Power Automate: Eine Genehmigung im Team einrichten

Das Problem

Ein Ferienantrag, eine Bestellung, eine Rechnungsfreigabe: Solche Vorgänge brauchen die Zustimmung einer Person. Im Alltag laufen sie oft per E-Mail. «Bitte prüfen», «Okay von mir», «Hast du das gesehen?». Am Ende weiss niemand, wer wann was freigegeben hat, und Anfragen bleiben liegen.

Ein digitaler Freigabeprozess schafft Ordnung. Die antragstellende Person füllt ein Formular aus, die zuständige Person erhält eine Anfrage mit zwei Knöpfen («Genehmigen», «Ablehnen»), und das Ergebnis wird festgehalten. Wer wartet, sieht den Status, und Verantwortliche haben einen klaren Auftrag.

Power Automate bietet dafür Genehmigungsfunktionen. Der Teufel liegt aber im Detail: Wer genehmigt? Was, wenn jemand abwesend ist? Und was passiert nach der Entscheidung? Dieser Ablauf klärt das. Menübezeichnungen können abweichen (Stand Oktober 2026).

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Prozess in Worten beschreiben. Wer beantragt was, wer genehmigt, was passiert bei Zustimmung, was bei Ablehnung? Zeichnen Sie den Ablauf mit drei bis fünf Kästchen auf.

1. Verantwortliche festlegen. Bestimmen Sie die genehmigende Person und eine Stellvertretung. Schreiben Sie auf, bis wann eine Antwort erwartet wird.

1. Erfassung wählen. Wie kommt der Antrag in den Flow? Über Microsoft Forms, eine SharePoint-Liste oder eine E-Mail. Für den Anfang eignet sich ein Formular mit wenigen Feldern.

1. Flow erstellen. Starten Sie mit einem Flow, der auf einen neuen Antrag reagiert (Auslöser). Fügen Sie die Aktion «Genehmigung starten und warten» (Approvals) hinzu.

1. Genehmigung einrichten. Wählen Sie die Art («Genehmigen/Ablehnen, erste Antwort» oder «Alle müssen zustimmen»), tragen Sie die zuständigen Personen, den Titel und die Details ein. Geben Sie in den Details alle Angaben, die für die Entscheidung nötig sind.

1. Auf das Ergebnis reagieren. Fügen Sie eine Bedingung hinzu: Wenn «Genehmigt», dann zum Beispiel eine Bestätigung an die antragstellende Person senden und den Status in der Liste auf «genehmigt» setzen. Wenn «Abgelehnt», dann eine Mitteilung mit Begründung. Hilfe: Power Automate: Bedingungen verständlich einrichten.

1. Mit Testanträgen prüfen. Reichen Sie einen Antrag ein, genehmigen Sie, reichen Sie einen zweiten ein, lehnen Sie ab. Prüfen Sie die E-Mails, Teams-Meldungen und den Status.

1. Sonderfälle testen. Was passiert bei Abwesenheit, bei einer sehr späten Antwort, bei einem Antrag mit fehlenden Angaben? Legen Sie fest, wer erinnert und wer entscheidet.

1. Verlauf und Verantwortung dokumentieren. Halten Sie fest, wer den Flow betreut und wo Entscheide archiviert werden. Siehe Power-Automate-Flow übergeben.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Steckbrief klären Sie den Freigabeprozess, bevor Sie ihn bauen:

Freigabeprozess: [Name, z. B. «Bestellfreigabe über CHF 500»]
Antragstellende: [Funktion]
Informationen im Antrag: [Felder, z. B. Lieferant, Betrag in CHF, Begründung, Beilage]
Genehmigende Person: [Funktion] Stellvertretung: [Funktion]
Art der Genehmigung: [eine Person / alle müssen zustimmen]
Antwortfrist: [z. B. 3 Arbeitstage] Erinnerung nach: [z. B. 2 Tagen]
Bei Genehmigung: [z. B. Bestellung auslösen, Antragsteller informieren]
Bei Ablehnung: [z. B. Antragsteller mit Begründung informieren]
Ablage der Entscheide: [Ort]
Datenschutz: [welche Personendaten, wer sieht sie]
Verantwortlich für den Flow: [Name]

Füllen Sie den Steckbrief gemeinsam mit den Beteiligten aus. Er ist zugleich Ihre Dokumentation.

