Power Automate und KI: Angaben aus Dokumenten erkennen

Das Problem

Eine Garage in Wil erhält pro Woche rund 40 Lieferantenrechnungen und Servicebelege als PDF oder Foto. Frau Müller trägt Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag in eine SharePoint-Liste ein, die später für die Buchhaltung dient. Das ist monoton und fehleranfällig. Der Betrieb arbeitet mit Microsoft 365 und fragt, ob Power Automate das mit KI erledigen kann.

Microsoft bietet dafür KI-Bausteine unter dem Namen AI Builder an, mit denen sich Angaben aus standardisierten Dokumenten auslesen lassen, zum Beispiel aus Rechnungen. Der Flow reicht das Dokument an den Baustein weiter und erhält die erkannten Felder zurück.

Das spart Tipparbeit, ersetzt aber keine Kontrolle. Bei Geldbeträgen, Daten und Kontonummern sind Fehler teuer, und die Technik hat Lizenz-, Verfügbarkeits- und Datenschutzfragen, die vor dem Start geklärt werden müssen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Dokumentart wählen. Beginnen Sie mit einer einzigen, möglichst standardisierten Art, etwa Lieferantenrechnungen. Je einheitlicher die Dokumente, desto besser die Erkennung.

1. Felder bestimmen. Entscheiden Sie, welche Angaben Sie brauchen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, MWST, Brutto, Referenz. Weniger Felder, weniger Fehler.

1. Verfügbarkeit und Lizenz klären. AI Builder ist in vielen Tarifen nicht automatisch enthalten und verbraucht Kontingente («Credits»). Prüfen Sie Lizenz, Kosten und ob die Funktion in Ihrer Region verfügbar ist. Bezeichnungen und Angebot ändern sich laufend. Siehe Power Automate: Lizenz prüfen.

1. Datenschutz prüfen. Dokumente enthalten Geschäfts- und teils Personendaten. Klären Sie, wo Microsoft sie verarbeitet, welche Umgebung und Region gilt und wer Zugriff hat. Bei Unsicherheit fachlich beraten lassen.

1. Vorgefertigtes Modell oder eigenes Modell wählen. Für Rechnungen gibt es ein vorgefertigtes Modell. Für andere Dokumente lässt sich ein eigenes trainieren, mit mehreren Beispielen. Das ist aufwendiger.

1. Flow bauen. Auslöser: neue Datei in einem Ordner oder neue Mail mit Anhang. Dann der KI-Baustein «Informationen aus Dokumenten extrahieren». Anschliessend schreibt der Flow die erkannten Werte in die Liste.

1. Zuverlässigkeit nutzen. Der Baustein liefert zu den Feldern oft einen Zuverlässigkeitswert. Legen Sie einen Grenzwert fest: Felder darunter gehen zur Prüfung, nicht automatisch weiter. Siehe Power Automate: Bedingungen.

1. Genehmigung einbauen. Eine Person kontrolliert die Angaben, bevor sie weiterverwendet werden, zum Beispiel über eine Genehmigung. Siehe Genehmigungen mit Power Automate.

1. Mit echten Beispielen testen. Prüfen Sie 30 Dokumente (anonymisiert, soweit möglich), zählen Sie Fehler pro Feld und passen Sie Grenzwerte an. Erst dann starten Sie den Betrieb.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt bereiten Sie das Testprotokoll und die Prüfregeln vor. Verwenden Sie keine echten Rechnungsdaten.

