Weniger Sitzungen: Mit KI passende Alternativen finden

Das Problem

Ihr Kalender ist voll: Montag Teamsitzung, Dienstag Projektrunde, Mittwoch Abteilungsleiterrunde, Donnerstag Kundenreview, Freitag Wochenabschluss. Dazwischen kurze Abstimmungen, Videokonferenzen, Rückfragen. Wenn Sie ehrlich sind, merken Sie, dass in manchen Sitzungen nur Informationen ausgetauscht werden, die auch in einer Mail stünden. In anderen sitzen Leute, die nichts beitragen müssen. Und die Arbeit, für die Sie eigentlich bezahlt werden, findet abends statt.

Zu viele Sitzungen kosten Zeit, Konzentration und Geld. Sie bremsen Entscheidungen, wenn alle auf den nächsten Termin warten, und sie zermürben Teams. Gleichzeitig sind Sitzungen nicht grundsätzlich schlecht: Für Entscheidungen, Konflikte, kreative Arbeit und Beziehungen sind sie oft unersetzlich.

Die Frage ist also nicht «Sitzungen ja oder nein», sondern «welche brauchen wir wirklich?» KI kann helfen, die Sitzungen zu analysieren und Alternativen zu formulieren. Die Entscheidung brauchen Menschen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie vorgehen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Erfassen Sie Ihre Sitzungen. Schreiben Sie alle regelmässigen Termine auf: Name, Rhythmus, Dauer, Teilnehmende, Zweck. Ihr Kalender oder die Kalender der Teilnehmenden liefern die Daten. Verwenden Sie dafür keine personenbezogenen Auswertungen einzelner Mitarbeitender; es geht um Sitzungen, nicht um Personen.

1. Beurteilen Sie jede Sitzung. Fragen Sie: Was ist der Zweck (informieren, entscheiden, Probleme lösen, Zusammenarbeit)? Was kommt dabei heraus? Wer muss wirklich dabei sein? Was würde passieren, wenn sie ausfiele? Notieren Sie die Antworten kurz; eine Tabelle genügt.

1. Lassen Sie die KI ordnen und Vorschläge machen. Geben Sie die Tabelle (ohne Namen von Personen) in ein freigegebenes Werkzeug und bitten Sie um Kategorien: «kann entfallen», «kann schriftlich», «kann kürzer», «kann in kleinerem Kreis», «bleibt». Verlangen Sie für jede Einstufung eine Begründung.

1. Prüfen Sie die Vorschläge im Team. Besprechen Sie sie mit den Betroffenen: Sehen sie es auch so? Gibt es Gründe, die die KI nicht kennt (Beziehungspflege, Regelungen, Kundenanforderungen)? Das Gespräch gehört dazu, denn Sitzungen haben oft unausgesprochene Funktionen.

1. Wählen Sie Alternativen. Statusupdates per Mail oder Tool mit festem Format, schriftliche Abstimmung bei einfachen Entscheiden, kurze Stehbesprechungen (Daily), gemeinsame Dokumente mit Kommentaren, Telefonat mit zwei Personen statt Sitzung mit zehn. Lassen Sie sich von der KI Vorlagen schreiben, etwa für ein Statusupdate.

1. Testen Sie über einige Wochen. Streichen oder ersetzen Sie eine Sitzung probeweise und beobachten Sie: Fehlt etwas? Gibt es Mehraufwand an anderer Stelle? Fragen Sie das Team nach Rückmeldung. Passen Sie an.

1. Verankern Sie neue Regeln. Zum Beispiel: Jede Sitzung hat Ziel, Agenda und Teilnehmerliste; ohne Agenda kein Termin; Sitzungen höchstens 45 Minuten; Information schriftlich, Diskussion in der Sitzung. Siehe Sitzungsagenda mit KI und Sitzungszeit planen.

Entscheidungshilfe: Sitzung oder Alternative?

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Geben Sie nur Sitzungsdaten ein, keine Namen von Personen.