Worauf Sie achten müssen

• Klare Zuständigkeit. Wenn unklar ist, wer genehmigt, hilft die schönste Automatisierung nichts. Legen Sie Rollen und Vertretungen schriftlich fest.
• Abwesenheiten. Ohne Vertretung bleiben Anfragen liegen. Planen Sie Erinnerungen und Eskalation. Siehe Automatische Abläufe mit menschlicher Freigabe einrichten.
• Datenschutz. Anträge enthalten oft Personendaten, zum Beispiel bei Ferien oder Spesen. Beschränken Sie den Zugriff auf Betroffene.
• Nachvollziehbarkeit. Bewahren Sie Entscheide mit Datum und Person auf, wenn das für Ihre Prüfung oder Revision relevant ist. Aufbewahrungsfristen klären Sie fachlich.
• Lizenz. Die Approvals-Funktion gehört zu Microsoft 365, andere Bausteine im Ablauf können eine Lizenz erfordern: Power Automate: Welche Lizenz brauche ich?.
• Kein Ersatz für Kompetenzregeln. Ein Flow setzt Ihre Unterschriftenregelung nicht um, er bildet sie nur ab. Beträge, Grenzen und Vier-Augen-Prinzip müssen vorher geregelt sein.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gemeinde im Seetal organisiert die Freigabe von Kleinbestellungen bis CHF 1000 bisher per E-Mail an die Abteilungsleitung.

Vorher: Anfragen gehen in Mailkaskaden unter, und bei der Revision fehlen Belege für Freigaben.

Nachher: Die Verwaltung führt ein Formular ein. Ein Flow schickt die Anfrage an die Abteilungsleitung, mit Vertretungsregelung und Erinnerung nach zwei Tagen. Genehmigung oder Ablehnung werden in einer SharePoint-Liste festgehalten, die Antragstellenden erhalten automatisch Bescheid. Über CHF 1000 gilt weiterhin der bisherige Weg mit Gemeinderat. Nach zwei Monaten Pilot wird der Ablauf angepasst.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Freigabeprozesse im Betrieb sinnvoll gestaltet werden, lässt sich mit der KI-Beratung und digitalen Transformation von Alpasana klären. Dazu gehören das Aufnehmen von Prozessen, die Verbesserung von Geschäftsprozessen sowie das Entwickeln digitaler Workflows und Automatisierungen mit dokumentierter Umsetzung. Projekte werden individuell offeriert. Die Bedienung von Microsoft-Produkten selbst wird dadurch nicht ersetzt, hier gelten die Angaben von Microsoft.

Häufige Fragen

Können mehrere Personen genehmigen?

Ja. Sie können einstellen, dass alle zustimmen müssen oder dass die erste Antwort genügt. Wählen Sie nach Ihrer Kompetenzregelung.

Müssen Genehmigende Power Automate selbst öffnen?

Nein. Sie erhalten eine Anfrage per E-Mail oder in Teams und entscheiden dort. Prüfen Sie, ob die Meldungen bei Ihrem Team ankommen.

Was, wenn niemand antwortet?

Planen Sie eine Frist mit Erinnerung und einen Eskalationsschritt, zum Beispiel an die Stellvertretung. Ein Flow wartet sonst unbegrenzt oder bis zu einer Zeitgrenze.

Ist die digitale Genehmigung rechtlich verbindlich?

Das hängt von der Art des Geschäfts und Ihren internen Regeln ab. Für rechtlich relevante Freigaben klären Sie die Anforderungen fachlich.