Dienstplan mit KI vorbereiten: Verfügbarkeit berücksichtigen

Das Problem

Jeden Monat dasselbe Puzzle: Frau A. kann nur vormittags, Herr B. arbeitet 60 Prozent und will montags frei, die Studentin hat Prüfungen, und am Samstag braucht es drei Personen statt zwei. Sie schieben Namen auf einem Blatt hin und her, bis alles irgendwie passt, und dann meldet sich jemand krank.

Ein Dienstplan muss viele Bedingungen gleichzeitig erfüllen: Öffnungszeiten, Pensen, Wünsche, gesetzliche Ruhezeiten und eine faire Verteilung unbeliebter Schichten. Von Hand ist das zeitraubend und fehleranfällig.

Wer regelmässig Pläne erstellt, etwa in Gastronomie, Detailhandel, Pflege oder Reinigung, verliert dabei viele Stunden im Monat.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Definieren Sie die Schichten. Zum Beispiel «Früh 07:00–12:00», «Spät 12:00–18:30», «Samstag 08:00–16:00», jeweils mit benötigter Personenzahl.
2. Erfassen Sie die Verfügbarkeiten in einer Tabelle: Kürzel, Pensum in Stunden pro Woche, mögliche Tage und Zeiten, feste Abwesenheiten. Ferien übernehmen Sie aus der Urlaubsplanung im Team.
3. Verwenden Sie Kürzel statt Namen. «MA1, 24 h, Mo–Mi vormittags» genügt. Gründe für Einschränkungen, etwa Gesundheit, gehören nicht hinein.
4. Notieren Sie Ihre Regeln: Mindestruhezeit zwischen zwei Schichten, maximale Tage am Stück, Wunsch nach fairer Verteilung der Samstage.
5. Öffnen Sie einen KI-Chat und geben Sie alles mit der Vorlage unten ein. Bitten Sie um einen Plan als Tabelle und um eine Liste aller Regelverletzungen.
6. Prüfen Sie den Entwurf Zeile für Zeile. Stimmen die Stunden pro Person? Ist jede Schicht ausreichend besetzt? Gibt es zu kurze Pausen zwischen Spät- und Frühschicht?
7. Korrigieren Sie von Hand oder lassen Sie gezielt nachbessern, etwa: «MA3 hat zwei Samstage hintereinander, bitte tauschen.»
8. Geben Sie den Plan frühzeitig bekannt und legen Sie fest, wie Tauschwünsche gemeldet werden.

Typische Bedingungen, die Sie der KI mitgeben sollten:

Vorlage zum Kopieren

Erstelle einen Dienstplan-Entwurf für [Zeitraum, z. B. KW 10 bis KW 13] für einen kleinen Betrieb ([Branche]).

Schichten und Bedarf:
[z. B. Früh Mo–Fr 07:00–12:00: 2 Personen; Spät Mo–Fr 12:00–18:30: 2 Personen; Sa 08:00–16:00: 3 Personen]

Mitarbeitende (Kürzel | Wochenstunden | verfügbar | nicht verfügbar | Qualifikation):
[Tabelle einfügen]

Regeln:
- Zwischen zwei Einsätzen mindestens [11] Stunden Ruhezeit.
- Höchstens [5] Arbeitstage am Stück.
- Samstage möglichst gleichmässig verteilen.
- Pro Schicht mindestens eine Person mit [Qualifikation].

Gib den Plan als Tabelle aus (Tag | Schicht | eingeteilte Kürzel).
Erstelle danach eine Kontrollliste: Stunden pro Person im Vergleich zum Pensum, Anzahl Samstage pro Person und alle Stellen, an denen eine Regel nicht eingehalten werden konnte.

Passen Sie Zeitraum, Schichten und Regeln an; die Kontrollliste am Schluss ist Ihr wichtigstes Prüfwerkzeug.

Worauf Sie achten müssen

• Arbeitsgesetz. Das Schweizer Arbeitsgesetz regelt unter anderem wöchentliche Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten; die tägliche Ruhezeit beträgt grundsätzlich mindestens elf aufeinanderfolgende Stunden. Für manche Branchen und Betriebe gelten Sonderregeln oder Gesamtarbeitsverträge. Details unter Schichtplanung mit KI: Arbeitsrecht; im Einzelfall hilft eine Fachperson oder das kantonale Arbeitsinspektorat.
• KI rechnet nicht immer richtig. Sprachmodelle können Stunden falsch addieren oder Regeln übersehen, vor allem bei grossen Plänen. Kontrollieren Sie die Summen in Excel.
• Keine sensiblen Gründe. Warum jemand nicht verfügbar ist, etwa wegen Therapie oder Kinderbetreuung, braucht die KI nicht zu wissen.
• Fairness ist mehr als Zahlen. Auch wenn die Samstage rechnerisch gleich verteilt sind, können persönliche Situationen eine andere Lösung nahelegen. Das beurteilen Sie.
• Datenschutz. Ein Dienstplan mit Namen ist eine Personaldatenliste. Veröffentlichen Sie ihn nur intern.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Café in Aarau mit sieben Teilzeitangestellten erstellt jeden Monat den Dienstplan.

Vorher: Die Geschäftsführerin braucht dafür einen halben Sonntag. Trotzdem gibt es immer wieder Beschwerden, weil einzelne Mitarbeitende zu viele Wochenenden arbeiten.

Nachher: Sie pflegt eine Verfügbarkeitstabelle mit Kürzeln, in die das Team bis zum 15. des Vormonats seine Einschränkungen meldet. Mit der Vorlage lässt sie einen Entwurf und die Kontrollliste erstellen. Die KI teilt eine Person zweimal mit zu kurzer Ruhezeit ein, was die Kontrollliste anzeigt. Nach zwei Korrekturen ist der Plan fertig, die Wochenenden sind gleichmässiger verteilt, und die Planung dauert noch etwa eine Stunde.

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Häufige Fragen

Gibt es spezielle Dienstplan-Software mit KI?

Ja, verschiedene Anbieter von Personalplanungs-Software bieten automatische Planvorschläge an. Für kleine Teams reicht oft eine Tabelle mit einem KI-Chat. Bei grösseren Betrieben lohnt sich ein Vergleich, auch hinsichtlich Datenschutz und Serverstandort.

Was mache ich bei kurzfristigen Ausfällen?

Fragen Sie die KI mit dem aktuellen Plan und der Verfügbarkeitsliste, wer die Schicht unter Einhaltung der Regeln übernehmen könnte. Die Anfrage an die Person machen Sie selbst, persönlich oder telefonisch.

Wie teile ich den fertigen Plan mit dem Team?

Am besten über einen Kanal, den Ihr Betrieb ohnehin für interne Informationen nutzt, etwa ein gemeinsames Laufwerk, Teams oder einen Aushang im Pausenraum. Achten Sie darauf, dass nur das Team Zugriff hat. Halten Sie zudem fest, ab wann der Plan verbindlich ist und wie Änderungen mitgeteilt werden.

Wie gehe ich mit Gastronomie-Besonderheiten um?

In der Gastronomie gelten oft besondere Regeln aus dem Landes-Gesamtarbeitsvertrag. Branchenspezifische Hinweise finden Sie unter Dienstplan in der Gastronomie.