KI in vorhandener Software oder ein zusätzliches Werkzeug?

Das Problem

Ihre Büro-Software, Ihr Buchhaltungsprogramm oder Ihr Mailsystem bietet plötzlich KI-Funktionen an: Texte vorschlagen, Mails zusammenfassen, Belege auslesen. Gleichzeitig empfiehlt Ihnen jemand ein eigenständiges KI-Werkzeug, das «viel mehr kann». Sie wissen nicht, ob Sie das eine, das andere oder beides brauchen.

Die Entscheidung ist wichtiger, als sie scheint. Wer ein zusätzliches Werkzeug einführt, zahlt oft doppelt: Lizenzen, Einarbeitung, Datenschutzprüfung und Pflege. Wer dagegen nur auf die integrierte Funktion setzt, stösst eventuell an Grenzen, die erst im Alltag sichtbar werden.

Integrierte KI bedeutet, dass die Funktion direkt in einem Programm steckt, das Sie schon nutzen. Ein separates Werkzeug ist ein eigenes Programm oder eine eigene Webseite für KI. Beide haben Vor- und Nachteile, die vom Einsatz abhängen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Beschreiben Sie die Aufgabe. Was soll KI konkret tun, zum Beispiel Kundenmails vorformulieren, Rechnungen auslesen oder Protokolle zusammenfassen? Ohne klare Aufgabe lässt sich nichts vergleichen. Hilfe bietet Eignung von Aufgaben für KI prüfen.
2. Prüfen Sie, was Ihre Software bereits bietet. Schauen Sie in den Einstellungen und in der Dokumentation nach KI-Funktionen. Fragen Sie bei Ihrem Softwarelieferanten nach: Was ist enthalten, was kostet extra, was ist noch in Entwicklung?
3. Testen Sie die integrierte Funktion an echten Beispielen. Verwenden Sie erfundene oder anonymisierte Daten. Bewerten Sie Qualität, Aufwand und Passung zur Aufgabe.
4. Klären Sie Daten und Rechte. Integrierte KI greift oft auf Daten zu, auf die Sie bereits Zugriff haben. Prüfen Sie, wie Zugriffsrechte und Datenschutz geregelt sind und wo Daten verarbeitet werden. Siehe KI-Datenstandort prüfen.
5. Rechnen Sie die Gesamtkosten. Zusatzlizenz für die KI-Funktion oder separates Abo? Dazu kommen Einarbeitung, Schnittstellen und Pflege. Eine Übersicht bietet Versteckte Kosten bei KI.
6. Testen Sie ein separates Werkzeug nur bei offener Lücke. Wenn die integrierte Lösung die Aufgabe nicht gut genug erfüllt, prüfen Sie ein Zusatzwerkzeug mit denselben Testbeispielen.
7. Entscheiden Sie und halten Sie die Begründung fest. Notieren Sie, warum Sie sich so entschieden haben und wann Sie die Wahl überprüfen. Neue Funktionen kommen schnell dazu.

Vorlage zum Kopieren

Mit einer KI können Sie eine Vergleichstabelle für Ihre Entscheidung vorbereiten. Geben Sie keine vertraulichen Daten ein:

Wir sind ein Schweizer KMU der Branche [Branche] und möchten KI für diese Aufgabe nutzen: [Aufgabe].
Wir verwenden bereits die Software [Name der Software] mit KI-Funktionen [bekannt/unbekannt].
Erstelle eine Vergleichstabelle «integrierte KI» gegenüber «separates KI-Werkzeug» mit den Kriterien:
Passung zur Aufgabe, Einarbeitungsaufwand, Datenschutz und Datenwege, Zugriffsrechte,
Gesamtkosten, Flexibilität, Abhängigkeit vom Anbieter, Wechselmöglichkeit.
Füge pro Kriterium Prüffragen hinzu, die wir bei Lieferanten stellen können.
Triff keine Entscheidung und nenne keine Preise.

Ergänzen Sie die Platzhalter und beantworten Sie die Prüffragen mit echten Angaben Ihrer Lieferanten.

Integriert oder separat: ein Überblick

Worauf Sie achten müssen

• Integriert heisst nicht automatisch sicher. Auch eingebaute KI verarbeitet Daten. Fragen Sie nach Verarbeitung, Speicherung und Zugriffsrechten, und lassen Sie das im Einzelfall fachlich prüfen.
• Funktionen ändern sich. Software-Hersteller schalten KI-Funktionen zu oder ändern sie. Prüfen Sie nach Updates, was neu aktiv ist. Eine Hilfe: Einstellungen nach Update prüfen.
• Doppelte Werkzeuge vermeiden. Wenn mehrere Teams unabhängig Werkzeuge kaufen, entstehen Kosten und Datenrisiken. Klären Sie Zuständigkeiten, siehe KI zentral oder abteilungsweise einführen.
• Testergebnisse nicht verallgemeinern. Ein gelungener Test an zehn Beispielen ist ein Hinweis, kein Beweis. Prüfen Sie im Alltag weiter.
• KI-Empfehlungen sind keine Produktprüfung. Ein KI-Assistent kennt Ihre Software und Ihre Verträge nicht. Verlassen Sie sich auf Angaben Ihrer Lieferanten und Ihre Tests.

Wann lohnt sich ein separates Werkzeug?

Wenn eine Aufgabe über eine Software hinausgeht, etwa Recherche, Texte für verschiedene Kanäle oder Auswertung von Dokumenten aus mehreren Quellen, kann ein eigenständiges Werkzeug sinnvoll sein. Wenn der Nutzen klar ist und der Datenschutz geklärt, spricht nichts dagegen. Kaufen Sie aber erst, wenn Sie wissen, was die integrierte Lösung nicht kann. Weitere Orientierung: KI selbst entwickeln oder kaufen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: In einem Gartenbaubetrieb bei Luzern möchte der Chef ein neues KI-Werkzeug für Offerten kaufen. Frau Müller, die das Büro leitet, prüft zuerst die Büro-Software und findet dort eine KI-Funktion für Textentwürfe, die im Abo enthalten ist.

Vorher stand die Anschaffung eines Zusatzwerkzeugs mit eigener Lizenz im Raum. Nachher testet sie die integrierte Funktion mit drei erfundenen Offertbeispielen. Sie genügt für Standardtexte. Für spezielle Anfragen mit Skizzen bleibt Handarbeit. Der Betrieb verzichtet vorerst auf das Zusatzwerkzeug und prüft in einem halben Jahr neu.

So hilft Ihnen Alpasana

Alpasana unterstützt bei KI-Beratung und digitaler Transformation: Prozesse aufnehmen, KI-Potenziale analysieren, Vorhaben priorisieren und Systeme verbinden. So klären Sie, ob eine Aufgabe mit vorhandener Software lösbar ist oder ob eine Ergänzung Sinn ergibt.

Welches Produkt Sie wählen, entscheiden Sie selbst. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Sind integrierte KI-Funktionen gratis?

Das ist je nach Hersteller verschieden. Manche sind im Abo enthalten, andere kosten extra. Fragen Sie nach und prüfen Sie die Konditionen schriftlich.

Kann ich beides kombinieren?

Ja, aber nur, wenn es einen klaren Grund gibt. Legen Sie fest, welche Aufgabe in welchem Werkzeug erledigt wird, damit keine Doppelarbeit entsteht.

Was, wenn meine Software gar keine KI hat?

Dann prüfen Sie, ob eine Erweiterung angeboten wird oder ob ein separates Werkzeug mit Schnittstelle passt. Starten Sie mit einem kleinen Pilotprojekt.