Wie ermitteln wir den KI-Schulungsbedarf im Team?

Das Problem

Ihr Betrieb möchte das Team zum Thema KI schulen, und Sie sollen eine Schulung organisieren. Doch welche? Eine Einführung für alle? Eine Sicherheitsschulung? Etwas zu bestimmten Werkzeugen? Wer ohne Bedarfsklärung bucht, riskiert, dass die einen sich langweilen, weil sie alles schon wissen, und die anderen nichts verstehen.

Dazu kommt: Im Team kennt kaum jemand das Wissen der anderen. Die Buchhalterin nutzt vielleicht privat täglich einen KI-Assistenten, der Verkaufsleiter hat Angst vor Fehlern, die Sekretärin hat noch nie damit gearbeitet. Die Geschäftsleitung schätzt oft ungenau ein, wo die Lücken liegen.

Mit einer kurzen Bedarfserhebung treffen Sie bessere Entscheidungen. Sie sparen Zeit und Geld und stärken die Akzeptanz, weil sich das Team ernst genommen fühlt. Die Vorlage unten gibt Ihnen den Fragebogen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie das Ziel der Erhebung. Wollen Sie Risiken senken, Arbeit erleichtern oder Pflichten erfüllen? Schreiben Sie es in einem Satz auf. Davon hängt ab, was Sie fragen.

1. Erklären Sie dem Team, wozu die Befragung dient. Sagen Sie offen: Es geht nicht um Beurteilung einzelner Personen, sondern um die richtige Schulung. Anonymität erhöht die Ehrlichkeit, siehe Schattennutzung anonym befragen.

1. Halten Sie den Fragebogen kurz. Zehn bis zwölf Fragen, in zehn Minuten ausfüllbar. Kombinieren Sie Ankreuzfragen mit zwei offenen Fragen.

1. Fragen Sie nach Aufgaben, nicht nur nach Wissen. «Welche Arbeiten würden Sie gerne schneller erledigen?» sagt mehr als «Wie gut kennen Sie KI?». So finden Sie praktische Lernziele.

1. Fragen Sie nach Unsicherheiten und Sorgen. Was bereitet Ihnen Unbehagen: Datenschutz, Fehler, Jobverlust, Technik? Sorgen zu kennen, ist Voraussetzung, sie ernst zu nehmen.

1. Ergänzen Sie mit Beobachtungen. Wo passieren heute Fehler? Welche Anfragen kommen an die IT? Gab es Vorfälle? Das ergänzt die Selbsteinschätzung, die oft zu optimistisch oder zu skeptisch ist.

1. Werten Sie in Gruppen aus. Fassen Sie Antworten nach Rollen zusammen (Sekretariat, Buchhaltung, Verkauf, Leitung). Überlegen Sie pro Gruppe: Was sind die drei wichtigsten Lücken? Siehe Schulung nach Berufsrolle.

1. Leiten Sie Lernziele ab und wählen Sie dann die Schulung. Formulieren Sie pro Gruppe ein bis drei Ziele («kann KI-Ergebnisse prüfen», «weiss, welche Daten nicht in KI gehören») und suchen Sie passende Angebote. Planungshilfe: KI-Schulungsplan.

Beispielfragen für den Fragebogen:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt entwerfen Sie Ihren Fragebogen. Geben Sie keine Namen von Mitarbeitenden ein:

Erstelle einen kurzen Fragebogen zur Erhebung des KI-Schulungsbedarfs in unserem Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende, Rollen: [Rollen]). Ziel: [Ziel, z. B. sicherer und nützlicher Einsatz von KI im Büro].
Der Fragebogen soll höchstens 12 Fragen haben, in 10 Minuten ausfüllbar sein und in einfacher Sprache stehen (Anrede «Sie»). Mische Ankreuzfragen mit zwei offenen Fragen. Decke ab: Nutzung, Aufgaben, Wissen über Datenschutz und Prüfen von Ergebnissen, Betrugserkennung, Sorgen, Lernwünsche.
Ergänze einen Einleitungssatz, der erklärt, dass die Befragung anonym ist und niemand bewertet wird, und einen Vorschlag, wie ich die Ergebnisse nach Rollen zusammenfassen kann.

Ersetzen Sie Branche, Zahl, Rollen und Ziel. Testen Sie den Fragebogen vorab mit zwei Personen.

Worauf Sie achten müssen

• Selbsteinschätzung ist ungenau: Manche überschätzen sich, andere unterschätzen. Kombinieren Sie sie mit Beobachtungen und kleinen Praxisaufgaben.
• Anonymität wirklich wahren: Bei kleinen Teams sind Antworten schnell zuordenbar. Fassen Sie Ergebnisse so zusammen, dass keine Einzelperson erkennbar ist.
• Datenschutz der Befragung: Antworten sind Personendaten, wenn sie Personen zugeordnet werden können. Speichern Sie sie geschützt und löschen Sie sie, wenn der Zweck erfüllt ist. Fragen Sie im Zweifel Ihre Datenschutzverantwortung.
• Keine Beurteilung der Leistung: Die Erhebung darf nicht für Personalentscheide verwendet werden, wenn Sie das zugesichert haben.
• Bedarf ändert sich: Neue Werkzeuge und Aufgaben verschieben den Bedarf. Wiederholen Sie die Erhebung nach einem Jahr in kurzer Form.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Gartenbaubetrieb in Muri mit 22 Mitarbeitenden möchte eine KI-Schulung buchen. Die Inhaberin verteilt einen Fragebogen mit zehn Fragen. Ergebnis: Das Büroteam nutzt KI bereits, aber unsicher bei Datenschutz. Die Projektleiter wünschen sich Hilfe bei Offerten, haben aber Angst vor Fehlern. Die Gärtner im Aussendienst haben kaum Berührung.

Vorher wollte sie eine Schulung für alle, nachher plant sie eine kurze Sicherheitseinführung fürs Büro, einen Praxiskurs für die Projektleiter und eine Information für den Aussendienst. Das Budget ist kleiner und die Wirkung grösser.

So hilft Ihnen Alpasana

Für die Weiterbildung Ihres Teams bietet die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort Online-Kurse von den Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang. Sie behandeln KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Texte sowie den verantwortungsvollen Umgang mit Unternehmensdaten, mit Lernen im eigenen Tempo und verifizierbaren Abschlüssen. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Welche Kurse für welche Rolle passen, klären Sie nach der Erhebung.

Häufige Fragen

Muss die Befragung anonym sein?

Nicht zwingend, aber anonyme Befragungen liefern oft ehrlichere Antworten, besonders bei heiklen Themen wie heimlicher KI-Nutzung. Entscheiden Sie bewusst und erklären Sie, wie die Daten verwendet werden.

Reicht es, die Führungskräfte zu fragen?

Nein. Führungskräfte kennen die tatsächliche Nutzung und die Unsicherheiten im Alltag oft nur teilweise. Befragen Sie alle Rollen, auch Teilzeitkräfte und Aussendienst.

Was tun, wenn viele nichts mit KI zu tun haben wollen?

Das ist ein Ergebnis, kein Hindernis. Klären Sie, ob Sorgen dahinterstehen, und beginnen Sie mit einer kurzen, praktischen Einführung ohne Druck.