Dienstplan in der Gastronomie mit KI vorbereiten

Das Problem

Jeden Monat dasselbe: Die Geschäftsführerin sitzt mit Kalender, Notizzetteln und WhatsApp-Nachrichten da. Lisa kann am Mittwoch nicht, Marco möchte keinen Zimmerstunden-Dienst, die Aushilfe hat Prüfungen, und am Samstag ist eine Hochzeit gebucht. Daraus soll ein Plan werden, der fair ist und das Arbeitsrecht einhält.

Das kostet Stunden und Nerven. Und trotzdem passieren Fehler: zu kurze Ruhezeit zwischen Spät- und Frühdienst, ein Mitarbeiter mit zu vielen Wochenenden, eine Lücke am Sonntagmittag.

Eine KI kann diesen Knoten nicht allein lösen. Sie kann aber aus klar erfassten Angaben einen ersten Entwurf erstellen und auf Konflikte hinweisen. Das Ordnen geht schneller, die Verantwortung bleibt bei Ihnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

So kommen Sie zu einem prüfbaren Entwurf:

1. Schichten festlegen: Schreiben Sie die Schichten mit Zeiten auf, etwa «Früh 7–15 Uhr», «Zimmerstunde 10–14 und 17–22 Uhr», «Spät 15–23 Uhr».
2. Bedarf pro Schicht bestimmen: Notieren Sie für jeden Tag, wie viele Personen in Küche und Service nötig sind. Berücksichtigen Sie Reservationen und Anlässe. Hinweise zur Planung nach Nachfrage gibt Absatzprognose in der Gastronomie.
3. Mitarbeitende mit Kürzeln erfassen: Verwenden Sie Kürzel statt voller Namen, etwa «K1» für Koch 1 oder «S2» für Service 2. Notieren Sie Pensum, Funktion und Verfügbarkeit.
4. Regeln aufschreiben: Halten Sie Ruhezeiten, Ruhetage, maximale Arbeitstage am Stück und betriebliche Vereinbarungen fest.
5. Entwurf anfordern: Nutzen Sie die Vorlage unten. Verlangen Sie eine Tabelle und eine Liste aller Konflikte.
6. Konflikte lösen: Gehen Sie die Konfliktliste durch und entscheiden Sie selbst, etwa wer einspringt oder welche Schicht verschoben wird.
7. Arbeitsrecht prüfen: Kontrollieren Sie Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Vorgaben des L-GAV. Rechtliche Grundlagen vertieft Schichtplanung und Arbeitsrecht.
8. Fairness prüfen: Zählen Sie Wochenend- und Spätdienste pro Person. Sind sie über die Wochen ausgeglichen?
9. Plan rechtzeitig bekanntgeben: Geben Sie den geprüften Plan frühzeitig bekannt, damit sich alle darauf einstellen können.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle einen Dienstplanentwurf für ein Restaurant für die Woche [Datum bis Datum].
Schichten: [z. B. Früh 7–15, Spät 15–23, Zimmerstunde 10–14 und 17–22]
Bedarf pro Tag:
- Küche: [z. B. Mo–Fr je 1 Früh, 2 Spät; Sa 2 Früh, 3 Spät; So 2 Früh, 1 Spät]
- Service: [...]
Mitarbeitende (Kürzel, Funktion, Pensum, Verfügbarkeit):
- K1, Koch, 100 %, nicht verfügbar: [Tage]
- S1, Service, 60 %, nur Spät: [...]
- [...]
Regeln:
- Mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Diensten
- [Anzahl] Ruhetage pro Woche, möglichst zusammenhängend
- [weitere betriebliche Regeln]
Ausgabe:
1. Tabelle: Tag | Schicht | Küche | Service
2. Stundensumme pro Person im Vergleich zum Pensum
3. Liste aller Konflikte und unbesetzten Schichten
Erfinde keine Verfügbarkeiten. Markiere Stellen, an denen du eine Regel nicht einhalten konntest.

Ersetzen Sie Bedarf, Mitarbeitende und Regeln durch Ihre Angaben; prüfen Sie die Ruhezeit-Regel mit den für Ihren Betrieb geltenden Vorgaben.

Einfach erklärt

Ein Dienstplan ist ein Puzzle mit vielen Bedingungen. Die KI ist gut darin, viele Angaben gleichzeitig zu berücksichtigen und Widersprüche aufzuzeigen. Sie macht aber auch Fehler:

Worauf Sie achten müssen

• Rechenfehler: Bei Stundensummen und Ruhezeiten macht die KI gelegentlich Fehler. Prüfen Sie die Zahlen in Excel oder von Hand.
• Arbeitsrecht und L-GAV: Für das Gastgewerbe gelten das Arbeitsgesetz und der Landes-Gesamtarbeitsvertrag (L-GAV) mit Vorgaben zu Arbeitszeit, Ruhetagen und Arbeitsplan. Informationen bieten das SECO und die L-GAV-Website; im Einzelfall hilft eine Fachstelle.
• Personendaten: Geben Sie keine Gesundheitsangaben, Abwesenheitsgründe oder privaten Umstände in die KI ein. «Nicht verfügbar» genügt.
• Kürzel konsequent nutzen: Volle Namen sind für die Planung nicht nötig. Die Zuordnung behalten Sie lokal.
• Mitsprache: Ein Plan wird besser akzeptiert, wenn Wünsche fair berücksichtigt werden. Die KI kann Wünsche als zusätzliche Regel aufnehmen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Restaurant mit Hotelbetrieb im Toggenburg beschäftigt zwölf Mitarbeitende in Küche und Service, davon mehrere in Teilzeit. Die Planung dauerte jeden Monat einen halben Tag.

Vorher entstanden regelmässig zu kurze Ruhezeiten nach Spätdiensten. Nachher erfasste die Geschäftsführerin Schichten, Bedarf und Verfügbarkeiten mit Kürzeln und liess die KI einen Entwurf mit Konfliktliste erstellen. Drei Konflikte löste sie selbst, und beim Nachprüfen fand sie eine Ruhezeit, die die KI falsch berechnet hatte. Der Plan ist nun schneller fertig, und die Kontrolle der Ruhezeiten erfolgt zusätzlich mit einer einfachen Excel-Formel.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Planungen und Tabellen mit KI vorbereiten möchte, findet bei absofort Kurse zu KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dazu gehören Projektmanagement, Excel und Datenverständnis sowie die Bürokommunikation mit KI.

Sie üben an praktischen Aufgaben, wie Sie KI verantwortungsvoll einsetzen und Ergebnisse prüfen. Ein KI-Lerncoach begleitet Sie, und der Abschluss ist verifizierbar.

Häufige Fragen

Gibt es spezielle Dienstplan-Programme mit KI?

Ja, es gibt Software für die Personalplanung, die Vorschläge automatisch erstellt. Für kleine Betriebe kann ein KI-Chat mit guter Vorlage und einer Excel-Tabelle ausreichen. Wichtig ist bei beiden Varianten die Prüfung durch eine verantwortliche Person.

Darf ich die Verfügbarkeiten per WhatsApp sammeln?

Das ist verbreitet, aber unübersichtlich und datenschutzrechtlich nicht ideal. Ein einfaches gemeinsames Formular oder eine Tabelle im Betrieb ist meist geordneter.

Kann die KI den Plan auch als Excel-Datei ausgeben?

Viele Dienste können Tabellen ausgeben, die Sie in Excel kopieren oder herunterladen. Wie das gelingt, zeigt KI-Ausgabe als Tabelle.