Wie erstelle ich als Handwerker ein Angebot mit KI?

Das Problem

Am Abend, nach dem Arbeitstag, liegt noch die Offerte für die neue Küche auf dem Schreibtisch. Der Besichtigungstermin ist drei Tage her, die Notizen stehen auf einem Zettel, und der Kunde wartet. Viele Handwerkerinnen und Handwerker schreiben ungern Offerten, weil es Zeit kostet und gleichzeitig wichtig ist: Ein unklares Angebot führt später zu Streit über das, was «inbegriffen» war.

Eine gute Offerte beschreibt klar, was getan wird, was es kostet und was nicht dazugehört. Sie ist Ihre Visitenkarte und Ihre Absicherung.

Frau Müller, die für ihren Mann im Malerbetrieb die Büroarbeit macht, möchte schneller werden, ohne dass die Qualität leidet. Eine KI kann die Rohnotizen in eine verständliche Leistungsbeschreibung verwandeln. Preise und Zusagen bleiben Ihre Sache.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Notizen sammeln. Halten Sie nach der Besichtigung fest: Ort, Arbeiten, Masse, Material, Besonderheiten (Treppenhaus, Wasseranschluss, Zugang), Wünsche der Kundin.
2. Offene Punkte klären. Fehlt etwas, fragen Sie nach, bevor Sie schreiben. Siehe Kundenanfrage mit Rückfragen.
3. Preis selbst berechnen. Kalkulieren Sie Material, Arbeitszeit und Nebenkosten nach Ihren eigenen Ansätzen. Die KI kennt Ihre Kosten nicht und soll keine Preise erfinden.
4. Personendaten weglassen. Verwenden Sie in der KI nur [Kunde] statt Namen und Adresse. Setzen Sie diese erst im fertigen Dokument ein.
5. Leistungsbeschreibung formulieren lassen. Bitten Sie die KI, Ihre Notizen in nummerierte Positionen zu gliedern: «Position 1: Abdecken und Vorarbeiten», «Position 2: …». Ergänzen Sie einen Abschnitt «Nicht enthalten».
6. Bedingungen festlegen. Klären Sie Gültigkeit der Offerte, Zahlungsbedingungen, Termine und ob der Preis fest oder ein Richtpreis ist. Schreiben Sie das ausdrücklich in die Offerte.
7. Prüfen und versenden. Lesen Sie den Text Wort für Wort mit Ihren Notizen. Entfernen Sie Zusagen, die Sie nicht gemacht haben. Senden Sie die Offerte als PDF und halten Sie das Datum fest.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst einem Handwerksbetrieb in der Schweiz ([Gewerk, z. B. Malerei]), aus Notizen eine klare Offerte zu formulieren. Anrede «Sie», Hochdeutsch, CHF.
Notizen der Besichtigung: [Arbeiten, Masse, Material, Besonderheiten]
Gewünschte Gliederung: 1. Ausgangslage, 2. Leistungsbeschreibung in nummerierten Positionen, 3. Nicht enthaltene Leistungen, 4. Bedingungen (Gültigkeit, Termin, Zahlung).
Regeln: Verwende nur Angaben aus den Notizen. Setze keine Preise und Termine ein, wenn sie nicht genannt sind, sondern schreibe [Preis], [Termin]. Erfinde keine Normen oder Garantien.
Ergänze am Ende [5] Rückfragen, die ich dem Kunden noch stellen sollte.

Setzen Sie Ihre Notizen ein; Preise und Termine tragen Sie nach der KI-Antwort selbst ein.

Was in eine gute Offerte gehört

Eine ausführlichere Einführung finden Sie bei Offerten mit KI schreiben. Für Mehrarbeiten während des Auftrags hilft Nachtrag formulieren. Wie Sie Ihre Preise berechnen, zeigt Stundensatz kalkulieren.

Worauf Sie achten müssen

• Verbindlichkeit des Preises. Ob eine Offerte als verbindlicher Preis oder als unverbindlicher Kostenvoranschlag gilt, hat rechtliche Folgen, zum Beispiel bei Überschreitungen. Das Obligationenrecht regelt dies im Werkvertragsrecht. Formulieren Sie klar und lassen Sie Vorlagen von einer Fachperson oder Ihrem Verband prüfen.
• Preise nie der KI überlassen. Sie kennt Ihre Kosten, Ihre Region und Ihren Aufwand nicht. Erfundene Preise sind gefährlich.
• Zusagen prüfen. KI-Texte können Versprechen wie «mit 10 Jahren Garantie» oder «termingerecht» enthalten. Streichen Sie alles, was Sie nicht zusagen wollen.
• Datenschutz. Namen, Adresse und Telefonnummer von Kundinnen gehören nicht ins KI-Fenster, siehe «Kundendaten und KI».
• Normen und Verträge. Verweise auf SIA-Normen oder Allgemeine Bedingungen nehmen Sie nur auf, wenn Sie sie kennen und Vertragsbestandteil sein sollen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Malerbetrieb in Wettingen soll ein Treppenhaus streichen. Frau Müller hat die Notizen ihres Mannes: «3 Stockwerke, Wände abwaschen, Risse spachteln, 2 x streichen, Geländer lackieren».

Vorher entstand daraus eine kurze Offerte mit einem Gesamtpreis und zwei Zeilen Text, und später stritt man, ob die Decke dazugehörte. Nachher lässt sie die Notizen in nummerierte Positionen ordnen. Die KI schlägt vor, die Decke und das Abdecken ausdrücklich zu erwähnen. Frau Müller fügt «Decke nicht enthalten» hinzu, ergänzt Preis und Termin selbst und lässt ihren Mann den Text prüfen. Die Kundin unterschreibt ohne Rückfrage.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Betriebe, die Büroarbeiten mit KI beschleunigen und Ergebnisse sicher prüfen möchten, bietet Alpasana Kurse unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dazu gehören Bürokommunikation, Vertrieb und Kundenservice sowie die nicht-juristische Strukturierung von Vertragsdokumenten, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Die Kurse sind keine Rechtsberatung und berechnen keine Preise für Ihr Gewerk. Bei Vertragsfragen wenden Sie sich an Ihren Verband oder eine Fachperson.

Häufige Fragen

Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?

Besser nicht. Arbeiten Sie mit Platzhaltern wie [Kunde] und setzen Sie Namen und Adresse im fertigen Dokument ein. Prüfen Sie ausserdem, welche Regeln in Ihrem Betrieb gelten.

Kann die KI die Preise vorschlagen?

Sie kann Rechenwege erklären, aber nicht Ihre tatsächlichen Kosten kennen. Verwenden Sie Ihre eigene Kalkulation, zum Beispiel aus dem Stundensatz, und tragen Sie die Zahlen selbst ein.

Wie lange soll die Offerte gültig sein?

Das entscheiden Sie. Üblich ist eine klare Frist, die Preisänderungen bei Material berücksichtigt. Schreiben Sie das Datum ausdrücklich in die Offerte.