Ärger unter Kollegen ansprechen: Mit KI ein Gespräch üben

Das Problem

Ein Kollege lässt regelmässig seine Tasse stehen, kommt zu spät zu Sitzungen oder antwortet nicht auf Anfragen. Eine Kollegin spricht in einem Ton mit Ihnen, der Sie ärgert. Sie sagen nichts, weil Sie den Frieden bewahren möchten oder nicht wissen, wie. Der Ärger wächst, Sie reagieren genervt, und die Stimmung leidet.

Es gibt keine ideale Lösung, aber es gibt Wege, störendes Verhalten anzusprechen, ohne einen Streit auszulösen. Entscheidend ist, konkret zu beschreiben, was Sie stört, und nicht die Person zu beurteilen. «Du bist unzuverlässig» löst Abwehr aus. «Ich habe die Unterlagen zweimal nicht rechtzeitig erhalten, deshalb musste ich die Abgabe verschieben» beschreibt eine Beobachtung und ihre Wirkung.

Gespräche dieser Art lassen sich vorbereiten und üben. KI kann dabei helfen, Formulierungen zu entwickeln und ein Übungsgespräch mit einer erfundenen Person zu führen. Sie ersetzt nicht das Gespräch, kennt die Kollegin nicht und kann Reaktionen nicht vorhersagen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Prüfen Sie, ob ein Gespräch nötig ist. Ist es ein Muster oder ein einmaliger Vorfall? Beeinträchtigt es Ihre Arbeit oder Ihr Wohlbefinden? Nicht alles muss angesprochen werden.

1. Beruhigen Sie sich. Sprechen Sie nicht im Ärger. Warten Sie, bis Sie ruhiger sind.

1. Beschreiben Sie das Verhalten konkret. Was genau tut oder sagt die Person? Wann, wie oft? Notieren Sie Beobachtungen ohne Wertung, anonymisiert für die KI.

1. Beschreiben Sie die Wirkung auf Sie. Was passiert dadurch bei Ihnen oder in der Arbeit? «Ich muss nachfragen, das kostet Zeit», «Ich fühle mich übergangen».

1. Formulieren Sie eine Bitte. Was wünschen Sie sich künftig? Konkret und machbar: «Könntest du mir die Unterlagen bis Mittwoch schicken?»

1. Lassen Sie Formulierungen entwerfen. Bitten Sie die KI um drei Varianten für ein Gespräch aus Beobachtung, Wirkung, Bitte, in verschiedener Tonlage. Wählen Sie, was zu Ihnen passt.

1. Üben Sie im Rollenspiel. Lassen Sie die KI eine erfundene Kollegin spielen, die zuerst abwehrt und dann zuhört. Üben Sie, ruhig zu bleiben, nachzufragen und Ihr Anliegen zu wiederholen.

1. Führen Sie das Gespräch. Wählen Sie einen ruhigen Moment unter vier Augen. Fragen Sie, wie die andere Person die Situation sieht, und hören Sie zu.

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt bereitet Formulierungen und Übung vor. Verwenden Sie keine echten Namen.

Ich möchte einen Kollegen auf ein störendes Verhalten ansprechen. Situation (sachlich, ohne Namen): [Beobachtung].
Wirkung auf mich/die Arbeit: [Wirkung]. Meine Bitte: [Bitte].
1. Formuliere drei Varianten für den Einstieg in ein Gespräch, bestehend aus Beobachtung, Wirkung und Bitte (sachlich, freundlich, klar).
2. Schlage fünf Fragen vor, mit denen ich die Sicht der anderen Person erfahre.
3. Spiele dann eine erfundene Kollegin, die zuerst abwehrt und dann zuhört. Gib mir nach fünf Runden eine kurze Rückmeldung zu meiner Formulierung.
Verwende keine echten Namen, bewerte keine realen Personen und stelle keine Vermutungen über ihre Absichten an.

Wenn das Verhalten ernst ist, etwa Beleidigungen oder Diskriminierung, ist dieses Gespräch nicht der richtige Weg. Siehe unten.

Worauf Sie achten müssen

• Bei Beleidigung, Belästigung, Diskriminierung oder Mobbing sollten Sie nicht allein ein Gespräch führen. Wenden Sie sich an Vorgesetzte, Personalabteilung oder Beratungsstellen. Arbeitgeber müssen die Persönlichkeit der Mitarbeitenden schützen.
• KI-Rollenspiele sind vorhersehbar. Echte Menschen können anders reagieren, etwa verletzt oder wütend. Bereiten Sie sich darauf vor.
• Geben Sie keine Namen oder vertraulichen Informationen in öffentliche KI-Dienste ein.
• Fragen Sie sich, ob Ihr Verhalten zum Problem beigetragen hat. Siehe Eigenen Konfliktanteil erkennen.
• Wählen Sie Zeit und Ort sorgfältig. Kritik vor anderen verletzt.
• Wenn Sie wegen Konflikten im Team stark belastet sind, sprechen Sie mit Hausärztin, Hausarzt oder einer Beratungsstelle. In akuten Krisen hilft die Dargebotene Hand (143).

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Sachbearbeiterin aus dem Kanton Luzern ärgert sich, weil ein Kollege die gemeinsame Ablage nicht aufräumt. Sie hat bisher nur genervte Bemerkungen gemacht.

Mit KI übt sie: «Mir ist aufgefallen, dass die Ablage seit zwei Wochen nicht geordnet ist. Ich finde dadurch Akten schlecht und brauche länger. Könnten wir einen Wochenrhythmus fürs Aufräumen abmachen?» Der Kollege reagiert überrascht und sagt, er habe nicht gewusst, dass es stört. Sie vereinbaren einen Freitagstermin für zehn Minuten Aufräumen. Seither klappt es.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihnen schwierige Gespräche grundsätzlich Mühe machen und Sie das üben möchten, bietet my-coach.ch Life Coaching und Mental Coaching mit Nataliya Fiechter an. Veröffentlichte Themen sind unter anderem Konflikte, Grenzen, Selbstwert und Stress. Es gibt ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch; Einzeltermine und Pakete, online oder in Safenwil.

Für klare Formulierungen im Umgang mit KI gibt es den Prompt-Engineering-Kurs von absofort.

Häufige Fragen

Soll ich zuerst mit der Vorgesetzten sprechen?

Meist ist es fairer, zuerst die Person selbst anzusprechen. Wenn es nicht hilft oder der Vorfall ernst ist, ist die Vorgesetzte die nächste Stelle.

Wie sage ich es freundlich, aber klar?

Beginnen Sie mit etwas Positivem oder Verbindendem, wenn es echt ist, dann beschreiben Sie das Verhalten und Ihre Bitte. Vermeiden Sie Verallgemeinerungen wie «immer» und «nie».

Was, wenn sich nichts ändert?

Fragen Sie nach Gründen, wiederholen Sie die Bitte und prüfen Sie, ob Unterstützung nötig ist. Danach können Sie mit der Vorgesetzten sprechen. Siehe auch Feedback unter Kollegen.