KI-Beauftragte im KMU: Welche Aufgaben gehören zur Rolle?

Das Problem

In vielen kleinen Betrieben gibt es plötzlich KI: Die einen nutzen ChatGPT für Offerten, andere probieren Übersetzungsprogramme aus, und niemand weiss genau, was erlaubt ist. Dann heisst es: «Frau Müller, Sie sind doch fit am Computer, können Sie das übernehmen?»

Eine solche Aufgabe «nebenbei» wird schnell zur Dauerlast. Fragen kommen von allen Seiten, Verantwortung ist unklar, und wenn etwas schiefgeht, steht die Person im Mittelpunkt, die das Thema bekam.

Mit einer kurzen, schriftlichen Rollenbeschreibung lässt sich das vermeiden. Sie hilft der Geschäftsleitung, das zu erwarten, was wirklich möglich ist, und Ihnen, Grenzen zu setzen. Eine KI hilft Ihnen dabei, den ersten Entwurf zu schreiben.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ausgangslage aufschreiben. Notieren Sie: Welche KI-Werkzeuge werden im Betrieb schon genutzt, von wem und wofür? Fragen Sie im Team nach. Stichworte genügen.

1. Erwartungen der Geschäftsleitung erfragen. Was soll die Rolle bewirken: Regeln, Schulung, Auswahl von Werkzeugen, Anlaufstelle für Fragen? Halten Sie Antworten mit Datum fest.

1. Aufgaben sammeln und sortieren. Schreiben Sie alle denkbaren Aufgaben auf. Trennen Sie Aufgaben, die Sie selbst erledigen, von solchen, bei denen Sie nur koordinieren.

1. Entwurf mit KI erstellen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Fügen Sie Ihre Stichworte ein, aber keine Namen von Kundinnen, Kunden oder Mitarbeitenden.

1. Grenzen prüfen. Streichen oder ergänzen Sie, was nicht zu Ihnen passt. Festzuhalten ist insbesondere: Rechtsfragen, Datenschutzentscheide und technische Eingriffe gehören nicht in Ihre Verantwortung, ausser Sie sind dafür ausgebildet.

1. Zeit und Befugnisse klären. Wie viele Stunden pro Woche stehen zur Verfügung? Darf die Rolle Budget einsetzen? Wen darf sie bei Verstössen informieren?

1. Schriftlich vereinbaren. Besprechen Sie den Entwurf mit der Geschäftsleitung und halten Sie das Ergebnis in zwei Seiten fest. Legen Sie fest, wann Sie die Rolle überprüfen, zum Beispiel nach sechs Monaten.

1. Weiterbildung einplanen. Klären Sie, welches Wissen Sie für die Aufgaben brauchen, und vereinbaren Sie Zeit und Budget dafür.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt mich als erfahrene Organisationsberaterin für kleine und mittlere Unternehmen in der Schweiz. Ich soll in meinem Betrieb die Rolle «KI-Beauftragte» übernehmen und brauche eine klare, ehrliche Rollenbeschreibung.

Betrieb (ohne Namen): [Branche, Anzahl Mitarbeitende]
Heutige KI-Nutzung: [z. B. ChatGPT für E-Mails, Übersetzungsprogramm im Verkauf]
Meine Hauptfunktion: [z. B. Büroleitung, Teilzeit]
Verfügbare Zeit für die Rolle: [Stunden pro Woche]
Erwartungen der Geschäftsleitung: [Stichworte]

Erstelle eine Rollenbeschreibung auf maximal einer Seite mit:
1. Zweck der Rolle in zwei Sätzen
2. Aufgaben (sechs bis acht, konkret)
3. Was NICHT zur Rolle gehört (z. B. Rechtsberatung, technische Administration)
4. Befugnisse und Berichtswege
5. Zeitaufwand und Überprüfungstermin
6. Benötigte Weiterbildung
Regeln: Erfinde keine Gesetzesartikel oder Pflichten. Wo rechtliche Fragen auftauchen, schreibe «mit Fachperson klären». Schreibe einfach und ohne Fachchinesisch.

