Urlaubsplanung im Team mit KI auf Engpässe prüfen

Das Problem

Im Juli stellen Sie plötzlich fest: Zwei von vier Mitarbeitenden im Verkauf sind gleichzeitig weg, und die dritte hat in der gleichen Woche einen Weiterbildungskurs. Niemand hat das gemerkt, weil die Ferien über Monate hinweg einzeln per E-Mail, mündlich oder auf einem Zettel angemeldet wurden.

Solche Engpässe sind in kleinen Teams besonders spürbar. Kundschaft wartet, Telefone bleiben unbeantwortet, und wer da ist, arbeitet am Anschlag. Kurzfristig Ferien zu verschieben, sorgt zudem für Ärger.

Das Problem ist selten böser Wille, sondern fehlende Übersicht. Genau dort kann eine KI helfen, wenn die Daten sauber vorliegen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie eine einfache Tabelle an, zum Beispiel in Excel. Pro Zeile eine Abwesenheit: Kürzel der Person, Funktion, von, bis, Art (Ferien, Kurs, Militär, Sonstiges).
2. Verwenden Sie Kürzel statt Namen. Für die KI reicht «MA1 – Verkauf». Wer hinter welchem Kürzel steckt, wissen nur Sie.
3. Legen Sie Mindestbesetzungen fest. Wie viele Personen braucht jede Funktion pro Woche mindestens? Zum Beispiel «Verkauf mindestens 2, Büro mindestens 1».
4. Notieren Sie Vertretungsregeln. Wer kann wen vertreten? Etwa «Büro kann Verkauf am Telefon vertreten, nicht im Laden».
5. Öffnen Sie einen KI-Chat und kopieren Sie Tabelle, Mindestbesetzung und Vertretungsregeln mit der Vorlage unten hinein.
6. Lassen Sie sich die kritischen Wochen auflisten mit Begründung: welche Funktion, wie viele fehlen, ob eine Vertretung möglich ist.
7. Prüfen Sie das Ergebnis stichprobenartig selbst. KI kann sich bei Datumsrechnungen irren, etwa bei Wochen über den Monatswechsel oder Feiertagen.
8. Besprechen Sie Lösungen mit dem Team. Nicht die KI entscheidet, wer verschieben muss, sondern Sie im Gespräch mit den Betroffenen.
9. Planen Sie die Übergaben. Für jede längere Abwesenheit braucht es eine kurze Übergabe; eine Vorlage bietet Übergabe-E-Mail vor den Ferien.

Ein Ausschnitt, wie die Tabelle aussehen kann:

Vorlage zum Kopieren

Ich plane die Ferien in einem kleinen Team. Prüfe die folgende Abwesenheitsliste auf Engpässe.

Abwesenheiten (Kürzel | Funktion | von | bis | Art):
[Tabelle hier einfügen]

Mindestbesetzung pro Arbeitstag:
[z. B. Verkauf: mindestens 2 Personen, Büro: mindestens 1 Person]

Vertretungsregeln:
[z. B. Büro kann Verkauf am Telefon vertreten, nicht im Laden]

Betriebsferien oder Feiertage im Zeitraum: [z. B. 1. August]

Bitte:
1. Liste alle Tage oder Wochen auf, an denen die Mindestbesetzung unterschritten wird, mit Funktion und Anzahl fehlender Personen.
2. Zeige, wo eine Vertretung die Lücke schliessen könnte.
3. Markiere Überschneidungen, die besonders kritisch sind.
4. Rechne die Daten sorgfältig und weise auf Stellen hin, an denen du unsicher bist.
Mache keine Vorschläge, wer seine Ferien verschieben soll.

Ersetzen Sie die Klammern durch Ihre Tabelle und Regeln; die Liste der kritischen Wochen dient als Grundlage für das Gespräch im Team.

Worauf Sie achten müssen

• Rechtlicher Rahmen. Nach dem Obligationenrecht haben Mitarbeitende Anspruch auf mindestens vier Wochen Ferien pro Jahr, bis zum vollendeten 20. Altersjahr auf fünf Wochen. Mindestens zwei Ferienwochen müssen zusammenhängen. Den Zeitpunkt bestimmt der Arbeitgeber, nimmt dabei aber Rücksicht auf die Wünsche der Mitarbeitenden. Für Details und Sonderfälle, etwa Gesamtarbeitsverträge, ziehen Sie eine Fachperson bei.
• Keine Gesundheitsdaten. Krankheitsabsenzen oder Gründe für Abwesenheiten haben in der KI-Tabelle nichts verloren. «Sonstiges» genügt.
• Datumsrechnungen prüfen. Sprachmodelle können sich bei Wochentagen, Monatswechseln oder Schaltjahren verrechnen. Prüfen Sie kritische Wochen im Kalender nach.
• Fairness beachten. Wenn immer dieselben Personen verzichten müssen, entsteht Unmut. Halten Sie fest, wer in welchem Jahr Vorrang hatte.
• Langfristig denken. Wiederkehrende Engpässe sind ein Hinweis, dass Personal oder Vertretungen fehlen. Mehr dazu unter Personalbestand mit KI planen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Velogeschäft in Basel mit fünf Mitarbeitenden hat im Sommer Hochsaison.

Vorher: Ferien werden auf einem Wandkalender im Pausenraum eingetragen. Im letzten Jahr waren in einer Juliwoche nur noch der Inhaber und ein Lernender im Laden, und die Werkstatt blieb drei Tage zu.

Nachher: Der Inhaber sammelt die Wünsche im Februar in einer Tabelle mit Kürzeln und lässt sie mit der Vorlage prüfen. Die KI meldet zwei kritische Wochen in der Werkstatt. Beim Nachrechnen bestätigt sich eine, die andere war ein Rechenfehler der KI über den Monatswechsel. Im Teamgespräch verschiebt ein Mechaniker freiwillig um eine Woche und erhält dafür im nächsten Jahr Vorrang.

So hilft Ihnen Alpasana

Die Kurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort behandeln unter anderem Excel, Datenverständnis und Projektmanagement mit KI. Sie lernen, Tabellen so vorzubereiten, dass eine KI sie zuverlässig auswerten kann, und Ergebnisse kritisch zu prüfen.

Ein KI-Lerncoach und Praxisaufgaben begleiten Sie, der Abschluss ist verifizierbar.

Häufige Fragen

Kann die KI direkt mit meinem Outlook-Kalender arbeiten?

Einige Assistenten, etwa Microsoft 365 Copilot mit Firmenlizenz, können auf Kalender zugreifen. Ob das in Ihrem Betrieb erlaubt und eingerichtet ist, klären Sie mit der zuständigen Person für Informatik. Eine einfache Tabelle funktioniert mit jedem KI-Chat.

Wie früh sollten Ferien geplant werden?

Viele Betriebe sammeln die Hauptferienwünsche zu Beginn des Jahres. So bleibt genug Zeit, Engpässe zu lösen, und Mitarbeitende können ihre Reisen sicher buchen.

Wie passt die Ferienplanung zum Dienstplan?

Beides hängt eng zusammen: Ferien legen fest, wer überhaupt verfügbar ist, der Dienstplan verteilt die Arbeit auf die Anwesenden. Wie Sie einen Dienstplan mit KI vorbereiten, zeigt Dienstplan mit KI erstellen.