Ablaufdaten im Lager mit KI geordnet überwachen

Das Problem

In vielen Betrieben haben Waren ein Ablaufdatum: Lebensmittel, Kosmetik, Reinigungsmittel, Farben, Klebstoffe, Batterien, Medikamente, Verbandsmaterial. Wer das Datum übersieht, verliert Ware, riskiert Beanstandungen oder gefährdet im schlimmsten Fall Kundschaft. Gleichzeitig will niemand ständig jedes Regal kontrollieren.

Im Alltag sieht das oft so aus: Das Datum steht auf der Verpackung, aber nicht im System. Neue Lieferungen werden vorne ins Regal gestellt, ältere Ware bleibt hinten liegen. Erst bei der Inventur oder bei einer Kontrolle merkt jemand, dass etwas abgelaufen ist.

Eine geordnete Übersicht mit Fristen und Erinnerungen löst das. Sie ersetzt die Prüfung im Lager nicht, macht sie aber gezielt. KI kann beim Aufbau helfen, etwa beim Entwerfen der Liste, beim Auslesen von Daten aus Lieferscheinen und beim Formulieren von Regeln. Die Verantwortung bleibt bei Ihnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, welche Waren betroffen sind. Listen Sie die Artikelgruppen mit Ablaufdaten auf und notieren Sie, ob es sich um Verbrauchsdaten («zu verbrauchen bis») oder Mindesthaltbarkeitsdaten («mindestens haltbar bis») handelt. Die Bedeutung ist unterschiedlich, besonders bei Lebensmitteln.

1. Prüfen Sie die Vorschriften. Für Lebensmittel, Kosmetika, Arzneimittel, Chemikalien und andere Produkte gelten eigene Regeln zu Abgabe, Lagerung und Kennzeichnung. Hinweise geben etwa das Bundesamt für Lebensmittelsicherheit und Veterinärwesen (BLV), das kantonale Laboratorium oder die zuständige Aufsicht. Im Zweifel fragen Sie dort nach.

1. Entscheiden Sie, wie fein Sie erfassen. Pro Charge (Produktionslos) oder pro Lieferung? Für genaue Rückverfolgung ist die Charge ideal, für einfache Verhältnisse genügt das Datum pro Lieferung.

1. Erstellen Sie die Liste. Spalten: Artikel, Charge, Menge, Lagerort, Eingangsdatum, Ablaufdatum, Art des Datums, Restlaufzeit in Tagen, Status, Massnahme. Die Restlaufzeit berechnen Sie mit einer Formel aus dem heutigen Datum.

1. Erfassen Sie Daten beim Wareneingang. Das Datum gehört zur Eingangskontrolle. Siehe Wareneingang: Checkliste. Aus Lieferscheinen lässt es sich teils automatisch auslesen, mit Kontrolle gegen die Packung, siehe Lieferscheine mit KI erfassen.

1. Legen Sie Ampelregeln fest. Zum Beispiel: grün (mehr als drei Monate), gelb (ein bis drei Monate, Abverkauf planen), rot (unter einem Monat, sofort handeln), schwarz (abgelaufen, aussortieren). Die Schwellen richten sich nach Ware und Umschlag.

1. Setzen Sie das FIFO-Prinzip um. First in, first out: Ältere Ware zuerst verkaufen oder verbrauchen. Ordnen Sie Lagerplätze und Beschriftungen so, dass es einfach ist.

1. Planen Sie Kontrollen und Erinnerungen. Sortieren Sie die Liste regelmässig nach Restlaufzeit, richten Sie Erinnerungen ein und kontrollieren Sie die Regale stichprobenartig. Siehe Hinweise zur Verwertung unter Unverkäufliche Lagerbestände.

1. Handeln Sie rechtzeitig. Gelbe Ware aktiv verkaufen, bündeln oder verbrauchen, rote Ware je nach Vorschrift behandeln, abgelaufene Ware aus dem Verkehr nehmen und dokumentieren.

