Zu viel zugesagt: Mit KI die eigene Kapazität überprüfen

Das Problem

«Kannst du am Samstag beim Fest helfen?» «Könntest du kurz die Protokolle übernehmen?» «Hast du Zeit, mir beim Umzug zu helfen?» Sie sagen Ja, weil Sie helfen möchten oder weil Nein unhöflich klingt. Nach einigen Wochen steht Ihr Kalender voll, und Sie fühlen sich gehetzt und verärgert über Menschen, die Sie gar nicht verärgern wollten.

Zu viele Zusagen entstehen selten aus Leichtsinn. Meist spielen mehrere Gründe zusammen: Hilfsbereitschaft, der Wunsch, gemocht zu werden, schlechtes Gewissen oder die Annahme, «es geht schon noch». Dazu kommt, dass wir bei einer Anfrage nicht alle bestehenden Verpflichtungen im Kopf haben, sondern nur die neue Anfrage sehen.

Ein Kapazitätscheck holt die bestehenden Verpflichtungen auf den Tisch: Was habe ich schon zugesagt? Wie viel Zeit braucht es? Was bleibt übrig? Danach lässt sich entscheiden, ob ein weiteres Ja möglich ist. Eine KI kann beim Auflisten und Rechnen helfen. Sie kennt Ihre Prioritäten nicht und kann nicht entscheiden, welche Zusagen wichtig sind.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Verpflichtungen sammeln: Notieren Sie alles, was Sie in den nächsten vier bis acht Wochen zugesagt haben: Arbeit, Familie, Verein, Freunde, Ehrenämter.
2. Zeitbedarf schätzen: Rechnen Sie pro Verpflichtung die Zeit inklusive Vorbereitung und Weg.
3. Verfügbare Zeit bestimmen: Wie viele Stunden pro Woche haben Sie realistisch frei, nach Arbeit, Schlaf, Pflichten und Erholung?
4. KI rechnen lassen: Geben Sie die Liste ohne Namen in die Vorlage ein.
5. Differenz anschauen: Ist die Summe grösser als die verfügbare Zeit? Wo liegt die Lücke?
6. Entscheidungsregel festlegen: Zum Beispiel «Ich sage nie sofort zu, sondern antworte nach einem Tag» oder «Pro Monat höchstens eine neue Verpflichtung».
7. Anfrage prüfen: Wenden Sie die Regel bei der nächsten Anfrage an. Prüfen Sie: Passt sie in meine Kapazität? Was würde ich dafür streichen?
8. Absage oder Verschiebung formulieren: Üben Sie ein bis zwei Sätze, ehrlich und freundlich.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte meine Kapazität prüfen, bevor ich weitere Zusagen mache.
Meine bestehenden Verpflichtungen der nächsten [4–8] Wochen mit Zeitbedarf
(ohne Namen): [Verpflichtung 1 – … Std.], [Verpflichtung 2 – … Std.], …
Meine frei verfügbare Zeit pro Woche (geschätzt): [… Std.].
Neue Anfrage: [kurz beschrieben, ohne Namen].

Aufgabe:
1. Erstelle eine Tabelle pro Woche: Verpflichtungen, Summe, frei verfügbar,
   Differenz. Rechne nur mit meinen Zahlen und zeige die Rechnung.
2. Beurteile nicht, ob ich zusagen soll. Zeige nur, ob es in die
   verfügbare Zeit passt.
3. Stelle mir vier Fragen, die mir helfen, über die Anfrage zu entscheiden.
4. Schlage zwei freundliche Formulierungen für eine Absage oder
   Verschiebung vor.
Erfinde keine Zeitangaben. Sprache: Deutsch (Schweiz).

Wenn Sie mehrere Anfragen haben, nennen Sie sie einzeln und bitten Sie um eine Rangfolge nach Aufwand.

Worauf Sie achten müssen

• Rechenfehler: KI-Assistenten verrechnen sich gelegentlich. Kontrollieren Sie die Summen selbst oder in einer Tabellenkalkulation.
• Zeitangaben sind Schätzungen: Prüfen Sie, ob sie realistisch sind. Siehe Zeitbedarf prüfen.
• Nicht jede Zusage ist frei: Beruf, Betreuungspflichten und vertragliche Verpflichtungen sind verbindlich. Der Check hilft vor allem bei freiwilligen Zusagen.
• Absagen üben: Wenn Nein sagen schwerfällt, hilft Üben. Siehe Nein sagen im Rollenspiel.
• Erschöpfung: Wenn Sie dauerhaft überlastet sind, schlecht schlafen oder sich niedergeschlagen fühlen, sprechen Sie mit Ihrer Hausärztin. «Die Dargebotene Hand» ist rund um die Uhr unter 143 erreichbar.
• Datenschutz: Keine Namen von Personen oder Organisationen in öffentliche KI-Dienste.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Lehrer aus Frick wird gefragt, ob er das Präsidium im Verein übernimmt. Er ist zusätzlich im Elternrat, trainiert eine Jugendmannschaft und hat zwei Kinder.

Vorher: Er sagt spontan zu, weil sich niemand sonst meldet, und merkt nachher, dass seine Abende ausgefüllt sind.

Nachher: Bei der nächsten Anfrage erstellt er mit der KI eine Kapazitätsübersicht. Seine bestehenden Verpflichtungen füllen bereits 90 Prozent der Zeit, die er als frei einschätzt. Er sagt der Anfrage freundlich ab: «Ich würde das gern machen, aber meine Kapazität ist ausgeschöpft. Für einzelne Einsätze stehe ich zur Verfügung.» Der Verein findet eine andere Lösung.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie merken, dass Ihnen Nein sagen und Grenzen setzen schwerfällt, kann ein Gespräch helfen. my-coach.ch nennt unter seinen Themen Grenzen, Work-Life-Balance, Beziehungen und Stress und bietet Life Coaching sowie Mental Coaching an. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich; online schweizweit oder vor Ort in Safenwil.

Die Übersicht Ihrer Verpflichtungen können Sie in ein solches Gespräch mitnehmen.

Häufige Fragen

Wie viel Zeit sollte ich frei lassen?

Das ist individuell. Planen Sie nicht die ganze verfügbare Zeit voll, denn Unvorhergesehenes kommt. Ein Puffer von etwa einem Fünftel ist eine übliche Faustregel, die Sie an Ihre Erfahrung anpassen können.

Wie sage ich freundlich ab?

Danken Sie, nennen Sie ehrlich Ihre Kapazität und bieten Sie, wenn möglich, eine Alternative an. Eine lange Begründung ist nicht nötig.

Was, wenn ich Menschen enttäusche?

Das kann vorkommen. Meist ist die Enttäuschung kleiner und kürzer, als man befürchtet. Ein klares, freundliches Nein ist verlässlicher als ein halbherziges Ja.

Kann die KI die Absage schreiben?

Sie kann Formulierungen vorschlagen. Passen Sie sie an Ihre Sprache an und prüfen Sie, ob sie zur Beziehung passen.