Wie fasst Copilot einen langen E-Mail-Verlauf zusammen?

Das Problem

Sie kommen aus den Ferien zurück. Im Posteingang liegt ein Verlauf mit 38 Nachrichten, in denen vier Personen über eine Offerte, eine Lieferfrist und eine Preisänderung diskutieren. Jeder Absatz zitiert den vorherigen, und die entscheidende Information steckt irgendwo in der Mitte.

Alles von oben nach unten zu lesen, kostet eine halbe Stunde oder mehr. Wer den Verlauf nur überfliegt, übersieht leicht einen Beschluss, eine neue Frist oder eine Frage, die noch an Sie gerichtet ist.

Hier kann Copilot helfen. Copilot ist der KI-Assistent von Microsoft, der in Outlook, Word und anderen Microsoft-Programmen eingebaut sein kann. Er liest den Verlauf und fasst ihn in wenigen Sätzen zusammen. Das ersetzt das Lesen nicht in jedem Fall, aber es sagt Ihnen schnell, worum es geht und wo Sie genauer hinschauen müssen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Voraussetzung klären: Copilot muss für Ihr Konto freigeschaltet sein. Das hängt von der Lizenz Ihres Betriebs ab. Ob es bei Ihnen fehlt, klärt Copilot in Outlook nicht verfügbar.
2. Verlauf öffnen: Klicken Sie in Outlook auf die E-Mail mit dem langen Verlauf, sodass sie im Lesebereich oder in einem eigenen Fenster geöffnet ist.
3. Zusammenfassung starten: Bei langen Verläufen erscheint oben meist eine Schaltfläche mit dem Copilot-Symbol, oft beschriftet mit «Zusammenfassen». Je nach Outlook-Version sieht sie leicht anders aus. Klicken Sie darauf.
4. Ergebnis lesen: Copilot zeigt eine kurze Zusammenfassung. Oft sind die Aussagen mit Nummern versehen, die auf die Stelle im Verlauf verweisen.
5. Quellen anklicken: Springen Sie über diese Verweise zu den Originalstellen, besonders bei Zahlen, Terminen und Zusagen.
6. Gezielt nachfragen: Wenn Sie Copilot im Chat-Fenster nutzen können, fragen Sie nach: «Welche Fragen sind noch offen?» oder «Wer hat welche Aufgabe übernommen?»
7. Eigene Notiz machen: Schreiben Sie sich die zwei, drei wichtigsten Punkte in Ihren eigenen Worten auf. So merken Sie, ob Sie den Stand wirklich verstanden haben.
8. Erst dann antworten: Beantworten Sie den Verlauf erst, wenn die wichtigsten Angaben im Original bestätigt sind.

Vorlage zum Kopieren

Wenn Sie Copilot Chat in Outlook haben und den Verlauf damit auswerten können, hilft ein klarer Auftrag. Der Auftrag lenkt die Zusammenfassung auf das, was Sie wirklich brauchen:

Fasse diesen E-Mail-Verlauf für mich zusammen. Ich war [Zeitraum, z. B. zwei Wochen] abwesend.
1. Worum geht es in maximal drei Sätzen?
2. Was wurde bereits entschieden (mit Datum und Person)?
3. Welche Fragen sind noch offen?
4. Was wird von mir erwartet und bis wann?
5. Gab es Widersprüche oder Änderungen bei Terminen, Preisen oder Mengen?
Nenne bei jeder Aussage die Nachricht, aus der sie stammt. Schreibe «nicht erkennbar», wenn etwas im Verlauf nicht steht.

Passen Sie den Zeitraum und die Punkte an Ihre Situation an. Wenn Sie nur den Gesprächsstand brauchen, streichen Sie die Fragen 4 und 5.

Worauf Sie achten müssen

• Fehler sind möglich. Copilot kann Zusagen falsch zuordnen oder eine spätere Änderung übersehen. Je länger und verwirrender der Verlauf, desto eher passiert das.
• Zahlen und Fristen nachprüfen. Öffnen Sie die verlinkte Stelle und vergleichen Sie. Das dauert Sekunden.
• Ironie und Zwischentöne erkennt die KI nicht zuverlässig. Eine heikle Kundenbeschwerde lesen Sie besser selbst.
• Anhänge werden je nach Version nicht oder nur teilweise berücksichtigt. Fragen Sie nicht darauf, was nur in einem PDF steht, ohne es zu prüfen.
• Datenschutz im Betrieb: Copilot im Geschäftskonto arbeitet innerhalb Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Die Regeln dazu legt Ihr Betrieb fest. Näheres zu den Daten finden Sie unter Copilot und Datenschutz im Büro.
• Verlauf mit Dritten: Leiten Sie die KI-Zusammenfassung nicht ungeprüft an Kundinnen oder Kunden weiter.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Brunner führt das Sekretariat einer Metallbau-Firma in Olten. Nach zwei Wochen Abwesenheit findet sie einen Verlauf mit rund 30 Nachrichten zur Lieferung von Stahlträgern für ein Bauprojekt.

Vorher: Sie würde 25 Minuten lesen und wäre trotzdem unsicher, ob der Liefertermin noch gilt.

Nachher: Sie lässt Copilot den Verlauf zusammenfassen. Die Übersicht nennt den neuen Liefertermin und eine offene Frage zur Rechnungsadresse. Frau Brunner klickt auf den Verweis zum Liefertermin, sieht die ursprüngliche Nachricht und bestätigt: stimmt. Die offene Frage beantwortet sie sofort. Nach etwa fünf Minuten ist sie im Bild.

Wie Sie aus den offenen Punkten gleich Aufgaben machen, zeigt Copilot: Aufgaben aus E-Mails ableiten.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Copilot im Büroalltag sicher einsetzen will, übt das am besten an echten Aufgaben. Die KI-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort decken Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Copilot ab. Sie arbeiten mit Praxisaufgaben und einem KI-Lerncoach, mit verifizierbarem Abschluss.

Für Ihren Betrieb heisst das: Ihre Mitarbeitenden lernen nicht nur, wo der Knopf ist, sondern auch, wann sie dem Ergebnis nicht trauen sollten.

Häufige Fragen

Sieht Copilot auch ältere Nachrichten im Verlauf?

In der Regel wird der gesamte Verlauf berücksichtigt, der in der geöffneten E-Mail enthalten ist. Wurde ein Teil des Verlaufs gelöscht oder fehlt er in den zitierten Nachrichten, kann Copilot ihn nicht kennen.

Kann ich die Zusammenfassung auf Deutsch bekommen, wenn der Verlauf englisch ist?

Meist ja. Schreiben Sie im Chat ausdrücklich: «Fasse auf Deutsch zusammen.» Prüfen Sie Fachbegriffe, denn bei Verträgen und technischen Texten kann die Übersetzung ungenau sein.

Wird mein Verlauf an Microsoft für das Training verwendet?

Das richtet sich nach den Bedingungen Ihrer Lizenz. Klären Sie das mit Ihrer IT oder Ihrem Microsoft-Partner und halten Sie es in Ihrer KI-Regel fest.

Was tun, wenn die Zusammenfassung schlicht falsch ist?

Lesen Sie den Verlauf dann selbst und formulieren Sie die Frage genauer. Falls es häufig vorkommt, ist der Verlauf vielleicht zu unübersichtlich, und ein kurzer Anruf klärt schneller.