1. Werten Sie aus. Wie viel Ware läuft ab, welche Artikel, warum? Passen Sie Bestellmengen an.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle mir eine Tabellenvorlage für die Überwachung von
Ablaufdaten im Lager.
Waren: [z. B. Reinigungsmittel, Klebstoffe, Farben]. Betrieb:
[Branche, Grösse]. Datum-Art: [Mindesthaltbarkeit/Verbrauchsdatum/
Verfalldatum].
Spalten: Artikel | Charge | Menge | Lagerort | Eingangsdatum |
Ablaufdatum | Restlaufzeit in Tagen (Excel-Formel nennen) |
Ampelstatus (Regel) | Massnahme | Verantwortlich | Erledigt am.
Schlage eine Ampelregel mit drei Schwellen vor, die ich anpassen
kann, und eine Excel-Formel für die Restlaufzeit und die
Farbmarkierung (bedingte Formatierung).
Erstelle ausserdem eine Checkliste für die monatliche Regalkontrolle
(max. 8 Punkte).
Gib keine Rechtsauskunft über Verkaufsfähigkeit abgelaufener Waren,
sondern weise darauf hin, dass ich Vorschriften bei der zuständigen
Stelle klären muss.

Passen Sie Waren und Schwellen an. Testen Sie die Formeln mit zwei, drei Beispielzeilen, bevor Sie die Liste einsetzen.

Wie lesen Sie die Ampel?

Worauf Sie achten müssen

• Vorschriften je Warenart: Bei Lebensmitteln, Arzneimitteln, Kosmetika und Chemikalien gelten strenge Regeln. Die KI liefert keine verbindliche Auskunft, ob abgelaufene Ware verkauft werden darf. Klären Sie dies bei der zuständigen Stelle.
• Verbrauchs- und Mindesthaltbarkeitsdatum: Sie sind nicht dasselbe. Behandeln Sie sie nach den Vorgaben der Behörden und Hersteller.
• Lagerbedingungen: Temperatur, Licht und Feuchtigkeit beeinflussen die Haltbarkeit unabhängig vom Datum. Halten Sie die Vorgaben der Hersteller ein.
• Chargenrückverfolgung: Bei Rückrufen müssen Sie wissen, welche Chargen wo liegen. Eine gepflegte Liste hilft.
• Datenqualität: Falsch erfasste Daten erzeugen falsche Sicherheit. Stichproben im Regal sind unverzichtbar.
• Haftung: Bei abgelaufener Ware, die an Kundschaft gelangt, kann der Betrieb haften. Lassen Sie Abläufe bei Bedarf von einer Fachperson prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Malergeschäft in Lenzburg lagert Farben, Lacke und Klebstoffe mit Verfalldaten. Bei der Inventur fallen mehrere abgelaufene Gebinde auf. Die Büroleiterin will verhindern, dass sich das wiederholt.

Mit der Vorlage richtet sie eine Liste mit Ablaufdatum pro Charge ein. Beim Wareneingang erfasst der Lagerist das Datum direkt. Eine Ampelregel markiert Produkte, die in weniger als drei Monaten ablaufen, gelb, und in weniger als einem Monat rot. Gelbe Ware wird auf Baustellen zuerst verbraucht. Einmal im Monat kontrolliert der Lagerist die Regale mit der Checkliste.

Nachher verfallen deutlich weniger Gebinde, die Bestellmengen sind besser abgestimmt, und die Entsorgung abgelaufener Ware wird dokumentiert. Bei Fragen zur Entsorgung holt die Büroleiterin Auskünfte der zuständigen Stelle ein.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Lager- und Bestellprozesse digitalisieren und automatisieren möchten, unterstützt Sie KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana: Geschäftsprozesse verbessern, digitale Workflows und Automatisierungen entwickeln, Schnittstellen konzipieren, Systeme verbinden und die Umsetzung dokumentieren. Projekte werden individuell offeriert.

Zur Vertiefung: Lagerbestand mit KI auswerten und Wareneingang: Checkliste.

Häufige Fragen

Darf ich Ware nach Ablauf des Mindesthaltbarkeitsdatums noch verkaufen?

Das hängt von Warenart und Vorschriften ab. Bei Lebensmitteln gelten besondere Regeln, die Behörden erklären. Fragen Sie beim kantonalen Laboratorium oder beim BLV nach und halten Sie sich an Hinweise der Hersteller.

Reicht eine Excel-Liste?

Für kleine und mittlere Lager meist ja, wenn sie gepflegt wird. Grössere Lager profitieren von Warenwirtschaftssystemen mit Chargen- und Verfallsverwaltung. Beurteilen Sie den Aufwand und die Risiken.

Kann die KI das Datum auf Fotos von Packungen lesen?

Manchmal, aber unzuverlässig, besonders bei Prägung, Spiegelungen oder Datumsformaten. Kontrollieren Sie jedes Ergebnis am Original, und nutzen Sie das Datum nicht ungeprüft für Entscheide.