Passen Sie die Angaben an Ihre Situation an und lassen Sie das Ergebnis von der Geschäftsleitung bestätigen, bevor es gilt.

Aufgaben im Überblick

Worauf Sie achten müssen

• Keine Pflicht ohne Prüfung annehmen: Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, eine KI-Beauftragte zu bestimmen, ist für Schweizer KMU nicht bekannt. Ob in Ihrem Fall etwas gilt, klären Sie im Einzelfall mit einer Fachperson.
• Datenschutz bleibt eigenes Thema: Die Rolle ersetzt keine Datenschutzberatung. Grundlage ist das Schweizer Datenschutzgesetz; Informationen bietet der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte. Mehr dazu bei KI-Beauftragte oder Datenschutzberatung.
• Bei EU-Bezug: Der EU AI Act, die KI-Verordnung der Europäischen Union, kann auch Schweizer Firmen betreffen, die KI im EU-Markt anbieten. Er verlangt unter anderem KI-Kompetenz bei den Personen, die KI-Systeme betreiben. Details und Fristen gehören in eine fachliche Prüfung.
• Haftung klären: Halten Sie schriftlich fest, wofür Sie zuständig sind und wofür nicht.
• Überforderung ernst nehmen: Zu viel Verantwortung ohne Zeit führt zu Frust. Sagen Sie früh, wenn der Aufwand nicht passt.
• KI-Entwürfe prüfen: Die Vorlage liefert einen Vorschlag, keine geprüfte Stellenbeschreibung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Gerber, 54, ist Büroleiterin in einer Schreinerei mit 18 Mitarbeitenden bei Zofingen. Der Chef fragt sie, ob sie die Ansprechperson für KI werden könne. Vorher: Die Anfrage ist vage, und sie befürchtet, dass sie bald alle Fragen zu Programmen beantworten muss.

Sie trägt Stichworte zusammen und erstellt mit der Vorlage eine Seite. Darin steht: vier Stunden pro Woche, Regeln mit dem Chef abstimmen, zwei Kurzschulungen im Jahr, Datenschutzfragen und Technik beim externen IT-Dienstleister. Nachher: Der Chef unterschreibt die Beschreibung, und die Rolle wird nach einem halben Jahr überprüft. Frau Gerber weiss, wofür sie zuständig ist, und kann «Das gehört nicht zu meiner Rolle» sagen, ohne sich zu rechtfertigen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie klären möchten, wo KI in Ihrem Betrieb Sinn macht und wie die Einführung aussehen kann, bietet Alpasana KI-Beratung und digitale Transformation an. Beschrieben sind unter anderem die Aufnahme von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen, die Priorisierung von Vorhaben, ein Umsetzungsplan sowie die Integration von KI-Agenten mit Anwendungsfall, Pilot, Einsatzregeln und Skalierung.

Dort lässt sich auch klären, welche Aufgaben die interne Ansprechperson übernehmen kann und wo externe Unterstützung sinnvoll ist. Projekte werden individuell offeriert; Zusagen zu Ergebnissen sind damit nicht verbunden.

Häufige Fragen

Brauche ich dafür eine Weiterbildung?

Nicht zwingend, aber sie hilft, sicher aufzutreten. Sinnvoll sind Grundlagen zu Funktionsweise, Datenschutz und Prüfung von KI-Ergebnissen. Was typischerweise dazugehört, zeigt Aufgaben einer KI-Beauftragten.

Bekomme ich dafür mehr Lohn?

Das ist Verhandlungssache und hängt vom Betrieb ab. Besprechen Sie früh, ob die Rolle als Teil Ihrer Stelle gilt, ob Zeit freigestellt wird und ob sich die Funktionsbezeichnung ändert. Halten Sie das Ergebnis schriftlich fest.

Was, wenn Mitarbeitende die Regeln nicht befolgen?

Als Ansprechperson können Sie informieren und erinnern, aber nicht sanktionieren. Das ist Sache der Geschäftsleitung. Eine Vorlage für Regeln finden Sie bei KI-Teamregeln.