Materialliste aus Arbeitsnotizen mit KI erstellen

Das Problem

Frau Müller bestellt für den Betrieb ihres Mannes das Material. Er gibt ihr abends eine Notiz: «Bad Haus K: Rohre, Fittings, Silikon, Fliesenkleber, vier Schrauben.» Frau Müller bestellt, und am nächsten Morgen fehlt ein Teil. Welcher Rohrdurchmesser? Wie viele Fittings? Welches Silikon? Auf der Baustelle fehlt das Material, und der Monteur wartet.

Das passiert in vielen Betrieben: Die Liste enthält die richtigen Stichworte, aber nicht die Angaben, die man zum Bestellen braucht. Jede Nachfrage kostet Zeit, und jeder zweite Gang zum Grosshandel ist ein halber Arbeitstag. Fehlende Angaben sind der häufigste Grund für Fehlbestellungen.

Eine KI kann beim Strukturieren helfen: Sie macht aus freien Notizen eine Liste mit festen Spalten und sagt, was fehlt. Das ist eine gute Aufgabe für sie, solange Sie ihr nichts überlassen, was Sie selbst wissen müssen: Welche Masse gelten? Welcher Typ ist passend? Was ist im Lager? Hier beginnt Ihre Verantwortung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Notizen sammeln. Nehmen Sie alles, was zum Auftrag gehört: Skizzen, Massangaben, Fotos der Situation, Notizen vom Kundentermin, Angebot.

1. Spalten festlegen. Entscheiden Sie, was jede Zeile enthalten muss: Bezeichnung, Typ/Grösse, Menge, Einheit (Stück, Meter, Sack), Verwendung, im Lager (ja/nein). Für Ihren Grosshändler zählen vielleicht auch Artikelnummern.

1. Rohnotizen eingeben. Geben Sie Ihre Stichworte in die KI, ohne Namen von Kundschaft. Lassen Sie sie nach Ihren Spalten ordnen.

1. Lücken suchen lassen. Verlangen Sie ausdrücklich eine Liste von Angaben, die fehlen oder unklar sind. Das ist der wertvollste Teil.

1. Lücken füllen. Fragen Sie nach beim Monteur, schauen Sie in den Plänen nach oder messen Sie. Erst danach ergänzen Sie die Liste.

1. Mengen selbst prüfen. Rechnen Sie wichtige Mengen nach, zum Beispiel Fläche mal Verbrauch pro Quadratmeter. Zuschläge für Verschnitt legen Sie nach Ihrer Erfahrung fest.

1. Lagerbestand abgleichen. Streichen Sie, was Sie bereits haben. Vergleichen Sie die Liste mit dem Auftrag, ob nichts fehlt.

1. Bestellen und Liste ablegen. Bestellen Sie und speichern Sie die Liste beim Auftrag. Beim nächsten ähnlichen Auftrag können Sie sie als Vorlage verwenden.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst einem kleinen Schweizer Handwerksbetrieb, aus Arbeitsnotizen eine Materialliste zu erstellen.

Auftrag (kurz, ohne Kundennamen): [z. B. Badezimmer-Sanierung, Wasserleitungen und Fliesen]

Meine Notizen:
[Notizen einfügen]

Erstelle eine Tabelle mit den Spalten:
Position | Bezeichnung | Typ / Grösse | Menge | Einheit | Bemerkung

Danach zwei Listen:
A) «Fehlende Angaben»: alles, was für die Bestellung noch geklärt werden muss (z. B. Durchmesser, Menge, Farbe, Typ).
B) «Rückfragen»: Fragen, die ich dem Monteur oder dem Kunden stellen sollte.

Regeln:
- Verwende nur Angaben aus meinen Notizen. Erfinde keine Mengen, Typen oder Artikelnummern.
- Wenn eine Angabe fehlt, schreibe in die Zelle «[fehlt]».
- Rechne keine Mengen aus, ausser ich gebe dir die Masse und die Formel.
- Behalte meine Einheiten bei und kennzeichne unklare Einheiten.

