Erfahrungswissen im Handwerk mit KI festhalten

Das Problem

Hansruedi arbeitet seit 38 Jahren im Betrieb. Er weiss, warum man bei Altbauten in dieser Strasse die Leitungen zuerst prüft, welcher Lieferant bei Sonderwünschen hilft und wie man den Kunden in Gelterkinden am besten anspricht. Nichts davon steht irgendwo. In einem Jahr geht er in Pension.

Das passiert in vielen Handwerksbetrieben: Das wichtigste Wissen steckt in Köpfen und Händen. Es zeigt sich nicht in Handbüchern, sondern in Erfahrung, in kleinen Kniffen, in Gespür. Wenn die Person geht, geht das Wissen mit, und die Jüngeren machen Fehler, die vermeidbar gewesen wären.

Wissen zu sichern, kostet Zeit, und die Erfahrenen fühlen sich oft unwohl, wenn sie «ausgefragt» werden. Zudem ist vieles so selbstverständlich geworden, dass sie es nicht mehr benennen können. Mit Gesprächen, Fotos und KI-Hilfe beim Ordnen lässt sich viel retten. Diese Seite zeigt, wie Sie respektvoll und strukturiert vorgehen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sprechen Sie zuerst mit der Person. Erklären Sie, warum Sie das Wissen sichern möchten und dass es um Wertschätzung geht, nicht um Ersetzbarkeit. Klären Sie, was er bereit ist zu zeigen, und planen Sie Zeit dafür ein.

1. Legen Sie die Themen fest. Gemeinsam: Welche Aufgaben, Kundschaft, Lieferanten, Spezialfälle, Fehler und Tricks sind wichtig? Eine Liste mit fünf bis zehn Themen genügt für den Anfang.

1. Führen Sie kurze Gespräche. Pro Thema 30 bis 45 Minuten, am besten mit Beispielen aus echten Aufträgen. Fragen wie: «Wie gehst du vor? Was kann schiefgehen? Woran erkennst du das?» Folgen Sie seinen Erzählungen, notieren Sie Stichworte.

1. Nehmen Sie auf, aber nur mit Einverständnis. Eine Tonaufnahme erleichtert das spätere Ausarbeiten. Fragen Sie ausdrücklich, erklären Sie, wofür die Aufnahme verwendet wird und wer sie hört. Bewahren Sie sie geschützt auf.

1. Machen Sie Fotos und Videos von der Arbeit. Handgriffe, Werkzeuge, typische Situationen. Das zeigt, was Worte nicht fassen. Achten Sie auf Privatsphäre bei Baustellen. Siehe Baustellenfotos und Datenschutz.

1. Lassen Sie transkribieren und ordnen. Eine KI kann Aufnahmen in Text umwandeln und in Abschnitte gliedern. Verwenden Sie nur freigegebene Werkzeuge. Nutzen Sie die Vorlage unten.

1. Prüfen Sie jeden Text gemeinsam mit ihm. Er korrigiert, was falsch verstanden wurde, ergänzt, streicht. Die KI kann Fachbegriffe verwechseln oder Zusammenhänge verdrehen. Nur was er bestätigt, gilt.

1. Machen Sie das Wissen nutzbar. Als Merkblätter, Checklisten, Arbeitsanweisungen oder in einer einfachen Sammlung, die Lernende und Jüngere finden. Siehe Arbeitsanweisungen für Lernende und Betriebswissen festhalten. Planen Sie Gespräche zwischen ihm und Nachfolgern ein.

