Text von Du auf Sie umstellen: KI-Vorlage

Das Problem

Sie haben einen Text, der Kundinnen und Kunden duzt: einen Newsletter, ein Merkblatt, einen Social-Media-Beitrag oder eine alte Anleitung. Jetzt soll er an eine Kundschaft gehen, die gesiezt werden will, etwa Gemeinden, Treuhandbüros oder ältere Personen. Oder Sie übernehmen den Text eines Kollegen, der den Ton lockerer gewählt hatte.

Das Umstellen per Hand ist mühsam und fehleranfällig. Man ersetzt «du kannst» durch «Sie können» und übersieht «dein», «dir», «dich» in Absatz vier. Am Ende steht ein Text, in dem sich Duzen und Siezen abwechseln. Das wirkt unsicher und kann Kundschaft vor den Kopf stossen.

KI ist dafür gut geeignet, weil es um regelmässige Muster geht. Sie macht aber auch eigene Fehler, zum Beispiel bei der Grossschreibung oder wenn «sie» im Text eine dritte Person bezeichnet. Darum braucht es Regeln und eine Kontrolle.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sichern Sie das Original. Speichern Sie den Text unter neuem Namen. So können Sie später Zeile für Zeile vergleichen.

1. Prüfen Sie, wo gesiezt werden soll. Gilt die Anrede nur für den Fliesstext oder auch für Überschriften, Buttons, Beschriftungen und Bildlegenden? Notieren Sie, was alles umgestellt wird.

1. Notieren Sie Ausnahmen. Zitate, Namen von Veranstaltungen oder Produkten («Du und dein Garten») und Texte von Dritten bleiben unverändert. Schreiben Sie diese Stellen in eine Liste.

1. Fügen Sie den Text ein und nennen Sie die Regeln. Verlangen Sie Sie-Form durchgehend, Grossschreibung von «Sie», «Ihnen», «Ihr», «Ihre», Schweizer Rechtschreibung und unveränderte Fakten. Sagen Sie, dass auch Befehlsformen («Klick hier!») umgestellt werden: «Klicken Sie hier.»

1. Lassen Sie jede Änderung zählen. Bitten Sie um eine Liste der ersetzten Stellen oder markieren Sie sie im Text. Wenn Sie wissen, wie oft «du» vorkam, können Sie sicher sein, dass alle ersetzt wurden.

1. Suchen Sie nach Rückständen. Öffnen Sie das Ergebnis und suchen Sie nach «du», «dir», «dich», «dein», «euch», «ihr» und «dein». Auch kleingeschriebenes «sie» prüfen: Ist es eine dritte Person oder eine falsch kleingeschriebene Anrede?

1. Lesen Sie den Ton. Eine reine Umstellung kann steif klingen. Bitten Sie um eine freundlichere Variante, wenn der Text zu förmlich geworden ist, ohne ihn wieder zum Du zu machen.

Typische Stolpersteine beim Umstellen:

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag, den Sie in das KI-Fenster tippen. Ersetzen Sie die Platzhalter.

Stelle den folgenden Text vollständig von der Du-Anrede auf die Sie-Anrede um.
Regeln:
- Alle Anreden, Pronomen und Verbformen konsequent auf «Sie» umstellen; «Sie», «Ihnen», «Ihr», «Ihre» grossschreiben.
- Befehlsformen in höfliche Aufforderungen umwandeln («Klick hier» → «Klicken Sie hier»).
- Nicht ändern: Zitate, Eigennamen, Produktnamen und folgende Stellen: [Liste].
- «sie» als dritte Person (sie sagt, sie kommen) nicht verwechseln und unverändert lassen.
- Inhalt, Zahlen und Aufbau bleiben gleich. Schweizer Rechtschreibung.
Gib am Ende eine Liste der Stellen aus, an denen du unsicher warst, mit [prüfen].
Text: [Text einfügen]

Wenn Sie den Ton gleichzeitig freundlicher oder förmlicher machen wollen, nennen Sie das in einer zusätzlichen Zeile.

Worauf Sie achten müssen

• Mischformen sind der häufigste Fehler: Auch bei guter KI rutscht ein «dein» durch. Suchen Sie nach der Umstellung gezielt nach den Wörtern der Du-Form.
• Verwechslung «sie» und «Sie»: Die KI unterscheidet nicht immer zuverlässig zwischen höflicher Anrede und dritter Person oder Mehrzahl. Prüfen Sie jede Stelle, an der ein «sie» steht.
• Mehrdeutige Sätze: Bei «Wenn ihr kommt» kann «ihr» Plural-Du sein. Die KI muss es erkennen; lesen Sie solche Sätze nach.
• Ton bleibt wichtig: Wer plötzlich gesiezt wird, soll es nicht als kalte Wende erleben. Siehe Sie oder Du vorgeben und Tonfall vorgeben.
• Vertrauliche Inhalte: Newsletter und Anleitungen sind meist unkritisch, interne Mitarbeiterbriefe oder Kundenlisten nicht. Setzen Sie nur ein, was Ihr Betrieb für KI freigegeben hat.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller betreut den Newsletter eines Sportvereins in Zug. Der bisherige Text duzte die Mitglieder. Nun soll der Verein seine Sponsoren und die Gemeinde mit demselben Text informieren, und dort ist die Sie-Form üblich.

Frau Müller lässt die KI den Text umstellen und listet die Ausnahmen auf: den Veranstaltungsnamen «Lauf mit uns» und ein Zitat der Präsidentin. Bei der Suche entdeckt sie ein «dein» in einer Bildlegende und ein kleingeschriebenes «sie» für die Sponsoren, das eigentlich dritte Person bleiben muss. Nach zwei Korrekturen geht der Newsletter raus, und niemand wird mehr geduzt, der gesiezt werden wollte.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Prompt-Engineering-Kurs von absofort lernen Sie, Aufgabe, Kontext, Ziel und Ausgabeformat so zu beschreiben, dass Regeln wie diese zuverlässig umgesetzt werden, und wie Sie Prompts nach Fehlern überarbeiten und Ergebnisse prüfen. Sie bauen dort ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden Ablauf auf.

Der Kurs ist online, ohne Programmierkenntnisse und mit Zertifikat.

Häufige Fragen

Muss ich nach «Sie» immer grossschreiben?

In Briefen und Anreden schreibt man «Sie», «Ihnen», «Ihr» und «Ihre» gross; das gilt auch im Schweizer Hochdeutsch. In sehr lockeren Texten wird manchmal anders verfahren, in der Geschäftskorrespondenz bleibt die Grossschreibung die Regel.

Kann die KI auch von Sie auf Du umstellen?

Ja, mit denselben Vorsichtsmassnahmen. Sie müssen aber vorher klären, ob das Du zur Kundschaft passt. Wer unsicher ist, bleibt bei Sie.

Was ist mit Überschriften und Buttons?

Diese vergisst man leicht. Nennen Sie im Auftrag ausdrücklich, dass auch Überschriften, Bildlegenden und Beschriftungen umgestellt werden, und prüfen Sie diese Stellen gesondert.