Verlaufsprotokoll mit KI aus Mitschriften erstellen

Das Problem

Sie haben an einer Sitzung teilgenommen oder protokolliert und besitzen nun einen Haufen Mitschriften: Stichworte, halbe Sätze, Pfeile, Abkürzungen. Daraus soll ein Verlaufsprotokoll entstehen, das zeigt, wie die Diskussion abgelaufen ist. Das ist mühsam, denn Sie müssen Reihenfolge, Argumente und Zusammenhänge rekonstruieren.

Ein Verlaufsprotokoll unterscheidet sich vom Ergebnisprotokoll. Es schildert den Gang der Beratung, nicht nur das Resultat. Das ist besonders dort wichtig, wo Entscheide begründet werden müssen, etwa bei Kommissionen, Projektgruppen oder Geschäftsleitungssitzungen.

Eine KI kann die Mitschriften ordnen und in lesbare Sätze bringen. Sie kennt aber weder die Sitzung noch die Beteiligten. Was sie nicht weiss, ergänzt sie manchmal frei, und das darf im Protokoll nicht stehen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Form klären: Verlangt Ihr Betrieb ein Verlaufs-, Ergebnis- oder Beschlussprotokoll? Fragen Sie nach einer bestehenden Vorlage.
2. Mitschriften sichten: Lesen Sie Ihre Notizen und ergänzen Sie Lücken, solange die Erinnerung frisch ist. Markieren Sie Unsicheres mit einem Fragezeichen.
3. Personendaten reduzieren: Wenn das Programm nicht freigegeben ist, ersetzen Sie Namen durch Kürzel (zum Beispiel «Person A») und entfernen Sie vertrauliche Details.
4. Auftrag formulieren: Nutzen Sie die Vorlage unten und fügen Sie die Mitschriften ein.
5. Entwurf prüfen: Vergleichen Sie jeden Absatz mit Ihren Notizen. Wurde etwas hinzugefügt, weggelassen oder verdreht?
6. Namen und Zahlen einsetzen: Ersetzen Sie die Kürzel durch die echten Namen und prüfen Sie Daten, Beträge und Fristen.
7. Freigabe einholen: Lassen Sie das Protokoll von der Sitzungsleitung prüfen und geben Sie es erst dann weiter.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, aus Mitschriften ein Verlaufsprotokoll zu schreiben.
Sitzung: [Name der Sitzung, Datum, Dauer]
Teilnehmende (Kürzel): [Person A, Person B, …]
Traktanden: [Liste]
Aufgabe: Schildere zu jedem Traktandum den Verlauf der Diskussion in der Reihenfolge der Beiträge: wer hat was vorgebracht, welche Argumente gab es, wie hat sich der Standpunkt verändert.
Stil: sachlich, neutral, Vergangenheitsform, Schweizer Schreibweise, keine Wertungen.
Verwende nur Informationen aus den Mitschriften. Wenn etwas unklar ist, schreibe [unklar: Frage] statt zu raten.
Gib am Ende eine Liste der Stellen aus, bei denen du unsicher warst.
Mitschriften:
[Mitschriften einfügen]

Passen Sie Traktanden und Stil an Ihre Sitzung an. Das Ergebnis ist ein Entwurf: Sie gleichen ihn mit Ihren Notizen ab.

Variante: Verlauf in drei Sätzen pro Traktandum

Wenn Sie keine ausführliche Fassung brauchen, verlangen Sie pro Traktandum höchstens drei Sätze: Ausgangslage, wichtigste Argumente, Ergebnis. Das passt für Sitzungen, bei denen der Verlauf nur kurz festgehalten werden soll. Ergänzen Sie den Auftrag mit «höchstens drei Sätze pro Traktandum» und prüfen Sie, dass wesentliche Einwände nicht verloren gehen.

Kurz-Check vor der Weitergabe

• Stimmen Datum, Ort und Teilnehmende?
• Sind alle Traktanden vorhanden und in der richtigen Reihenfolge?
• Wurden Aussagen den richtigen Personen zugeordnet?
• Gibt es Formulierungen, die wertend klingen?
• Hat die Sitzungsleitung das Protokoll freigegeben?

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz und Vertraulichkeit: Sitzungen enthalten oft Personal-, Kunden- oder Strategiedaten. Geben Sie solche Inhalte nur in freigegebene Programme ein. Siehe Protokoll mit vertraulichen Angaben.
• Falsche Zuordnung: Die KI kann Aussagen der falschen Person zuschreiben. Prüfen Sie jede Zuordnung.
• Neutralität: Formulierungen sollen sachlich bleiben. Lesen Sie dazu Protokoll neutral formulieren.
• Auslassungen: Wichtige Einwände fehlen manchmal. Gehen Sie Ihre Notizen Punkt für Punkt durch.
• Verbindlichkeit: Ein Protokoll kann später als Beleg dienen. Lassen Sie es von der Sitzungsleitung freigeben.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Sekretärin einer Baukommission in einer Aargauer Gemeinde hat nach einer zweistündigen Sitzung drei Seiten Notizen.

Vorher braucht sie einen Abend, um daraus einen Text zu formen, und verwechselt dabei zwei Wortmeldungen. Nachher ersetzt sie die Namen durch Kürzel, lässt die Notizen mit der Vorlage ordnen und prüft jeden Absatz an ihren Notizen. Die KI markiert zwei unklare Stellen, die sie mit dem Präsidenten klärt. Das Protokoll geht erst nach seiner Freigabe an die Mitglieder.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Aufträge so formulieren möchte, dass Protokolle verlässlich und nachvollziehbar entstehen, findet bei absofort den Kurs Prompt Engineering. Sie legen Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat fest, bearbeiten komplexe Aufgaben schrittweise und berücksichtigen den Datenschutz.

Der Online-Kurs setzt keine Programmierkenntnisse voraus, am Ende steht ein Zertifikat.

Häufige Fragen

Darf ich eine Aufnahme der Sitzung transkribieren lassen?

Das hängt von der Zustimmung der Teilnehmenden und den Regeln Ihres Betriebs ab. Klären Sie das vorab. Wie Sie aus Transkripten Protokolle machen, zeigt Protokoll aus einem Transkript erstellen.

Wie lang darf ein Verlaufsprotokoll sein?

So lang wie nötig, so kurz wie möglich. Für eine Stunde Sitzung genügen oft ein bis zwei Seiten. Vorgaben Ihres Betriebs oder Gremiums haben Vorrang.

Soll ich Namen im Protokoll nennen?

Das richtet sich nach Ihrer Praxis. Bei internen Sitzungen ist es üblich, bei sensiblen Themen wird teils nur das Gremium genannt. Klären Sie das mit der Sitzungsleitung.

Was, wenn die KI etwas ergänzt hat, das nicht gesagt wurde?

Streichen Sie es. Fordern Sie in der Vorlage ausdrücklich, dass nur Inhalte aus den Mitschriften verwendet werden, und prüfen Sie trotzdem jeden Satz.

Kann ich dieselbe Vorlage für jede Sitzung verwenden?

Ja, wenn Sie die Angaben zu Sitzung und Traktanden jedes Mal anpassen. Speichern Sie die Vorlage in Ihrer Prompt-Sammlung, siehe Prompt-Vorlagen mit Platzhaltern.