CE-Kennzeichnung bei KI: Welche Unterlagen sind wichtig?

Das Problem

Sie möchten eine KI-Software beschaffen, die in einem sensiblen Bereich eingesetzt wird, etwa bei der Personalauswahl, bei Kreditentscheiden oder in der Bildung. Der Anbieter sagt: «Alles konform, CE-Zeichen vorhanden.» Sie wissen aber nicht, was das bedeutet, welche Unterlagen Sie sehen dürfen und was Sie im Streitfall in der Hand haben.

Das CE-Zeichen kennen Sie von Elektrogeräten und Spielzeug. Es zeigt, dass der Hersteller erklärt, das Produkt entspreche den geltenden EU-Vorschriften. Auch der EU AI Act sieht für Hochrisiko-KI-Systeme eine solche Kennzeichnung vor. Dahinter steht ein Verfahren: Der Anbieter muss prüfen oder prüfen lassen, ob sein System die Anforderungen erfüllt, und das dokumentieren.

Als Käuferin oder Betreiber haben Sie ein Interesse daran, diese Unterlagen zu kennen. Denn wer ein nicht konformes System einsetzt, riskiert Ärger, Mehrkosten und Haftungsfragen. Diese Seite zeigt, worauf Sie achten sollten. Sie ersetzt keine Rechtsberatung, und Fristen wurden 2026 angepasst.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Einstufung klären: Ist das System überhaupt ein Hochrisiko-System? Nur dort gilt die Pflicht zur Konformitätsbewertung und zum CE-Zeichen nach dem AI Act. Siehe Wann gilt eine KI als Hochrisiko-System?.
2. Anbieter identifizieren: Wer ist der Anbieter, mit Name, Adresse und Kontakt? Bei Anbietern ausserhalb der EU ist oft ein Bevollmächtigter in der EU vorgesehen. Fragen Sie danach.
3. Verwendungszweck prüfen: Die Unterlagen gelten für einen bestimmten Zweck. Passt er zu Ihrem Einsatz?
4. Konformitätserklärung verlangen: Bitten Sie um die EU-Konformitätserklärung und prüfen Sie, ob sie System, Version und Anbieter eindeutig nennt.
5. Gebrauchsanweisung ansehen: Sie sollte Zweck, Genauigkeit, Grenzen, nötige menschliche Aufsicht und Anforderungen an Eingabedaten beschreiben.
6. Konformitätsverfahren erfragen: Wurde intern geprüft oder durch eine benannte Stelle? Fragen Sie nach Nachweisen.
7. Version und Änderungen klären: Gilt die Konformität für die gelieferte Version? Wie werden Updates behandelt? Wesentliche Änderungen können neue Prüfungen auslösen.
8. Vertrag ergänzen: Halten Sie Auskunfts- und Unterstützungspflichten, Updatezusagen und Haftung schriftlich fest. Siehe Checkliste für KI-Anbieterverträge.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag bereiten Sie eine Anfrage an einen Anbieter vor. Das Ergebnis ist ein Entwurf, der gegengelesen wird:

Wir sind [Betrieb, Branche, Grösse, Schweiz] und prüfen den Kauf des KI-Systems [Name, Version] für [Verwendungszweck]. Wir vermuten, dass es ein Hochrisiko-System sein könnte.
Schreibe eine höfliche, sachliche E-Mail an den Anbieter (Anrede «Sie», Schweizer Standarddeutsch), in der wir um folgende Unterlagen bitten: EU-Konformitätserklärung, Angaben zum Konformitätsverfahren, Gebrauchsanweisung, Angaben zur technischen Dokumentation (Überblick), Name des Bevollmächtigten in der EU, Angaben zu Updates und Änderungen, Kontakt für Rückfragen.
Erstelle zusätzlich eine Tabelle «Unterlage | erhalten (ja/nein) | geprüft von | Bemerkung».
Gib keine Rechtsberatung und nenne keine Fristen als sicher.

Ersetzen Sie die Angaben. Lassen Sie die Antworten von Ihrer IT und gegebenenfalls einer Fachperson auswerten.

