offerte, Vertrag, Zahlen, Rechtliches, Medizinisches, Auftritt in der Öffentlichkeit.
3. Prüfregel je Stufe festlegen: Niedrig: Autorin prüft selbst. Mittel: Autorin prüft mit Checkliste. Hoch: zusätzlich eine zweite Person (Vier-Augen-Prinzip).
4. Prüfkriterien benennen: Stimmen Fakten, Zahlen, Namen und Daten? Passt der Ton? Wurde Vertrauliches weggelassen? Sind Quellen belegt?
5. Verantwortliche bestimmen: Wer gibt frei? Nennen Sie Personen oder Rollen, auch für Abwesenheiten.
6. Freigabe festhalten: Ein kurzer Vermerk genügt: Datum, Prüfer, «freigegeben». So können Sie später nachvollziehen, wer was geprüft hat.
7. Kennzeichnung klären: Entscheiden Sie, wann Sie offenlegen, dass KI beteiligt war, etwa bei Bildern oder Medienbeiträgen.
8. Regel testen: Probieren Sie den Ablauf zwei Wochen aus und passen Sie ihn an, wenn er den Alltag blockiert.
9. Team informieren: Hängen Sie die Regel auf einer Seite aus und besprechen Sie sie in einer Teamsitzung.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, eine einfache Freigaberegel für KI-Ergebnisse in einem Schweizer KMU zu entwerfen. Deutsch (Schweiz), eine Seite, klare Sprache.
Betrieb: [Branche, Anzahl Mitarbeitende]
Wir nutzen KI für: [Aufgaben, z. B. E-Mails, Offerten, Social Media]
Besonders heikel sind bei uns: [z. B. Preise, Termine, Rechtliches]
Aufgabe: 1. Schlage drei Risikostufen mit Beispielen aus meinem Betrieb vor. 2. Lege für jede Stufe die Prüfung fest (wer, was, wie dokumentiert). 3. Erstelle eine Prüfliste mit acht Punkten. 4. Formuliere drei Sätze für den Aushang.
Erfinde keine gesetzlichen Pflichten. Weise darauf hin, dass ich die Regel mit der Geschäftsleitung abstimmen muss.

Passen Sie Branche und heikle Punkte an; die Regel sollte am Ende von der Geschäftsleitung bestätigt werden.

Worauf Sie achten müssen

• Verantwortung: Wer ein KI-Ergebnis verwendet, trägt dafür die Verantwortung, auch wenn die KI es geschrieben hat. Das sollte jede Mitarbeiterin wissen.
• Fehlerarten: Achten Sie besonders auf erfundene Zahlen, Quellen und Zitate, falsche Namen, veraltete Angaben und unpassenden Ton.
• Prüfen heisst lesen: Eine Freigabe ohne gründliches Lesen ist wertlos. Planen Sie dafür Zeit ein.
• Datenschutz: Die Prüfung ersetzt nicht die Frage, was überhaupt in ein KI-Werkzeug eingegeben werden durfte.
• Schulung: Wer prüft, muss wissen, worauf zu achten ist. Zeigen Sie dem Team typische Fehlerbeispiele aus dem eigenen Alltag.
• Verhältnismässigkeit: Ein zu schwerer Prozess wird umgangen. Halten Sie ihn so einfach wie möglich.
• Rechtliche Besonderheiten: In einzelnen Branchen gelten zusätzliche Anforderungen, zum Beispiel bei Gesundheit, Finanzen oder Werbung. Klären Sie diese im Einzelfall mit Fachleuten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Treuhandfirma in Aarau mit zwölf Mitarbeitenden nutzt KI für Kundenmails und Zusammenfassungen. Eine Mitarbeiterin hat einmal einen Steuerhinweis übernommen, der für den Kanton nicht stimmte.

Vorher: Jede prüft nach Gefühl, niemand weiss, wer verantwortlich ist.

Nachher: Es gibt drei Stufen. Interne Notizen prüft die Autorin selbst. Kundenmails gehen nach einer Checkliste hinaus. Alles mit Steuer-, Rechts- oder Zahlenbezug prüft eine zweite Fachperson und notiert die Freigabe im Dossier. Der Mehraufwand liegt bei wenigen Minuten pro Fall.

Der Ablauf bringt zusätzlich einen Lerneffekt: Wenn die zweite Person typische Fehler sieht, etwa erfundene Fristen oder falsche Preise, lässt sich die Checkliste gezielt ergänzen. Nach einigen Wochen weiss das Team, wo die KI zuverlässig hilft und wo sie besser nicht eingesetzt wird.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI-Einsatz und Prüfregeln in Ihrem Betrieb verbindlich festlegen möchten, unterstützt Sie die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana. Dazu gehört, KI-Potenziale zu analysieren, Vorhaben zu priorisieren und KI-Agenten mit Einsatzregeln zu integrieren.

Projekte werden individuell offeriert. Einen Überblick zur Praxis im Team bietet KI-Ergebnisse im Team freigeben.

Häufige Fragen

Muss jedes KI-Ergebnis von zwei Personen geprüft werden?

Nein. Das Vier-Augen-Prinzip gilt für Ergebnisse mit hohem Risiko. Für einfache interne Texte genügt die Prüfung durch die Autorin.

Muss ich Kunden sagen, dass ich KI nutze?

Eine allgemeine Pflicht gibt es dafür nicht in jedem Fall. Manche Branchen oder Verträge verlangen jedoch Transparenz, und offene Kommunikation schafft Vertrauen. Mehr dazu in Wie erkläre ich Kunden meinen KI-Einsatz?.

Wer haftet bei einem Fehler?

Das hängt vom Einzelfall und von Ihren Verträgen ab. Als Grundsatz gilt: Ein Betrieb kann sich gegenüber Kunden nicht darauf berufen, dass «die KI» etwas falsch gemacht habe. Lassen Sie sich bei Fragen rechtlich beraten.

Wie schnell muss die Freigabe gehen?

Legen Sie eine realistische Frist fest, zum Beispiel einen halben Arbeitstag für Offerten. Wenn die Prüfung zu lange dauert, wird sie umgangen. Bestimmen Sie deshalb eine Stellvertretung, die bei Abwesenheit einspringt.

Kann die KI ihre eigenen Ergebnisse prüfen?

Sie kann Hinweise geben, etwa auf Widersprüche oder fehlende Angaben. Eine Garantie für Richtigkeit ist das nicht, denn sie kann Fehler übersehen oder Neues erfinden. Die Prüfung durch einen Menschen bleibt nötig.