Mitarbeiterfotos mit KI optisch vereinheitlichen

Das Problem

Auf der Teamseite Ihrer Website sieht jedes Foto anders aus: Eine Person steht vor einer grauen Wand, eine andere im Garten, eine dritte vor dem Büroregal. Manche Bilder sind hell, andere dunkel, einzelne sind quer, andere hoch. Das wirkt unruhig und unprofessionell, obwohl die Menschen sympathisch sind.

Ein neues Fotoshooting mit allen ist aufwändig und teuer, besonders wenn Mitarbeitende in Aussenstellen, im Homeoffice oder nur teilzeitlich arbeiten. Hier können KI-Werkzeuge helfen: Sie stellen Personen frei, ersetzen den Hintergrund, gleichen Licht und Farben an und schneiden einheitlich zu.

Aber Vorsicht: Mitarbeiterfotos sind Personendaten und berühren das Recht am eigenen Bild. Die Bearbeitung darf Menschen nicht verändern oder verfälschen, und sie dürfen nicht unter Druck gesetzt werden. Mit einer klaren Absprache, einheitlichen Regeln und einem massvollen Einsatz gelingt ein stimmiges Ergebnis, das alle akzeptieren. Die rechtliche Beurteilung im Einzelfall überlassen Sie Fachpersonen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel und Stil festlegen. Entscheiden Sie: Welches Format (quadratisch, hoch), welcher Ausschnitt (Kopf und Schultern), welcher Hintergrund (neutral grau, Firmenfarbe, Büro unscharf)? Halten Sie die Regeln auf einer Seite fest.
2. Einwilligung einholen. Informieren Sie alle Betroffenen über Zweck, Verwendung (Website, Broschüre, Social Media), Bearbeitung und Dauer, und lassen Sie sich die Zustimmung schriftlich bestätigen. Eine Vorlage bietet Mitarbeiterfotos: Vorlage.
3. Ausgangsfotos sammeln. Bitten Sie um möglichst gute Bilder: scharf, Gesicht gut beleuchtet, genügend Auflösung. Wenn möglich, fotografieren Sie alle nach einer einfachen Anleitung neu (Fensterlicht, gerader Blick).
4. Originale sichern. Speichern Sie alle Originale unverändert und bearbeiten Sie Kopien.
5. Hintergrund vereinheitlichen. Stellen Sie Personen frei und setzen Sie den gewählten Hintergrund ein. Siehe Hintergrund austauschen. Prüfen Sie Haare und Kanten genau.
6. Licht und Farbe angleichen. Stimmen Sie Helligkeit, Kontrast und Farbtemperatur aufeinander ab. Siehe Zu dunkle Fotos aufhellen. Lassen Sie Hauttöne natürlich.
7. Einheitlich zuschneiden. Verwenden Sie für alle denselben Ausschnitt, die Augen etwa auf gleicher Höhe, gleicher Abstand zum Rand.
8. Mit der Person abstimmen. Zeigen Sie jedem das Ergebnis vor der Veröffentlichung. Bei Einwänden passen Sie an oder verwenden ein anderes Foto.
9. Dokumentieren und pflegen. Notieren Sie Datum, Verwendung und Zustimmung. Legen Sie fest, wie bei Austritt verfahren wird: Foto entfernen, Fristen beachten. Siehe auch die Datenschutz-Hinweise unten.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Text bitten Sie Mitarbeitende um passende Fotos und klären das Vorgehen:

