Inventurliste mit KI vorbereiten: Vorlage

Das Problem

Ende Jahr steht die Inventur an. Frau Müller hat eine lange Artikelliste aus dem Warenwirtschaftsprogramm, alphabetisch sortiert. Im Lager stehen die Artikel aber nach Regalen. Wer zählt, muss ständig hin und her springen, sucht Artikel, übersieht welche und schreibt Zahlen in falsche Zeilen.

Eine Inventur ist die vollständige Bestandsaufnahme aller Waren zu einem Stichtag. Sie ist für die Buchhaltung wichtig, weil der Lagerwert in die Bilanz einfliesst. Fehler bei der Zählung führen zu falschen Zahlen und später zu mühsamer Fehlersuche.

Eine gute Zählliste macht den Unterschied. Sie folgt dem Weg durchs Lager, ist gut lesbar und hat Platz für Notizen. Eine solche Liste aus Rohdaten zu bauen, ist aufwendig. KI kann diese Arbeit stark vereinfachen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Exportieren Sie die Artikelliste. Holen Sie aus Ihrem Programm eine Liste mit Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit, Lagerort und Sollbestand. Speichern Sie sie als Excel- oder CSV-Datei. CSV ist ein einfaches Tabellenformat, das fast jedes Programm lesen kann.

1. Prüfen Sie die Lagerorte. Fehlen bei manchen Artikeln Lagerorte, ergänzen Sie diese, oder markieren Sie sie als «unbekannt». Eine Zählliste nach Lagerort funktioniert nur, wenn die Orte stimmen. Hinweise zur Bereinigung gibt die Seite Artikelstammdaten bereinigen.

1. Entscheiden Sie, ob der Sollbestand sichtbar sein soll. Manche Betriebe drucken den Sollbestand nicht mit, damit die Zählenden unvoreingenommen zählen. Man spricht dann von einer «blinden» Zählung. Entscheiden Sie das vorab.

1. Lassen Sie die Zählliste erstellen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Die KI soll die Liste nach Lagerort und Regal sortieren, Spalten für die Zählung anlegen und Seitenumbrüche pro Lagerbereich vorschlagen.

1. Prüfen Sie die Vollständigkeit. Vergleichen Sie die Anzahl Zeilen in der Zählliste mit der Anzahl Artikel im Export. Fehlt ein Artikel, fehlt er womöglich auch in der Zählung. KI lässt bei langen Listen manchmal Zeilen weg.

1. Testen Sie die Liste an einem Regal. Drucken Sie eine Seite aus und gehen Sie ein Regal durch. Passt die Reihenfolge? Ist die Schrift gross genug? Sind die Spalten breit genug für Notizen?

1. Erfassen Sie die Zählung sorgfältig. Nach der Zählung übertragen Sie die Ist-Mengen ins System. Grosse Abweichungen untersuchen Sie gezielt; die Seite Inventurdifferenzen untersuchen zeigt, wie KI dabei hilft.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle aus der folgenden Artikelliste eine Inventur-Zählliste für unser Lager.
Spalten der Zählliste: Lagerort | Regal/Fach | Artikelnummer | Bezeichnung | Einheit | [Sollbestand – nur wenn gewünscht] | Gezählt | Zweitzählung | Bemerkung | Kürzel Zählende.
Regeln:
- Sortiere nach Lagerort, dann Regal, dann Fach.
- Beginne für jeden Lagerort einen neuen Abschnitt mit Überschrift.
- Lass die Spalten Gezählt, Zweitzählung, Bemerkung und Kürzel leer.
- Lasse keine Artikel weg. Nenne am Ende die Gesamtzahl der Zeilen.
- Führe Artikel ohne Lagerort in einem eigenen Abschnitt «Lagerort unbekannt» auf.
Ausgabe als Tabelle, die ich in Excel einfügen kann.
Artikelliste: [CSV oder Tabelle einfügen]

Lassen Sie die Spalte Sollbestand weg, wenn Sie blind zählen möchten, und gleichen Sie die Gesamtzahl der Zeilen mit Ihrem Export ab.

Worauf Sie achten müssen

• Vollständigkeit: Bei sehr langen Listen kann die KI Zeilen auslassen oder doppelt aufführen. Vergleichen Sie die Zeilenzahl.
• Grosse Datenmengen: Bei Tausenden Artikeln stossen viele KI-Dienste an Grenzen. Teilen Sie die Liste nach Lagerbereichen auf, oder lassen Sie sich nur eine Excel-Formel zum Sortieren geben.
• Geschäftsdaten: Artikellisten mit Einkaufspreisen sind vertraulich. Entfernen Sie Preise, wenn Ihr KI-Dienst nicht für Geschäftsdaten freigegeben ist.
• Buchhalterische Vorgaben: Wie und wann die Inventur erfolgen muss, hängt von Ihrem Betrieb und Ihrer Buchhaltung ab. Sprechen Sie mit Ihrer Treuhänderin.
• Zählfehler vermeiden: Zwei Personen pro Bereich und eine Zweitzählung bei Abweichungen erhöhen die Genauigkeit.
• Warenbewegungen am Stichtag: Während der Zählung sollten möglichst keine Waren ein- oder ausgehen, sonst stimmen die Zahlen nicht.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Elektrogrossist in Chur zählte bisher mit einer alphabetischen Liste. Die Inventur dauerte zwei volle Tage, und danach gab es viele Differenzen, weil Artikel übersehen wurden.

Die Lagerverantwortliche liess mit der Vorlage eine Zählliste nach Regalen erstellen. Die KI fand dabei vierzig Artikel ohne Lagerort, die nun gezielt gesucht wurden. Die Zählung dauerte gut einen Tag. Die Zahl der Differenzen ging deutlich zurück, und die restlichen liessen sich rascher klären.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei absofort finden Sie unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Kurse zu Excel, Datenverständnis und Dashboards. Sie üben dort, Listen und Tabellen mit KI aufzubereiten und Daten sauber zu prüfen, was bei jeder Inventur hilft.

Die Kurse sind praxisnah, ein KI-Lerncoach unterstützt Sie, und Sie erhalten einen verifizierbaren Abschluss. So können Sie die nächste Inventur selbstständig vorbereiten.

Häufige Fragen

Kann ich die Inventur direkt mit dem Handy und KI erfassen?

Es gibt Apps, die Zählungen per Handy erfassen, teils mit Strichcode-Scanner. Ob und wie KI dabei hilft, hängt vom Programm ab. Eine ausgedruckte Liste ist für viele kleine Betriebe weiterhin die robusteste Lösung.

Soll ich den Sollbestand auf die Zählliste drucken?

Das ist Geschmackssache. Ohne Sollbestand zählen Menschen unbefangener, mit Sollbestand erkennen sie Abweichungen sofort. Viele Betriebe zählen zuerst blind und vergleichen erst danach.

Was mache ich mit Artikeln, die nicht auf der Liste stehen?

Notieren Sie diese mit Bezeichnung, Menge und Lagerort in einem Zusatzblatt. Danach klären Sie, ob sie im System fehlen oder falsch erfasst sind.

Wie oft sollte ich eine Inventur machen?

Mindestens zum Jahresabschluss. Manche Betriebe zählen wichtige Artikel zusätzlich laufend in kleineren Teilen. Klären Sie die Anforderungen mit Ihrer Buchhaltung.