Lagerkennzahlen mit KI verstehen und auswählen

Einfach erklärt

Kennzahlen sind Zahlen, die etwas Wichtiges kurz zusammenfassen. Wie schnell dreht sich mein Lager? Wie lange liegt Ware im Schnitt? Wie viele Tage reicht der Bestand? Ohne solche Zahlen entscheiden Sie nach Gefühl. Mit zu vielen Zahlen verlieren Sie den Überblick.

Für die meisten KMU genügen fünf bis sieben Kennzahlen. Wichtig ist, dass Sie verstehen, was sie bedeuten, wie sie berechnet werden und was Sie daraus tun können. Eine KI kann die Begriffe erklären und beim Aufbau von Excel-Formeln helfen. Rechnen und Deuten sollten Sie mit Ihren eigenen Daten selbst.

Hier die wichtigsten Kennzahlen im Überblick:

• Lagerumschlag: Wie oft wird der durchschnittliche Lagerbestand pro Jahr umgesetzt? Berechnung: Wareneinsatz (Verbrauch zu Einstandspreisen im Jahr) geteilt durch durchschnittlichen Lagerwert.
• Durchschnittliche Lagerdauer: Wie lange liegt Ware im Schnitt? Berechnung: 365 Tage geteilt durch den Lagerumschlag.
• Reichweite: Für wie viele Tage reicht der aktuelle Bestand? Berechnung: Bestand geteilt durch durchschnittlichen Tagesverbrauch.
• Lieferbereitschaft (Servicegrad): Wie oft können Sie sofort liefern? Berechnung: vollständig und termingerecht ausgelieferte Aufträge geteilt durch alle Aufträge.
• Bestandsgenauigkeit: Wie genau stimmt das System mit dem Lager überein? Berechnung: Anteil der Artikel ohne Differenz bei der Zählung.
• Anteil Ladenhüter: Wie viel des Lagerwerts liegt lange unbewegt? Berechnung: Wert der Artikel ohne Bewegung seit X Monaten geteilt durch Gesamtlagerwert.

Das Problem

Viele Betriebe haben Zahlen, aber keine Kennzahlen. Das System zeigt Bestände und Bewegungen, doch niemand weiss, ob ein Umschlag von vier gut oder schlecht ist. Zudem werden Kennzahlen oft ohne Zusammenhang betrachtet: Ein hoher Umschlag klingt gut, kann aber heissen, dass das Lager zu knapp ist und Lieferungen scheitern. Ein tiefer Umschlag bindet Kapital, kann aber bei seltenen Spezialteilen sinnvoll sein.

Kennzahlen sind Werkzeuge, keine Ziele an sich. Sie zeigen Richtung und Veränderung, vor allem im Vergleich über die Zeit und zwischen Warengruppen. Es gibt keinen allgemeingültigen «guten» Wert, er hängt von Branche, Ware und Strategie ab.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Entscheiden Sie, was Sie steuern wollen. Kapitalbindung senken, Lieferfähigkeit sichern, Fehlbestände vermeiden, Platz sparen? Wählen Sie Kennzahlen passend zum Ziel.

1. Wählen Sie wenige Kennzahlen. Starten Sie mit Lagerumschlag, durchschnittlicher Lagerdauer, Reichweite und Lieferbereitschaft. Ergänzen Sie später.

1. Prüfen Sie Ihre Datenbasis. Brauchen Sie Wareneinsatz, durchschnittlichen Lagerwert, Tagesverbrauch, Aufträge mit Liefertermin? Sind diese Daten vorhanden und verlässlich? Siehe Lagerbestand mit KI auswerten.

1. Lassen Sie sich die Berechnung erklären. Bitten Sie die KI, Formeln und Begriffe in einfachen Worten zu erklären und Beispiele mit erfundenen Zahlen zu rechnen. Prüfen Sie den Rechenweg nach.

1. Bauen Sie die Berechnung in Excel. Setzen Sie die Formeln in einer Tabelle um, mit Ihren Daten. Testen Sie sie an einem Artikel von Hand.

1. Rechnen Sie pro Warengruppe. Kennzahlen für das ganze Lager verdecken Unterschiede. Rechnen Sie nach Kategorie, damit schnelle und langsame Artikel getrennt sichtbar sind.

1. Vergleichen Sie über die Zeit. Berechnen Sie die Werte quartalsweise oder jährlich. Wichtiger als der absolute Wert ist die Entwicklung.

1. Deuten Sie mit Fachwissen. Fragen Sie Lager und Verkauf: Warum hat sich der Wert verändert? Saisoneffekte, Aktionen, neue Kunden, Lieferprobleme?

1. Leiten Sie Massnahmen ab. Hohe Lagerdauer: Bestellmengen prüfen. Tiefe Lieferbereitschaft: Sicherheitsbestände prüfen. Schlechte Bestandsgenauigkeit: Prozesse und Zählregeln prüfen.

