KI-Datenschutz kostenlos vorprüfen: Checkliste fürs KMU

Das Problem

Sie möchten KI im Betrieb ausprobieren, aber nicht gleich eine neue Software zur Datenschutzverwaltung anschaffen. Gleichzeitig soll «kostenlos testen» nicht bedeuten, dass Kundenunterlagen ungeprüft in irgendeinem Konto landen. Frau Müller braucht einen einfachen Überblick, mit dem sich die nächsten Fragen erkennen lassen.

Dafür genügt am Anfang ein vorhandenes Text- oder Tabellenprogramm. Eine Vorprüfung sammelt Tatsachen und zeigt Lücken. Sie ist keine rechtliche Freigabe und kein Zertifikat, kann aber verhindern, dass die spätere Beratung an fehlenden Grundinformationen scheitert.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wählen Sie eine überschaubare Anwendung. Schreiben Sie in ein leeres Arbeitsblatt, welche konkrete Aufgabe Sie untersuchen. «KI im ganzen Unternehmen» wäre zu breit. Beginnen Sie beispielsweise mit Entwürfen für öffentliche Produktbeschreibungen oder einer Zusammenfassung eigens erstellter Mustertexte.

1. Notieren Sie die verwendeten Datenarten. Fragen Sie die ausführende Person, welche Inhalte sie tatsächlich eingeben würde. Unterscheiden Sie öffentliche Sachinformationen, erkennbare Personendaten und vertrauliche Geschäftsinhalte. Nutzen Sie bei persönlichen Angaben zusätzlich die Checkliste zu sensiblen Daten.

1. Erfassen Sie Werkzeug und Arbeitsbereich. Halten Sie Anbieter, Kontotyp und erlaubte Funktionen fest. Schreiben Sie auf, ob Dateien hochgeladen oder andere Programme verbunden werden können. Vermerken Sie ausdrücklich, wenn die Angaben bisher nur aus einer Werbeseite stammen und noch nicht bestätigt wurden.

1. Sammeln Sie verfügbare Nachweise. Verlinken Sie intern die relevanten Bedingungen, vorhandene Verträge und betriebliche Regeln. Nutzen Sie den Vertragscheck für KI-Anbieter, um fehlende Unterlagen zu benennen. Laden Sie dafür keine vertraulichen Verträge in einen kostenlosen externen Prüfservice hoch.

1. Bewerten Sie die Vollständigkeit, nicht eine erfundene Punktzahl. Markieren Sie jeden Punkt als «belegt», «offen» oder «vorerst stoppen». Schreiben Sie jeweils einen Grund dazu. Ein unbekannter Datenempfänger ist ein konkreter Klärungsbedarf und wird nicht durch mehrere grüne Häkchen an anderer Stelle ausgeglichen.

1. Ordnen Sie Aufgaben zu. Bestimmen Sie, wer Anbieterfragen klärt, wer den fachlichen Nutzen testet und wer die Freigabe verantwortet. Schreiben Sie den nächsten tatsächlichen Schritt ins Arbeitsblatt. Ohne Zuständigkeit bleibt auch eine schön formatierte Checkliste nur eine Sammlung unbeantworteter Fragen.

1. Üben Sie mit einem erfundenen Fall. Lassen Sie KI anhand Ihrer bereinigten Beschreibung eine Prüfliste gliedern. Kontrollieren Sie, ob sie neue Annahmen eingefügt hat. Testen Sie die Arbeitsaufgabe ohne echte Daten und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem gewünschten Zweck.

1. Entscheiden Sie den weiteren Weg. Bei einfachen, geklärten Abläufen kann die zuständige Person eine begrenzte interne Freigabe dokumentieren. Bei offenen Rechtsfragen oder erheblichen Auswirkungen holen Sie fachliche Unterstützung ein. Legen Sie fest, was bei einem neuen Anbieter oder einer neuen Datenart erneut geprüft werden muss.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle eine sachliche Vorprüfliste für folgende KI-Anwendung.
Aufgabe: [Beschreibung]
Datenarten: [Liste]
Anbieter und Arbeitsbereich: [Angaben oder offen]
Vorhandene Nachweise: [Liste]
Zuständige Funktionen: [Liste]
Ausgabe: Prüfpunkt, vorhandener Beleg, offene Frage, zuständige Funktion, nächster Schritt.
Nutze die Zustände «belegt», «offen» und «vorerst stoppen».
Erfinde keine Punktebewertung, Rechtsgrundlagen oder Anbieterzusicherungen.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre geprüften Angaben; verwenden Sie für die KI-Anfrage keine vertraulichen Originalunterlagen.