Betreff: Einheitliche Teamfotos für unsere Website

Liebes Team
Wir möchten die Porträts auf unserer Website optisch angleichen. Dafür würden wir Ihre Fotos in Helligkeit, Farben und Hintergrund anpassen. Gesichtszüge, Körperform und Alter verändern wir nicht.
Bitte senden Sie uns ein gut beleuchtetes Foto (Kopf und Schultern, Blick in die Kamera, möglichst vor Fensterlicht, nicht im Gegenlicht), oder wir vereinbaren einen kurzen Fototermin.
Sie sehen Ihr bearbeitetes Foto vor der Veröffentlichung und können Änderungen verlangen oder das Foto ablehnen.
Verwendung: [Website, Broschüre, Social Media]. Aufbewahrung: [bis zum Austritt / bis auf Widerruf].
Bitte bestätigen Sie mit einer kurzen Antwort, dass Sie einverstanden sind. Sie können Ihre Zustimmung jederzeit widerrufen.
Freundliche Grüsse
[Name, Funktion]

Passen Sie Verwendung und Aufbewahrung an die tatsächlichen Verhältnisse an und lassen Sie die rechtlichen Texte prüfen.

Was angeglichen werden darf und was nicht

Worauf Sie achten müssen

• Rechtsgrundlagen. Fotos von Mitarbeitenden sind Personendaten. Das Datenschutzgesetz verlangt Zweckbindung, Verhältnismässigkeit und angemessene Information. Zusätzlich schützt das Persönlichkeitsrecht das Recht am eigenen Bild. Die Beurteilung im Einzelfall, etwa zur Freiwilligkeit der Einwilligung im Arbeitsverhältnis, holen Sie von Fachpersonen.
• Freiwilligkeit. Im Arbeitsverhältnis besteht ein Abhängigkeitsverhältnis. Niemand darf zur Teilnahme gedrängt werden.
• Widerruf und Austritt. Regeln Sie, was geschieht, wenn jemand die Zustimmung zurückzieht oder den Betrieb verlässt.
• Online-Werkzeuge. Gesichtsfotos in KI-Dienste hochzuladen, bedeutet Datenweitergabe. Prüfen Sie Verarbeitungsort und Bedingungen, oder nutzen Sie lokale Software. Siehe KI-Fotos von Personen: Einwilligung.
• Keine Täuschung. Verändern Sie das Aussehen nicht über das Angleichen von Licht und Hintergrund hinaus. Siehe Porträts natürlich retuschieren.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Ingenieurbüro in Aarau mit 18 Mitarbeitenden lässt die Teamseite erneuern. Die Assistentin der Geschäftsleitung, Frau Zehnder, sammelt Fotos aus verschiedenen Quellen.

Vorher: Neun Hintergründe, vier Helligkeiten, drei Formate. Nachher: Sie beschreibt ein einfaches Vorgehen, holt von allen die Einwilligung ein und fotografiert vier Personen in einer Pause neu. Sie vereinheitlicht Hintergrund und Licht, schneidet gleich zu und zeigt jedem das Resultat. Zwei Personen bitten um ein anderes Foto, was sie sofort tut. Die Teamseite wirkt nun einheitlich.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Bildbearbeitung, Datenschutz und Einsatzregeln im Betrieb aufeinander abstimmen möchten, hilft die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort: Schweizer Praxisbezug und Datenschutz sind Lerninhalte, ebenso der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten. Praktische Bildaufgaben finden Sie in den Kursen KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben.

Häufige Fragen

Brauche ich für jedes Foto eine schriftliche Einwilligung?

Empfehlenswert ist sie, damit Zweck, Verwendung und Dauer geklärt sind. Die Einzelheiten hängen vom Fall ab; bei Unsicherheit fragen Sie eine Fachperson.

Was tun, wenn jemand sein Foto nicht möchte?

Respektieren Sie das. Verwenden Sie stattdessen ein Platzhalterbild oder nur den Namen und die Funktion.

Darf ich den Hintergrund durch das Büro ersetzen?

Ja, wenn die Personen zustimmen und das Bild nicht täuscht. Ein neutraler Hintergrund ist am unkompliziertesten.

Wie lange darf ich Fotos aufbewahren?

So lange, wie der Zweck besteht. Legen Sie Fristen fest und entfernen Sie Fotos nach dem Austritt, soweit keine anderen Gründe bestehen.