Workshop-Ergebnisse mit KI ordnen und dokumentieren

Das Problem

Der Workshop war lebhaft: Auf den Flipcharts hängen Dutzende Haftzettel, an der Wand stehen Stichworte, im Notizbuch finden sich halbe Sätze. Alle gehen mit gutem Gefühl nach Hause. Zwei Wochen später ist nichts dokumentiert, die Zettel sind verblasst, und niemand weiss, was beschlossen wurde. Die Energie ist verpufft.

Die Auswertung eines Workshops ist mühsam, weil das Material ungeordnet ist: Doppelte Ideen, unterschiedliche Formulierungen, Stichworte ohne Zusammenhang. Wer es von Hand ordnet, braucht oft Stunden.

Eine KI kann diese Fleissarbeit erleichtern: gleiche Ideen zusammenfassen, Themen vorschlagen, Entwürfe für die Dokumentation schreiben. Was daraus wird, entscheiden Sie mit den Teilnehmenden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Material sichern: Fotografieren Sie Flipcharts und Haftzettelwände noch im Raum, möglichst scharf und frontal. Fotos von Personen vermeiden Sie.
2. Abtippen: Übertragen Sie die Ideen in eine Liste, eine Idee pro Zeile. Lesen Sie unsichere Handschrift lieber nach, als zu raten. Automatische Texterkennung kann helfen, ist aber fehleranfällig und muss geprüft werden.
3. Vertrauliches entfernen: Streichen Sie Namen von Kundinnen, Mitarbeitenden und interne Zahlen, falls das KI-Programm nicht freigegeben ist, siehe Vertrauliche Angaben vor der Protokollbearbeitung entfernen.
4. Ideen bündeln lassen: Geben Sie die Liste der KI und lassen Sie die Ideen nach Themen gruppieren. Verwenden Sie die Vorlage unten und verlangen Sie, dass jede Idee genau einmal zugeordnet wird und nichts verloren geht.
5. Gruppen prüfen: Stimmen die Themen? Gehören Ideen zusammen, die die KI getrennt hat? Verschieben und benennen Sie Gruppen so, dass sie für Ihr Team Sinn ergeben.
6. Prioritäten ergänzen: Falls im Workshop abgestimmt wurde, tragen Sie die Punkte ein. Die KI darf keine Prioritäten erfinden.
7. Ergebnisse, Aufgaben, offene Fragen trennen: Lassen Sie aus der geordneten Liste eine kurze Dokumentation entwerfen mit Zielen, Ergebnissen, vereinbarten Aufgaben mit Zuständigen und Fristen sowie offenen Fragen. Hilfe bieten Aufgaben aus dem Protokoll ziehen und Offene Fragen sichtbar machen.
8. Zeitnah versenden: Schicken Sie die Dokumentation innerhalb weniger Tage an die Teilnehmenden und bitten Sie um Korrekturen.

Aufbau der Dokumentation

Vorlage zum Kopieren

Unten steht die Rohliste mit Ideen aus einem Workshop zum Thema [Thema, z. B. Verbesserung der Auftragsabwicklung] in einem [Branche] in der Schweiz. Jede Zeile ist eine Idee, ohne Namen.
Aufgabe: 1. Gruppiere die Ideen in 4 bis 8 Themen und gib jedem Thema einen kurzen Namen.
2. Ordne jede Idee genau einem Thema zu. Es darf keine Idee fehlen oder doppelt erscheinen. Gib am Ende die Anzahl der Ideen vor und nach der Gruppierung an.
3. Markiere Ideen, die fast gleich sind, und schlage vor, sie zusammenzuführen, ohne sie zu löschen.
Ergänze keine neuen Ideen und bewerte sie nicht.
[Liste einfügen]

Prüfen Sie die Gruppen und zählen Sie nach, ob alle Ideen enthalten sind. Priorisieren und Aufgaben verteilen Sie mit dem Team.

Worauf Sie achten müssen

• Verlust von Ideen: Die KI kann Ideen weglassen oder zusammenfassen. Zählen Sie nach und prüfen Sie stichprobenweise.
• Vertraulichkeit: Workshops behandeln oft interne Themen. Nutzen Sie nur freigegebene Programme oder anonymisieren Sie.
• Eigene Sicht der KI: Die Themenbenennung ist ein Vorschlag. Passen Sie sie an die Sprache Ihres Betriebs an.
• Fotos: Wände mit Haftzetteln können Namen enthalten. Kontrollieren Sie sie, bevor Sie Bilder in KI-Programme laden oder weitergeben.
• Teilnehmende einbeziehen: Die Gruppe soll die Dokumentation prüfen, bevor sie als verbindlich gilt.

Nach dem Workshop dranbleiben

Eine gute Dokumentation allein bewirkt noch nichts, wenn niemand nachfasst. Legen Sie daher gleich einen Termin fest, an dem der Stand der Aufgaben besprochen wird, etwa vier Wochen später. Schicken Sie vorher eine kurze Erinnerung mit der Aufgabenliste. So bleibt der Schwung des Workshops erhalten, und Sie sehen rasch, wo Unterstützung nötig ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin Personal einer Spedition in Rothrist führt einen halbtägigen Workshop zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender durch. Vorher bleiben 65 Haftzettel, drei Flipcharts und ein Notizbuch ungeordnet, und es dauert zwei Wochen, bis jemand sie anfasst.

Nachher tippt sie am Folgetag die Zettel ab, lässt sie von der KI in sechs Themen bündeln und prüft, dass alle 65 Ideen enthalten sind. Mit dem Team legt sie Prioritäten fest und lässt eine zweiseitige Dokumentation entwerfen, die sie überarbeitet. Nach vier Tagen erhalten alle das Ergebnis und können Korrekturen melden.

So hilft Ihnen Alpasana

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Häufige Fragen

Kann die KI Fotos von Haftzetteln lesen?

Manche Programme können Text aus Fotos erkennen. Handschrift wird dabei oft falsch gelesen. Prüfen Sie jedes Ergebnis oder tippen Sie lieber selbst ab.

Wie viele Themen sind sinnvoll?

Vier bis acht. Weniger sind zu grob, mehr werden unübersichtlich. Passen Sie die Zahl an die Menge der Ideen an.

Soll die KI auch Prioritäten setzen?

Nein. Prioritäten sind Entscheide der Gruppe. Die KI kann Abstimmungsergebnisse eintragen, wenn Sie sie liefern.

Wie lange darf die Dokumentation dauern?

So lange wie nötig, aber so kurz wie möglich, meist ein bis zwei Seiten. Details gehören in den Anhang.