Wie finde ich mit Copilot eine bestimmte E-Mail?

Das Problem

Sie wissen genau: Vor ein paar Wochen hat Ihnen jemand die neuen Konditionen geschickt. Wer war es? Ein Lieferant, glaube ich, oder die Treuhänderin. Betreff? Keine Ahnung. Die normale Suche nach «Konditionen» liefert 140 Treffer, die meisten nutzlos.

Die klassische Outlook-Suche arbeitet mit Wörtern: Sie findet, was genau so im Text oder Betreff steht. Wenn Sie das Wort nicht kennen, das der Absender verwendet hat, findet sie nichts. Dabei haben Sie meist mehr Hinweise im Kopf: ungefähr wann, grob von wem, worum es ging, ob es einen Anhang gab.

Copilot kann mit solchen Beschreibungen arbeiten. Man fragt in normalen Sätzen, und er sucht im Postfach nach passenden Nachrichten, soweit er darauf zugreifen darf. Das klappt nicht immer, und Sie sollten das Ergebnis immer selbst nachprüfen. Funktionen und Verfügbarkeit hängen von Lizenz und Version ab; Stand Oktober 2026.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Hinweise sammeln. Notieren Sie, was Sie sicher oder ungefähr wissen: Absender oder Firma, Zeitraum (ungefähr), Thema, Wörter, die vorkamen, Anhang ja oder nein, ob Sie geantwortet haben.

1. Zuerst die normale Suche mit Filtern versuchen. Outlook bietet Filter wie Absender, Betreff, Datum und «mit Anhang». Das ist oft schneller und zuverlässig. Probieren Sie es zuerst mit den Angaben, die Sie sicher wissen.

1. Copilot fragen. Falls Ihnen Copilot zur Verfügung steht, öffnen Sie ihn und beschreiben Sie die gesuchte Nachricht in einem Satz. Nutzen Sie die Vorlage unten.

1. Treffer prüfen. Copilot nennt eine oder mehrere Nachrichten mit Absender und Datum. Öffnen Sie jede selbst und lesen Sie nach. Verlassen Sie sich nicht auf die Wiedergabe in der Antwort.

1. Beschreibung verändern. Findet sich nichts, probieren Sie andere Formulierungen: anderer Zeitraum, anderer Begriff, nur Absender.

1. Andere Orte bedenken. Die Nachricht kann in einem anderen Ordner, in einem freigegebenen Postfach, im Archiv oder bei einer Kollegin liegen. Auch Spam- oder Papierkorbordner prüfen.

1. Fundstelle sichern. Haben Sie die Mail gefunden, verschieben Sie sie in den passenden Ordner oder markieren Sie sie, damit Sie nicht erneut suchen müssen.

1. Bei Misserfolg Hilfe holen. Fragen Sie die IT, ob das Postfach archiviert wird und wie lange Nachrichten aufbewahrt werden.

Vorlage zum Kopieren

Suche in meinem Postfach nach einer E-Mail mit diesen Merkmalen und nenne mir die passendsten Nachrichten mit Absender, Datum und Betreff. Erfinde keine Nachrichten. Wenn du nichts Passendes findest, sage es.

Absender oder Firma (ungefähr): [z. B. Treuhandbüro Meier oder Lieferant Müller AG]
Zeitraum: [z. B. zwischen Mitte September und Mitte Oktober 2026]
Thema: [z. B. neue Preise für das nächste Jahr]
Weitere Hinweise: [z. B. mit PDF im Anhang, ich habe darauf nicht geantwortet]

Gib maximal [5] Treffer aus, geordnet nach Passgenauigkeit, und schreibe zu jedem in einem Satz, warum er passen könnte.

Ersetzen Sie die Klammern durch Ihre Angaben. Lassen Sie Zeilen weg, die Sie nicht wissen.

Worauf Sie achten müssen

• Treffer können falsch sein. Copilot kann ähnliche Nachrichten verwechseln oder Inhalte falsch wiedergeben. Öffnen Sie das Original.
• Unvollständige Suche. Nicht alles wird gefunden. Fehlt ein Treffer, heisst das nicht, dass die Mail nicht existiert.
• Zugriffsrechte. Copilot zeigt nur, worauf Sie Zugriff haben. Freigegebene oder fremde Postfächer sind nur nach Einstellung einbezogen. Siehe Copilot und Dateizugriff.
• Datenschutz. Auch beim Suchen werden Postfachinhalte verarbeitet. Klären Sie bei sensiblen Postfächern die Vorgaben Ihrer Firma.
• Kein Beweismittel. Für Rechtsstreitigkeiten oder Nachweise nutzen Sie die Originalnachricht, nicht Copilots Zusammenfassung.
• Quellen prüfen. Mehr dazu: Copilot-Antworten mit Quellen prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Herr T., Bauleiter bei einer Firma im Fricktal, sucht eine Mail mit den bestätigten Lieferterminen für Fenster. Er erinnert sich weder an den Absender noch an den Betreff, nur an «Mitte September» und ein PDF mit Tabelle. Die normale Suche nach «Fenster» liefert Dutzende Treffer.

Er beschreibt Copilot die Mail und erhält drei Vorschläge. Der zweite passt: eine Nachricht des Fensterbauers mit Lieferplan als PDF. Er öffnet sie, vergleicht die Termine mit seinem Kalender und verschiebt die Nachricht in den Projektordner. Dass Copilot die Termine in der Zusammenfassung falsch wiedergegeben hatte, merkt er nur, weil er das PDF selbst liest.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie E-Mails nicht nur per Stichwort, sondern mit KI-Unterstützung bearbeiten möchten, bietet der Kurs KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben bei absofort Praxisaufgaben zu Bürokommunikation und Copilot. Für Archivierung und Zugriffsrechte Ihres Postfachs ist Ihre IT zuständig.

Häufige Fragen

Findet Copilot auch alte E-Mails?

Das hängt von Einstellungen, Archivierung und Version ab. Rechnen Sie nicht damit, dass alles gefunden wird. Die normale Suche bleibt eine gute Ergänzung.

Sieht Copilot die Postfächer anderer Personen?

Nur, wenn Sie darauf Zugriff haben und die Einstellungen es erlauben. Fragen Sie Ihre IT, wenn Sie Unsicherheit haben.

Warum nennt Copilot eine Mail, die gar nicht passt?

Die Suche beruht auf Ähnlichkeit von Inhalten, nicht auf exakten Wörtern. Das führt manchmal zu unpassenden Treffern. Prüfen Sie und verfeinern Sie die Beschreibung.

Brauche ich dafür eine Lizenz?

Für Copilot im Postfach ist meist eine Lizenz nötig. Ohne sie nutzen Sie die Outlook-Suche mit Filtern. Siehe Copilot in Outlook funktioniert nicht.