Wir möchten in einem [Branche]-Betrieb in der Schweiz mit Power Automate und dem KI-Baustein AI Builder Angaben aus
[Dokumentart, z. B. Lieferantenrechnungen] auslesen. Felder: [Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto, MWST, Brutto].
Erstelle: 1. ein Testprotokoll als Tabelle (Dokument Nr., Feld, erkannter Wert, richtiger Wert, richtig ja/nein, Zuverlässigkeitswert),
2. Prüfregeln für Plausibilität (z. B. Netto plus MWST gleich Brutto, Datum nicht in der Zukunft, Rechnungsnummer nicht doppelt),
3. Vorschläge für Grenzwerte der Zuverlässigkeit und was bei Unterschreitung geschieht,
4. Fragen an Microsoft oder den Lizenzpartner zu Lizenz, Verfügbarkeit, Verarbeitungsort und Aufbewahrung.
Weise darauf hin, dass Bezeichnungen und Funktionen sich ändern können, und nenne keine Preise.

Ersetzen Sie Branche, Dokumentart und Felder. Die Fragen an den Anbieter sollten Sie schriftlich beantwortet bekommen.

Worauf Sie achten müssen

• Fehler bei Zahlen sind teuer: Auch bei hoher Zuverlässigkeit kommen Fehler vor. Prüfen Sie Beträge, Kontonummern und Daten, bevor sie weiterverwendet oder bezahlt werden.
• Standarddokumente funktionieren besser: Ungewöhnliche Layouts, Handschrift oder schlechte Fotos senken die Trefferquote.
• Lizenz und Kosten: Der Verbrauch hängt von der Zahl der Dokumente und Seiten ab. Rechnen Sie mit Kontingenten und prüfen Sie die Bedingungen.
• Datenschutz: Dokumente werden bei Microsoft in einer Umgebung verarbeitet. Klären Sie Region, Zugriff und Aufbewahrung, siehe die Grundsätze des Schweizer Datenschutzgesetzes. Bei besonders schützenswerten Daten holen Sie fachlichen Rat.
• Verfügbarkeit ändert sich: Funktionen werden erweitert, umbenannt oder ersetzt. Prüfen Sie den aktuellen Stand in der Dokumentation.
• Rechnungsbetrug: Eine Automatik prüft keine Echtheit. Siehe Warnzeichen bei Rechnungsbetrug.
• Alternative: Je nach Anforderung können andere Werkzeuge besser passen, siehe Rechnungsdaten mit Make oder n8n und KI für PDF.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Garage in Wil testet den Rechnungs-Baustein mit 30 Lieferantenrechnungen. Frau Müller vergleicht die erkannten Felder mit den Originalen. Lieferant und Rechnungsnummer stimmen fast immer, bei vier Rechnungen weicht der MWST-Betrag ab, bei zwei Fotos mit Schatten werden Daten falsch gelesen.

Vorher: Eine Stunde Abtippen pro Tag. Nachher: Etwa 20 Minuten Kontrolle. Frau Müller richtet eine Regel ein: Felder mit niedriger Zuverlässigkeit und Rechnungen, bei denen Netto plus MWST nicht Brutto ergibt, gehen in eine Prüfliste. Fotos mit Schatten lässt sie neu erfassen. Die Lizenzfrage klärt der IT-Partner vorab, und die Datenverarbeitung wird in der Datenschutzdokumentation des Betriebs festgehalten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Dokumentenverarbeitung mit KI aufbauen möchten, kann Alpasana unterstützen. Die KI-Beratung und digitale Transformation umfasst Prozessaufnahme, KI-Potenzialanalyse, digitale Workflows und Automatisierungen, das Verbinden von Systemen und die Integration von KI-Agenten mit Pilot und Einsatzregeln. Die Umsetzung wird dokumentiert.

Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Muss ich dafür programmieren können?

Nein. AI Builder und Power Automate sind für den Einsatz ohne Programmierung gedacht. Für Lizenzen, Datenschutz und Tests brauchen Sie aber Planung und Unterstützung.

Kann ich auch handschriftliche Dokumente auslesen lassen?

Möglich, aber unzuverlässig. Rechnen Sie bei Handschrift mit vielen Fehlern und manueller Nacharbeit.

Was kostet das?

Das hängt von Lizenz und Verbrauch ab und ändert sich. Fragen Sie Ihren Lizenzpartner und rechnen Sie Dokumente pro Monat gegen die Kontingente.