Not-to-do-Liste mit KI: Was lasse ich bewusst weg?

Das Problem

Ihre To-do-Liste wird länger, aber nie kürzer. Jede neue Aufgabe kommt dazu, keine fällt weg. Sie gestalten den Vereinsanlass, organisieren das Familienfest, antworten auf jede Nachricht sofort, bringen Selbstgebackenes mit, und das alles «weil es immer so war». Irgendwann spüren Sie: Es ist zu viel, aber wo könnte man streichen?

Das Gegenstück zur To-do-Liste ist die Not-to-do-Liste: eine Aufstellung dessen, was Sie bewusst nicht mehr tun, seltener tun oder anders tun. Sie hilft, Aufgaben sichtbar zu machen, die sich eingeschlichen haben, und zu entscheiden, ob sie noch passen. Es geht nicht darum, Pflichten abzuschütteln, sondern darum, bewusst zu wählen.

Eine KI kann Ihnen helfen, Ihre selbst übernommenen Aufgaben zu ordnen und zu hinterfragen. Sie weiss nicht, was für Sie wichtig ist, und kann Ihre Verpflichtungen gegenüber anderen nicht beurteilen. Die Entscheidung, was wegfällt, treffen Sie, und gegebenenfalls besprechen Sie sie mit den Betroffenen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgaben sammeln: Schreiben Sie auf, was Sie in den letzten zwei Wochen freiwillig oder aus Gewohnheit erledigt haben und was nicht zwingend war.
2. Pflicht oder selbst übernommen? Markieren Sie: P (Pflicht, rechtlich oder vertraglich), E (Erwartung anderer), S (selbst übernommen, aus Gewohnheit oder Anspruch).
3. Nutzen und Preis notieren: Was bringt die Aufgabe? Was kostet sie an Zeit und Energie?
4. KI ordnen lassen: Geben Sie die Liste ohne Namen in die Vorlage ein.
5. Kandidaten wählen: Wählen Sie drei Aufgaben, die Sie streichen, verkleinern oder seltener erledigen möchten.
6. Folgen bedenken: Wer wäre betroffen? Müssen Sie es ansprechen? Was kann im schlimmsten Fall passieren?
7. Not-to-do-Liste schreiben: Formulieren Sie klar: «Ich verschicke keine Geburtstagsgeschenke mehr per Post.» Hängen Sie sie sichtbar auf.
8. Nach vier Wochen überprüfen: Hat es sich bewährt? Wurde etwas vermisst? Passen Sie die Liste an.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte eine Not-to-do-Liste erstellen. Hier meine Aufgaben der
letzten zwei Wochen mit Einordnung (P = Pflicht, E = Erwartung anderer,
S = selbst übernommen) und Aufwand pro Woche:
[Aufgabe 1 – P/E/S – ca. … Std.], [Aufgabe 2 – …], …
Was mir wichtig ist und mehr Platz bekommen soll: [2–3 Stichworte].

Aufgabe:
1. Ordne die Aufgaben in einer Tabelle nach Aufwand und Nutzen.
2. Stelle mir je Aufgabe mit S oder E eine Frage, ob sie noch zu mir passt.
3. Schlage für fünf Aufgaben vor, ob ich sie streichen, verkleinern,
   delegieren oder bündeln könnte, und welche Folgen zu bedenken wären.
Entscheide nichts für mich und nenne keine Pflichten, die ich nicht
genannt habe. Sprache: Deutsch (Schweiz).

Setzen Sie nur Aufgaben ein, bei denen Sie wirklich Spielraum haben.

Worauf Sie achten müssen

• Pflichten bleiben Pflichten: Gesetzliche oder vertragliche Pflichten, etwa Betreuung, Arbeitsaufgaben oder Steuern, streichen Sie nicht. Bei Unsicherheit klären Sie sie mit der zuständigen Stelle.
• Beziehungen beachten: Was für Sie «Kleinkram» ist, kann für andere wichtig sein. Sprechen Sie Änderungen an, statt sie stillschweigend einzuführen.
• Schuldgefühle: Wenn Streichen Schuldgefühle auslöst, prüfen Sie die Erwartung dahinter. Siehe Zu viele Zusagen.
• Nicht aus Erschöpfung allein entscheiden: Wenn Sie völlig erschöpft sind, ist eine Pause wichtiger als Listen. Bei anhaltender Erschöpfung sprechen Sie mit Ihrer Hausärztin. «Die Dargebotene Hand» ist rund um die Uhr unter 143 erreichbar.
• Datenschutz: Keine Namen von Angehörigen, Kunden oder Arbeitgebern in öffentliche KI-Dienste.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Sachbearbeiterin aus Reinach, 49, engagiert sich in Elternrat, Kirchgemeinde und Turnverein und ist abends fast nie zu Hause.

Vorher: Sie sagt bei jeder Anfrage Ja und ärgert sich nachträglich über sich. Für ihren Wunsch, wieder zu malen, bleibt keine Zeit.

Nachher: Sie listet ihre Verpflichtungen und ordnet sie ein. Die KI fragt, was sie bei jeder vermissen würde, wenn sie wegfiele. Bei einer Aufgabe, der Kirchgemeinde-Kasse, merkt sie, dass sie sie aus Pflichtgefühl führt. Sie schreibt auf ihre Not-to-do-Liste: «Ich übernehme keine neuen Ämter ohne drei Tage Bedenkzeit» und gibt die Kasse im Herbst ab, nach einem Gespräch mit dem Pfarrer. Montags nach dem Turnen malt sie.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Mühe haben, Nein zu sagen, oder Ihre Grenzen klarer ziehen möchten, kann ein Gespräch helfen. my-coach.ch nennt unter seinen Themen Grenzen, Work-Life-Balance und Perfektionismus und bietet Life Coaching sowie Mental Coaching an. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich; online schweizweit oder vor Ort in Safenwil, auf Deutsch, Ukrainisch und Russisch.

Ihre Liste aus diesem Beitrag ist eine gute Gesprächsgrundlage.

Häufige Fragen

Wie viele Punkte soll die Liste haben?

Fünf bis sieben genügen. Eine kurze Liste, die Sie wirklich einhalten, ist besser als eine lange.

Muss ich anderen erklären, warum ich etwas streiche?

Nicht immer, aber bei Dingen, die andere betreffen, ist ein kurzes Gespräch fair und beugt Missverständnissen vor.

Was, wenn ich eine gestrichene Aufgabe vermisse?

Dann nehmen Sie sie bewusst wieder auf, vielleicht kleiner. Die Liste darf sich ändern.

Kann die KI entscheiden, was ich streiche?

Nein. Sie kann ordnen und Fragen stellen. Was zu Ihrem Leben gehört, entscheiden Sie.