Planung der Wissenssicherung:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie sich Interviewfragen und eine Struktur entwerfen. Fügen Sie später nur Transkripte ein, die Sie verarbeiten dürfen, und lassen Sie Namen von Kunden weg:

Ich möchte das Erfahrungswissen eines langjährigen Mitarbeiters meines Handwerksbetriebs ([Gewerk]) vor seiner Pensionierung festhalten. Er hat Erfahrung in: [Themen, z. B. Altbausanierung, Kundengespräche, Spezialfälle].
Erstelle: 1. zehn offene Interviewfragen zu einem Thema ([Thema]), die Beispiele aus echten Aufträgen hervorlocken, 2. eine Gliederung, in die ich die Antworten später als Merkblatt ordne (Situation, Vorgehen, Worauf achten, Typische Fehler, Tipps), 3. eine Liste von Rückfragen, die ich dem Kollegen zum Gegenlesen stelle.
Formuliere respektvoll und einfach und erfinde keine fachlichen Inhalte. Weise darauf hin, dass alle Texte vom Kollegen bestätigt werden müssen.

Ersetzen Sie Gewerk, Themen und Thema. Verwenden Sie die Fragen im Gespräch und ordnen Sie die Antworten selbst.

Worauf Sie achten müssen

• Einverständnis und Persönlichkeitsrechte: Aufnahmen von Personen brauchen deren Zustimmung. Klären Sie Zweck, Aufbewahrung und Weitergabe. Das Datenschutzgesetz und das Persönlichkeitsrecht gelten auch im Betrieb, siehe Quelle des EDÖB.
• Das Wissen bestätigt der Experte: KI-Texte können Fachbegriffe verwechseln oder Zusammenhänge verdrehen. Nur Inhalte, die der Kollege geprüft hat, gehören in die Sammlung.
• Kundendaten schützen: Beispiele aus Aufträgen sollen ohne Namen und Adressen festgehalten werden. Geben Sie solche Daten nicht in unfreigegebene KI-Werkzeuge ein.
• Wertschätzung zeigen: Wer sein Wissen weitergibt, soll Anerkennung erhalten. Danken Sie, würdigen Sie die Leistung und planen Sie Zeit ein, nicht nebenbei.
• Nicht alles lässt sich schreiben: Gespür und Handgriffe lernt man am besten im gemeinsamen Arbeiten. Planen Sie Einsätze zusammen mit Jüngeren, nicht nur Papier.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Heizungsbauer in Liestal, 63 Jahre alt und seit 40 Jahren im Betrieb, geht in zwei Jahren in Pension. Sein Chef bittet ihn, vor allem das Wissen zu Altbau-Heizungen weiterzugeben.

Vorher gab es nur Gespräche am Rand. Nachher vereinbaren sie zwölf Termine à eine Stunde, der Chef stellt Fragen, der Kollege erzählt von Aufträgen. Mit seinem Einverständnis wird aufgenommen und mit KI-Hilfe transkribiert. Der Chef ordnet die Texte in Merkblätter, und der Kollege liest jede Seite gegen und korrigiert Fachbegriffe, die die KI falsch verstanden hat. Zwei jüngere Monteure begleiten ihn bei Einsätzen, und die Merkblätter dienen später in der Einarbeitung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Wissen im Betrieb strukturiert sichern und für digitale Werkzeuge nutzbar machen möchten, unterstützt die KI-Beratung von Alpasana: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren, einen Umsetzungsplan erstellen sowie digitale Workflows entwickeln und die Umsetzung dokumentieren. Projekte werden individuell offeriert.

Die fachlichen Inhalte Ihres Handwerks kennt Ihr Team besser als wir.

Häufige Fragen

Wie viel Zeit sollte ich einplanen?

Das hängt von der Menge des Wissens und der Zeit der Beteiligten ab. Beginnen Sie früh, am besten ein bis zwei Jahre vor dem Weggang, und planen Sie regelmässige, kurze Termine.

Was, wenn der Kollege nicht aufgenommen werden will?

Respektieren Sie das. Sie können mit Notizen und gemeinsamen Einsätzen arbeiten. Zwingen Sie niemanden zu Aufnahmen.

Gehört das Wissen dem Betrieb?

Das Know-how, das im Rahmen der Arbeit entstanden ist, nutzt der Betrieb. Aufnahmen und Bilder von Personen unterliegen aber dem Persönlichkeits- und Datenschutz. Klären Sie das offen und schriftlich.