Worauf Sie achten müssen

• Gilt die Pflicht schon? Die Anwendungstermine der Hochrisiko-Regeln wurden 2026 angepasst. Prüfen Sie, ab wann das CE-Zeichen nach dem AI Act verlangt wird. Siehe Ab wann gelten welche Pflichten?.
• Anderes CE ist nicht gleich AI-Act-CE: Ein Produkt kann ein CE-Zeichen nach anderen Vorschriften tragen, etwa für Elektrik oder Maschinen. Das sagt nichts über den AI Act.
• Zweck und Version: Die Konformität gilt für den beschriebenen Zweck und die geprüfte Version. Abweichende Nutzung oder Änderungen können sie entwerten.
• Eigene Pflichten bleiben: Auch mit CE-Zeichen müssen Betreiber Gebrauchsanweisung beachten, menschliche Aufsicht sichern und Daten sachgerecht einsetzen. Siehe Betreiberpflichten.
• Schweizer Lage: Der AI Act gilt nicht direkt in der Schweiz. Bei EU-Bezug kann er relevant werden, siehe EU AI Act und die Schweiz.
• Selbstdeklaration: Bei vielen Systemen führt der Anbieter die Prüfung selbst durch. Das ist zulässig, verlangt aber Sorgfalt in der Dokumentation.
• Keine Wundergarantie: Konformität bedeutet nicht Fehlerfreiheit.

Kleine Betriebe und Beschaffung: Wenn Sie nicht über eine eigene Rechtsabteilung verfügen, hilft eine einfache Regel: Keine Beschaffung eines möglichen Hochrisiko-Systems ohne vorliegende Unterlagen und ohne interne Freigabe. Legen Sie fest, wer die Unterlagen entgegennimmt, wer sie fachlich beurteilt und wer unterschreibt. Wenn der Anbieter Unterlagen verweigert oder ausweicht, nehmen Sie das ernst: Es kann auf Lücken hinweisen. Vergleichen Sie bei Bedarf mehrere Anbieter, denn gute Anbieter legen Unterlagen offen. Dokumentieren Sie den Beschaffungsprozess, damit Sie im Streit- oder Prüfungsfall zeigen können, dass Sie sorgfältig gehandelt haben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Eine Schweizer Personalvermittlung mit Kundschaft in Süddeutschland prüft ein Programm, das Bewerbungen bewertet.

Vorher: Der Vertrieb des Anbieters wirbt mit «CE-geprüft». Die Geschäftsleiterin ist beruhigt und will unterschreiben.

Nachher: Mit der Vorlage fordert die Personalvermittlung Konformitätserklärung, Gebrauchsanweisung und Angaben zur Prüfung an. Es zeigt sich, dass das CE-Zeichen sich auf andere Vorschriften bezieht und eine Konformität nach AI Act nicht belegt ist. Die Firma stellt den Kauf zurück, lässt Einstufung und Fristen fachlich prüfen und verlangt vom Anbieter eine schriftliche Erklärung. Ohne klare Unterlagen unterschreibt sie nicht.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Ihr Team bei der Beschaffung von KI die richtigen Fragen stellt, bietet absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen. Laut Beschreibung gehören Datenschutz, der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten und bei EU-Bezug der EU AI Act zu den Lerninhalten. Gelernt wird online im eigenen Tempo, und für Firmenlösungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Eine Prüfung der Unterlagen Ihres Anbieters ist nicht Teil des Angebots.

Häufige Fragen

Reicht es, wenn der Anbieter «CE» auf die Webseite schreibt?

Nein. Verlangen Sie die Konformitätserklärung und prüfen Sie, auf welche Vorschriften sie sich bezieht.

Brauchen alle KI-Systeme ein CE-Zeichen?

Nein. Die Pflicht betrifft Hochrisiko-Systeme. Für viele Büro-KI-Anwendungen gilt sie nicht.

Muss ich als Betreiber selbst prüfen lassen?

Die Konformitätsbewertung ist Sache des Anbieters. Betreiber müssen aber sorgfältig auswählen, den Einsatz nach Gebrauchsanweisung gestalten und Aufsicht sicherstellen.

Was, wenn der Anbieter ausserhalb der EU sitzt?

Dann ist unter Umständen ein Bevollmächtigter in der EU vorgesehen. Fragen Sie danach und lassen Sie Zweifelsfälle klären.