Datum, Autor und Thema aus Dokumenten mit KI erfassen

Das Problem

Frau Müller arbeitet in der Administration einer Bauverwaltung im Kanton Bern. Im Archiv liegen tausende Dokumente: Protokolle, Verfügungen, Pläne, Briefe. Wer etwas sucht, muss wissen, in welchem Ordner es liegt, oder Dutzende Dateien öffnen. Eine Übersicht mit Datum, Verfasser und Thema wäre ideal, doch sie von Hand zu erstellen, würde Wochen dauern.

Solche Angaben zu einem Dokument heissen Metadaten (Daten über Daten, also Beschreibungen wie Titel, Datum, Autor, Thema). Sie machen Dokumente auffindbar, sortierbar und prüfbar. Wo sie fehlen, ist das Archiv ein Stapel ohne Register.

KI kann solche Angaben aus dem Text eines Dokuments herauslesen und in eine Tabelle übertragen. Das ist keine Zauberei und nicht fehlerfrei, spart aber viel Tipparbeit. Diese Seite zeigt, wie Sie vorgehen und die Ergebnisse absichern.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, wofür Sie die Übersicht brauchen. Suchen, Ablage prüfen, Aufbewahrung planen? Danach richtet sich, welche Angaben nötig sind.

1. Legen Sie die Felder fest. Typisch: Dateiname, Titel, Datum, Verfasser/Absender, Dokumentart (Brief, Protokoll, Vertrag), Thema, drei Stichworte, Sprache, Vertraulichkeit. Weniger Felder sind zuverlässiger.

1. Prüfen Sie die Dokumente. Sind sie digital und als Text lesbar? Eingescannte Papierdokumente brauchen eine Texterkennung. Prüfen Sie die Qualität an wenigen Beispielen.

1. Klären Sie die Vertraulichkeit. Dokumente mit Personendaten, Verträgen oder Geheimhaltung gehören nicht in freie KI-Dienste. Verwenden Sie dafür nur freigegebene Lösungen, siehe Welche Daten gehören nicht in KI?.

1. Testen Sie an zehn Beispielen. Lassen Sie die KI die Felder ausfüllen und vergleichen Sie mit dem Original. Passen Sie den Auftrag an, bis die Ergebnisse stimmen.

1. Arbeiten Sie in Stapeln. Verarbeiten Sie zum Beispiel 50 Dokumente pro Durchgang und prüfen Sie jeweils eine Stichprobe. So erkennen Sie systematische Fehler früh.

1. Markieren Sie Unsicheres. Verlangen Sie, dass die KI «unklar» einträgt, wenn eine Angabe nicht im Dokument steht. Raten ist verboten.

1. Speichern Sie die Tabelle geschützt und pflegen Sie sie. Sie wird zum Verzeichnis, das neue Dokumente ergänzt. Eine Verantwortliche hält sie aktuell. Hinweise zur Benennung bietet Dokumente automatisch benennen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie die Angaben aus einem Dokumenttext herauslesen. Verwenden Sie nur Dokumente, die in ein KI-Werkzeug dürfen.

Du erfasst Metadaten aus Dokumenten eines Schweizer Betriebs. Lies den folgenden Dokumenttext und gib genau eine Tabellenzeile mit diesen Feldern aus: Dateiname [Name], Titel, Datum (Format TT.MM.JJJJ), Verfasser oder Absender, Dokumentart, Thema (höchstens 6 Wörter), drei Stichworte, Sprache.
Regeln: Verwende nur Angaben, die im Text stehen. Wenn eine Angabe fehlt oder unsicher ist, schreibe «unklar». Rate nicht, ergänze nichts. Gib bei mehreren Daten das Datum des Dokuments an und nenne im Zweifel das Feld «Bemerkung».
Dokumenttext: [Text einfügen].

Ersetzen Sie die Platzhalter. Prüfen Sie jede Zeile der Stichprobe gegen das Originaldokument.

Worauf Sie achten müssen

• Datum ist tückisch. Briefe enthalten mehrere Daten (Brief-, Eingangs-, Fristdatum). Legen Sie fest, welches gemeint ist.
• Autor ist nicht immer der Verfasser. Absender, Unterzeichnende und Ersteller der Datei können verschieden sein.
• KI kann Angaben erfinden. Besonders bei schlechter Textqualität. Verlangen Sie «unklar» statt Vermutungen.
• Scans und Handschrift. Die Texterkennung macht Fehler. Prüfen Sie Namen und Zahlen besonders sorgfältig.
• Datenschutz. Die Tabelle selbst kann Personendaten enthalten. Schützen Sie sie wie die Dokumente.
• Stichproben dauerhaft. Auch nach dem Start prüfen Sie weiter Stichproben, vor allem bei neuen Dokumentarten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Bauverwaltung aus dem Berner Beispiel will 2'000 digitale Protokolle und Verfügungen durchsuchbar machen.

Vorher: Die Mitarbeitenden öffnen Dateien einzeln und sind auf ihr Gedächtnis angewiesen. Nachher: Das Team legt acht Felder fest, testet an zehn Dokumenten und verarbeitet danach in Stapeln mit freigegebener Lösung. Aus jedem Stapel prüft eine Mitarbeiterin zehn Zeilen. Bei Verfügungen entdeckt sie, dass die KI manchmal das Eingangsdatum statt des Verfügungsdatums einträgt. Der Auftrag wird präzisiert, und die Fehler verschwinden. Das Ergebnis ist eine Tabelle, mit der Dokumente in Sekunden gefunden werden.

Zusätzlich richtete die Verwaltung eine einfache Regel für neue Dokumente ein: Beim Ablegen werden Titel, Datum und Thema gleich eingetragen, die KI dient nur noch für Altbestände. Das hält das Verzeichnis dauerhaft aktuell, ohne dass jedes Mal ein Stapel nachgearbeitet werden muss. Auch die Frage, wer Zugriff auf die Tabelle hat, wurde geklärt: Sie enthält Hinweise auf Personen und Verfahren und gehört deshalb in einen geschützten Ordner. Ein gutes Verzeichnis spart Zeit, verlangt aber dieselbe Sorgfalt wie das Archiv selbst.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie eine grössere Dokumentenbasis ordnen und durchsuchbar machen möchten, unterstützt Sie die KI-Beratung und digitale Transformation. Alpasana nimmt Prozesse auf, analysiert KI-Potenziale und konzipiert Schnittstellen, verbindet Systeme und dokumentiert die Umsetzung.

Für einzelne Stapel genügt die Anleitung auf dieser Seite. Bei grossen Beständen oder Anbindung an bestehende Systeme werden Projekte individuell offeriert.

Häufige Fragen

Muss ich die Dokumente vorher bereinigen?

Hilfreich ist es. Lesbare, vollständige Dokumente liefern bessere Ergebnisse. Siehe auch Verstreute Dokumente vorbereiten.

Wie genau sind die Ergebnisse?

Das hängt von Dokumentart, Textqualität und Auftrag ab. Genaue Prozentwerte lassen sich nicht allgemein nennen. Deshalb sind Stichproben nötig.

Kann die KI auch Themen aus meiner Liste zuordnen?

Ja. Geben Sie eine feste Themenliste vor und lassen Sie die KI nur daraus wählen. Das macht die Tabelle einheitlicher.

Was mache ich mit vertraulichen Dokumenten?

Verwenden Sie dafür eine freigegebene, datenschutzkonforme Lösung oder erfassen Sie die Angaben von Hand. Prüfen Sie dies mit Ihrer Datenschutzstelle.