Worauf Sie achten müssen

• Kostenlose Vorprüfung bedeutet hier, vorhandene Arbeitsmittel und öffentlich zugängliche Informationen zu nutzen. Für eine fachliche Einzelfallprüfung oder notwendige technische Anpassungen können später Kosten entstehen; diese Anleitung verspricht keine vollständige Gratisberatung.
• Eine Prozentanzeige eines Online-Checks ist keine rechtliche Freigabe. Prüfen Sie, welche Fragen tatsächlich gestellt wurden und ob die Antworten belegt sind.
• Das DSG gilt auch bei KI-Einsatz. Die kostenlose Testphase ist deshalb kein Sonderraum, in dem Personendaten ungeschützt verwendet werden dürfen.
• Eine Liste mit echten Kundennamen ist für diese Vorprüfung unnötig. Halten Sie auch Ihre internen Ergebnisse so knapp und zugriffsbeschränkt wie sinnvoll.
• Lassen Sie offene Rechtsfragen anhand Ihres konkreten Falls fachlich prüfen. Eine KI kann Informationen ordnen, aber auch Regeln, Quellen und Schlussfolgerungen erfinden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Malerbetrieb in Olten möchte KI für Offertentexte nutzen. Frau Müller beginnt mit einem Arbeitsblatt und entdeckt, dass bisher niemand den angemeldeten Kontotyp kennt. Die ersten Musteraufgaben werden deshalb mit erfundenen Leistungen und ohne Kundenadressen durchgeführt.

Das Team prüft danach, ob die Texte fachlich brauchbar sind, und klärt parallel Konto sowie Anbieterbedingungen. Die Geschäftsleitung erhält eine kurze Liste mit belegten Angaben und offenen Fragen. Sie kann gezielt entscheiden, welche Unterstützung noch nötig ist, statt zuerst eine umfangreiche neue Verwaltungssoftware zu beschaffen.

So hilft Ihnen Alpasana

Linup vermittelt Grundregeln zum Umgang mit Daten, zur Prüfung von KI-Ergebnissen und zum Erkennen von Betrugsversuchen. Der Online-Kurs richtet sich auch an Menschen ohne Technikkenntnisse. Für Teams stehen Einladungen, Fortschrittsübersicht und eine Nachweismappe mit Kursinhalt und Abschlussangaben zur Verfügung. Das Angebot finden Sie unter Linup: KI sicher am Arbeitsplatz.

Linup bietet einen kostenlosen KI-Risiko-Check als erste Orientierung sowie Weiterbildung mit dokumentierten Abschlüssen. Ein Check-Ergebnis sollte anschliessend mit Ihren tatsächlichen Abläufen abgeglichen werden. Eine Weiterbildung und ihr Nachweis ersetzen keine rechtliche Einzelfallprüfung und garantieren keine vollständige Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Häufige Fragen

Wie viele Checklisten brauchen wir?

Beginnen Sie mit einem Blatt je wesentlich unterschiedlichem Anwendungsfall. Ähnliche Aufgaben können später zusammengefasst werden, wenn Daten, Werkzeug und Freigaberegeln tatsächlich übereinstimmen.

Wer darf die Vorprüfung durchführen?

Die Sachinformationen können auch Mitarbeitende ohne IT-Ausbildung sammeln. Rechtliche Bewertungen und technische Zusicherungen sollten jedoch die dafür zuständigen beziehungsweise fachkundigen Personen bestätigen.

Was machen wir mit einem offenen Punkt?

Formulieren Sie eine konkrete Frage und nennen Sie die zuständige Person. Die Seite zu revDSG und KI im KMU hilft, die Vorprüfung in einen betrieblichen Ablauf einzuordnen.