Wiederholungen im Text mit KI erkennen und entfernen

Das Problem

Sie schreiben einen längeren Text, etwa einen Jahresbericht, ein Merkblatt oder eine Offerte, und überarbeiten ihn mehrfach. Dabei fügen Sie Sätze ein, kopieren Absätze aus alten Dokumenten und ergänzen Hinweise. Am Ende sagt der Text dreimal, dass die Unterlagen bis Ende Monat vorliegen müssen, und zweimal, dass man bei Fragen anrufen soll.

Beim eigenen Text erkennen Sie das kaum noch, weil Sie ihn zu gut kennen. Die Leserin dagegen merkt es sofort: Der Text wirkt aufgebläht, und sie fragt sich, ob die dritte Nennung etwas Neues bringt.

KI kann solche Dopplungen zuverlässig auffinden, weil sie Texte schnell auf Ähnlichkeiten vergleicht. Entscheidend ist, dass sie nur vorschlägt. Nicht jede Wiederholung ist ein Fehler.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sichern Sie das Original. Speichern Sie Ihre Fassung unter einem neuen Namen, bevor Sie etwas ändern. Dann können Sie jederzeit zurück.

1. Legen Sie fest, was gewollt wiederholt wird. Fristen, Sicherheitshinweise, Rechtsbegriffe und Namen von Produkten dürfen oder müssen manchmal mehrfach vorkommen. In Verträgen und Anleitungen ist eine einheitliche Bezeichnung sogar besser als abwechselnde Wörter. Schreiben Sie auf, was Sie nicht anfassen wollen.

1. Fügen Sie den Text abschnittsweise ein. Bei sehr langen Texten verliert die KI leicht den Überblick. Arbeiten Sie kapitelweise oder in Blöcken von einigen Absätzen.

1. Bitten Sie zuerst um eine Liste, nicht um einen neuen Text. Die KI soll Doppelungen finden und angeben, wo sie stehen: «Absatz 2 und Absatz 5 sagen dasselbe». Das lässt Ihnen die Entscheidung.

1. Entscheiden Sie pro Fund. Streichen, zusammenführen oder bewusst stehen lassen? Wo sie Aussagen zusammenführt, soll die KI keine Informationen verlieren, etwa eine zusätzliche Bedingung im zweiten Satz.

1. Lassen Sie die gestraffte Fassung erstellen. Geben Sie die Entscheidungen weiter und verlangen Sie, dass alles andere wörtlich bleibt. Bitten Sie um sichtbare Änderungen, damit Sie nachvollziehen können, was weg ist.

1. Vergleichen Sie Länge und Inhalt. Prüfen Sie, ob alle Punkte Ihrer Liste noch vorkommen. Lesen Sie den Text einmal ohne Pause von vorn: Fehlt ein Faden, setzen Sie einen Satz zurück.

Welche Wiederholungen sind in Ordnung?

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag, den Sie in das KI-Fenster tippen. Verwenden Sie zuerst Auftrag A, nach Ihrer Entscheidung Auftrag B.

Auftrag A: Analysiere den folgenden Text auf Wiederholungen.
Liste in einer Tabelle: Fundstelle 1 | Fundstelle 2 | Was wiederholt sich? | Empfehlung (streichen / zusammenführen / behalten).
Beachte: Fristen, Sicherheitshinweise und einheitliche Fachbegriffe sind keine Fehler.
Ändere den Text noch nicht. Nutze nur, was im Text steht.
Text: [Text einfügen]

Auftrag B: Überarbeite den Text nach meinen Entscheidungen: [Liste der Entscheidungen].
Alles andere bleibt wörtlich unverändert. Zahlen, Daten und Namen nicht anfassen.
Markiere jede Änderung in [eckigen Klammern], damit ich sie nachvollziehen kann.
Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form.

Wenn Sie nur Füllwörter loswerden wollen, ersetzen Sie Auftrag A durch die Bitte, «unnötige Füllwörter und Floskeln» zu markieren.

Worauf Sie achten müssen

• Wichtiges bleibt oft doppelt stehen: Eine Frist, die nur einmal mitten im Text steht, wird überlesen. Streichen Sie nicht automatisch, was die KI als «Wiederholung» meldet.
• Informationsverlust prüfen: Beim Zusammenführen geht gern ein Nebensatz verloren, zum Beispiel die Ausnahme. Gleichen Sie beide Fassungen ab, vor allem bei Zahlen und Bedingungen.
• KI wiederholt sich selbst: Ein von KI geschriebener Text enthält oft von sich aus Dopplungen und Floskeln. Wie Sie das beim Erstellen verhindern, zeigt KI-Wiederholungen vermeiden.
• Vertrauliches nicht einfügen: Berichte und Merkblätter enthalten manchmal interne Zahlen oder Personendaten. Verwenden Sie nur die Teile, die Sie in Ihrem Betrieb mit KI bearbeiten dürfen.
• Mehrere Autoren: Wenn mehrere Personen an einem Text schreiben, sind Wiederholungen normal. Besprechen Sie die gestraffte Fassung mit den anderen, bevor sie weitergegeben wird.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller bereitet für einen Gewerbeverein in Lenzburg das Merkblatt zur Generalversammlung vor. Drei Personen haben daran gearbeitet. Es nennt viermal die Anmeldefrist, zweimal die Parkplatzsituation und beschreibt den Ablauf einmal im Fliesstext und einmal als Liste.

Frau Müller lässt die KI zuerst nur Dopplungen auflisten. Sie behält die Frist am Anfang und am Schluss, streicht zwei weitere Nennungen, löscht den Fliesstext zum Ablauf und behält die Liste. In der gestrafften Fassung ist das Merkblatt eine Seite kürzer. Beim Vergleich entdeckt sie, dass ein Hinweis auf die Barrierefreiheit versehentlich weggefallen ist, und setzt ihn zurück.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Prompt-Engineering-Kurs von absofort lernen Sie, komplexe Aufgaben schrittweise zu bearbeiten, wie hier zuerst Analyse, dann Überarbeitung. Sie üben ausserdem, Prompts zu verbessern, Beispiele zur Steuerung von Inhalt und Format einzusetzen und Ergebnisse zu prüfen.

Der Kurs ist online, braucht keine Programmierkenntnisse und führt zu einem Zertifikat. Für die ersten Übungen eignet sich ein eigener, nicht vertraulicher Text.

Häufige Fragen

Darf ich der KI sagen, sie soll den Text einfach kürzen?

Das ist möglich, aber unsicher. Ohne Vorgabe entscheidet die KI selbst, was wichtig ist, und streicht manchmal das Falsche. Das gestufte Vorgehen mit Liste und eigener Entscheidung ist verlässlicher.

Erkennt die KI auch Wiederholungen in anderen Worten?

Meist ja, denn sie vergleicht Bedeutungen und nicht nur Wörter. Sie kann aber danebenliegen, wenn zwei ähnliche Aussagen unterschiedliche Bedingungen haben. Prüfen Sie jeden Fund.

Wie viel kürzer wird der Text?

Das lässt sich nicht vorhersagen und hängt vom Text ab. Zielen Sie auf Klarheit, nicht auf eine Zahl. Wenn Sie eine feste Länge brauchen, hilft Text kürzen mit KI.