1. Halten Sie die Auswertung einfach. Eine Seite mit fünf Kennzahlen, Vorjahreswert und Kommentar genügt. Siehe auch Absatz schätzen und Lagerbedarf ableiten.

Vorlage zum Kopieren

Erkläre mir folgende Lagerkennzahlen in einfachen Worten und
zeige, wie ich sie in Excel berechne:
Lagerumschlag, durchschnittliche Lagerdauer, Reichweite,
Lieferbereitschaft (Servicegrad), Bestandsgenauigkeit.
Mein Betrieb: [Branche, Grösse]. Verfügbare Daten: [z. B. Wareneinsatz
pro Jahr, Lagerwert zu Monatsende, Auftragsliste mit Liefertermin,
Inventurergebnisse].
Gib für jede Kennzahl: 1. Bedeutung in einem Satz, 2. Formel,
3. Ein Rechenbeispiel mit erfundenen Zahlen (als Beispiel
gekennzeichnet) und Rechenweg, 4. Was ein hoher und was ein
niedriger Wert bedeuten könnte, 5. Was ich bei der Deutung beachten
muss. Nenne keine «guten» Richtwerte für meine Branche, da ich
diese selbst aus Vergleichen ermitteln muss.

Setzen Sie Ihren Betrieb und Ihre Daten ein. Rechnen Sie anschliessend mit Ihren echten Zahlen in Excel.

Ein Rechenbeispiel mit frei gewählten Zahlen

Die Zahlen sind erfunden und dienen nur dem Rechenweg.

Worauf Sie achten müssen

• Rechnen in der Tabelle: KI-Modelle machen Rechenfehler. Verwenden Sie sie zur Erklärung, nicht als Taschenrechner für Ihre Zahlen.
• Richtwerte sind trügerisch: Es gibt keinen Wert, der für alle gilt. Vergleichen Sie mit Ihren eigenen früheren Werten und mit ähnlichen Warengruppen, nicht mit erfundenen Branchenzahlen.
• Durchschnitte verdecken: Ein Gesamtwert kann schnelle und langsame Artikel mischen. Rechnen Sie nach Gruppen.
• Datenqualität: Falsche Bestände oder fehlende Bewegungen verzerren alle Kennzahlen. Siehe Inventurdifferenzen untersuchen.
• Kennzahlen steuern Verhalten: Wer nur auf tiefe Lagerwerte schaut, riskiert Fehlbestände. Betrachten Sie Kosten, Verfügbarkeit und Kundschaft zusammen.
• Vertraulichkeit: Umsatz- und Lagerzahlen sind Geschäftsdaten. Geben Sie sie nur in freigegebene Dienste ein oder nutzen Sie erfundene Beispiele.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Die Büroleiterin eines Elektrogrosshandels in Sursee soll der Geschäftsleitung quartalsweise «das Lager in Zahlen» zeigen. Bisher gibt es nur lange Bestandslisten. Sie kennt Begriffe wie Umschlag und Reichweite vom Hörensagen.

Mit der Vorlage lässt sie sich die Kennzahlen mit erfundenen Beispielzahlen erklären. Danach baut sie in Excel eine Tabelle mit Wareneinsatz, durchschnittlichem Lagerwert und Auftragsdaten und berechnet Umschlag, Lagerdauer, Reichweite und Lieferbereitschaft für drei Warengruppen. Der Lagerchef erklärt die Ausreisser: Eine Gruppe dreht langsam, weil sie Ersatzteile enthält.

Nachher gibt es eine Seite mit fünf Kennzahlen und Kommentar, die jedes Quartal aktualisiert wird. Die Geschäftsleitung sieht Entwicklungen, und der Betrieb beschliesst, bei der langsamsten Gruppe die Bestellmengen zu senken.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Sie Kennzahlen mit Excel und KI aufbauen und verstehen, lernen Sie in den Kursen bei KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben auf absofort: Excel, Datenverständnis und Dashboards, Einkauf, Projektmanagement und betriebliche KI-Richtlinien. Online im eigenen Tempo, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Zur Vertiefung: Meldebestand mit KI berechnen und Unverkäufliche Lagerbestände: Massnahmen.

Häufige Fragen

Was ist ein guter Lagerumschlag?

Das hängt stark von Branche und Ware ab. Frischware dreht viel schneller als Ersatzteile. Vergleichen Sie mit Ihren eigenen Vorjahren und innerhalb Ihrer Warengruppen, nicht mit pauschalen Richtwerten.

Wie oft sollte ich Kennzahlen berechnen?

Für die meisten Betriebe genügt ein Quartals- oder Monatsrhythmus. Wichtig ist, dass Sie sie regelmässig und gleich berechnen, damit Veränderungen sichtbar werden.

Brauche ich dafür ein spezielles System?

Nicht zwingend. Für den Anfang genügt eine Excel-Tabelle mit sauberen Daten. Grössere Betriebe nutzen Auswertungen ihrer Warenwirtschaft oder Dashboards.