Passen Sie Spalten und Regeln an Ihren Betrieb an. Wenn Sie Zuschlagsregeln haben, geben Sie sie mit der Formel an, aber rechnen Sie das Ergebnis selbst nach.

Die Tabelle ist ein erfundenes Beispiel. Eine Liste mit vielen «[fehlt]» ist nicht schlecht, sondern ehrlich.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Angaben: Die KI ergänzt gern «übliche» Grössen oder Mengen. Das kann zu Fehlbestellungen führen. Verlangen Sie «[fehlt]» und prüfen Sie, ob nichts dazuerfunden wurde.
• Rechnen: Bei Mengen, Flächen und Zuschlägen verrechnen sich Sprachmodelle. Rechnen Sie mit dem Taschenrechner nach. Mehr zur Plausibilität: Materialmengen plausibilisieren.
• Unterschiedliche Einheiten: Meter, Laufmeter, Quadratmeter und Stück werden leicht verwechselt. Achten Sie in der Liste besonders darauf.
• Technische Eignung: Ob ein Material für den Zweck passt, entscheidet die Fachperson. Die KI kann Normen und Herstellerangaben nicht zuverlässig beurteilen.
• Kundendaten: Verwenden Sie in den Notizen für die KI keine Namen und Adressen.
• Aktualität: Preise und Verfügbarkeit stehen im Katalog Ihres Lieferanten, nicht in der KI-Antwort.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Heizungsmonteur aus Langenthal schickt seiner Büro-Mitarbeiterin am Abend eine Sprachnotiz: «Radiator tauschen im ersten Stock, zwei Ventile, Rohr bis zum Verteiler, Dämmung, Kleinmaterial.» Sie tippt die Notiz ab und lässt die KI eine Tabelle bauen.

Die KI liefert vier Positionen und unter «Fehlende Angaben»: Radiatortyp und Anschlussmass, Ventiltyp, Rohrdurchmesser und Länge, Dämmstärke. Sie ruft den Monteur an und erhält die Angaben. Die Menge Rohr überprüft sie anhand der Skizze. Dann bestellt sie, und am nächsten Morgen ist alles auf dem Lieferwagen. Früher fehlte regelmässig ein Teil, jetzt klären sie die Lücken vor der Bestellung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer KI für wiederkehrende Aufgaben nutzen will, braucht klare Aufträge. Im Kurs Prompt Engineering von absofort lernen Sie, Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat festzulegen, Beispiele zur Steuerung einzusetzen und komplexe Aufgaben schrittweise zu bearbeiten. Sie erarbeiten ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, zum Beispiel Ihre Materialliste.

Der Kurs ist online, braucht keine Programmierkenntnisse und endet mit einem Zertifikat. Die fachliche Auswahl des Materials bleibt Ihre Aufgabe.

Häufige Fragen

Kann die KI auch den Preis der Materialliste berechnen?

Preise ändern sich und stehen in Ihren Katalogen. Lassen Sie die KI höchstens eine Tabelle mit leeren Preisspalten vorbereiten und tragen Sie die Zahlen selbst ein.

Wie lang darf die Liste sein?

Bei sehr langen Listen teilen Sie nach Arbeitsbereichen auf, damit nichts abgeschnitten wird. Lassen Sie am Ende die Anzahl der Positionen angeben und vergleichen Sie sie mit Ihren Notizen.

Eignet sich das auch für Holzzuschnitte?

Teilweise. Bei Massen und Zuschnitten sind die Anforderungen höher, siehe Zuschnittliste mit KI vorbereiten.

Wo speichere ich die Listen?

Am besten beim Auftrag, in einem Ordner je Baustelle. Vorlagen für typische Arbeiten legen Sie separat ab und passen sie bei Bedarf an.