Wir sind ein Schweizer Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden und wollen unsere Sitzungen überprüfen. Hier eine Liste unserer regelmässigen Sitzungen (ohne Namen): [Name der Sitzung, Rhythmus, Dauer, Anzahl Teilnehmende, Zweck, Ergebnis].
Erstelle: 1. eine Einstufung jeder Sitzung (bleibt / kann kürzer / kann in kleinerem Kreis / kann schriftlich ersetzt werden / kann entfallen) mit einer Begründung in einem Satz und der Angabe, welche Annahme dahintersteckt,
2. für jede Sitzung, die ersetzt werden könnte, eine Alternative mit einem konkreten Format (z. B. Statusupdate-Vorlage, schriftliche Abstimmung mit Frist),
3. eine einfache Rechnung: wie viele Personenstunden pro Monat ergeben sich vor und nach den Änderungen (nur aus den Angaben),
4. fünf Fragen, die wir im Team klären sollten, bevor wir etwas ändern.
Erfinde keine Angaben; markiere Annahmen mit [Annahme]. Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form.

Passen Sie die Liste an; je ehrlicher die Angaben zu Zweck und Ergebnis, desto brauchbarer die Einstufung.

Worauf Sie achten müssen

• Sitzungen haben versteckte Funktionen: Neben dem offiziellen Zweck dienen sie dem Austausch, der Zugehörigkeit und dem Gefühl, informiert zu sein. Wer sie ersatzlos streicht, kann Teams auseinanderreissen. Sprechen Sie mit den Betroffenen.
• Keine personenbezogene Auswertung: Werten Sie Sitzungen aus, nicht das Verhalten von Personen. Auswertungen, wer wie viele Sitzungen besucht oder spricht, sind heikel; siehe KI-Nutzung messen, ohne Mitarbeitende auszuspionieren.
• Alternativen brauchen Disziplin: Statusupdates funktionieren nur, wenn alle sie liefern und lesen. Schriftliche Abstimmungen brauchen Fristen und klare Regeln.
• KI-Einstufungen sind Vorschläge: Die KI kennt Ihre Kultur nicht und kann Zwecke falsch einschätzen. Prüfen Sie sie kritisch.
• Vertraulichkeit: Sitzungsthemen können sensibel sein. Verwenden Sie allgemeine Bezeichnungen und freigegebene Werkzeuge.
• Messen Sie Wirkung: Vergleichen Sie vorher und nachher Zeitaufwand und Zufriedenheit. Siehe auch Zeitfresser im Büro finden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller leitet die Administration eines Verbandssekretariats in Aarau und besucht neun regelmässige Sitzungen pro Woche, zusammen sechs Stunden. Sie vermutet, dass einige überflüssig sind, und erstellt eine Liste mit Zweck, Dauer und Ergebnis.

Die KI schlägt vor: Die Montags-Teamsitzung durch ein schriftliches Statusupdate zu ersetzen und nur 20 Minuten für Entscheide zu behalten, die Abteilungsrunde in kleinerem Kreis zu führen und die Freitagsrunde zu streichen. Im Gespräch mit dem Team zeigt sich, dass die Freitagsrunde für zwei Kolleginnen wichtig ist, weil sie sonst keinen Kontakt zum Vorstand haben. Man verkürzt sie auf 15 Minuten statt sie zu streichen. Nach acht Wochen spart das Team zwei Stunden pro Woche, und die Rückmeldungen sind positiv.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung von Alpasana unterstützt Sie dabei, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren, Vorhaben zu priorisieren und einen Umsetzungsplan zu erstellen. Auch digitale Workflows und die Verbesserung von Geschäftsprozessen gehören zum Angebot. Projekte werden individuell offeriert.

Für die Neugestaltung von Abstimmungs- und Informationsprozessen im Betrieb kann diese Begleitung Prozesse aufnehmen und einen Umsetzungsplan erarbeiten. Den Umfang klären Sie im Gespräch.

Häufige Fragen

Welche Sitzungen eignen sich am ehesten zum Ersetzen?

Reine Informationssitzungen und Routineabstimmungen. Wenn niemand etwas entscheiden oder diskutieren muss, genügt oft ein schriftliches Update.

Wie vermeide ich, dass die Alternative ignoriert wird?

Mit einem festen Format, einer Frist, einer klaren Zuständigkeit und der Erwartung, dass alle lesen. Besprechen Sie die Regeln im Team und prüfen Sie nach einigen Wochen.

Was, wenn Kunden oder Vorgesetzte auf Sitzungen bestehen?

Dann bereiten Sie diese besser vor und halten Sie sie kürzer. Erklären Sie, welche Zeit gewonnen wird, und bieten Sie Alternativen für den Rest an.