Wie beschreibe ich die Aufgaben eines KI-Büroassistenten?

Das Problem

Sie möchten einen KI-Assistenten im Büro einsetzen, der Routinearbeiten unterstützt: Mails vorbereiten, Termine ordnen, Texte glätten, Anfragen zusammenfassen. Doch wenn Sie ihn einfach laufen lassen, tut er mal zu viel, mal zu wenig, und manchmal beantwortet er Fragen, für die er gar nicht zuständig sein sollte.

Ein Assistent braucht wie eine neue Mitarbeiterin eine klare Einweisung: Wofür ist er da, was darf er nicht, und wann holt er Sie dazu? Diese Einweisung schreiben Sie in die Grundregeln (den Systemprompt), die bei jedem Gespräch mitgegeben werden.

Fehlt sie, entstehen Risiken: falsche Auskünfte, ungewollte Zusagen, ein zu lockerer Ton gegenüber Kundschaft. Mit einer sorgfältigen Aufgabenbeschreibung vermeiden Sie das, und der Assistent wird vorhersehbarer.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Einsatz abgrenzen: Entscheiden Sie, wofür der Assistent zuständig sein soll, etwa «Entwürfe für Terminbestätigungen und einfache Kundenantworten» und wofür nicht.
2. Aufgaben auflisten: Schreiben Sie 5 bis 8 konkrete Aufgaben auf, bei denen er helfen darf. Je konkreter, desto besser.
3. Grenzen festlegen: Notieren Sie, was er nie tun darf, zum Beispiel Preise nennen, Rechtsauskünfte geben, Zusagen machen oder Personendaten weitergeben.
4. Rückgabepunkte bestimmen: Legen Sie fest, wann er die Aufgabe an einen Menschen zurückgibt, etwa bei Beschwerden, Verträgen, Unsicherheit oder fehlenden Angaben.
5. Ton und Sprache bestimmen: Nennen Sie Anrede, Schweizer Schreibweise und Stil. Details dazu: Wie hinterlege ich einheitliche Sprachregeln im Systemprompt?.
6. Mit KI entwerfen lassen: Geben Sie Ihre Stichpunkte mit der Vorlage unten ein und lassen Sie daraus kurze Grundregeln formulieren. Streichen Sie, was nicht stimmt.
7. Testen: Prüfen Sie den Assistenten mit typischen und schwierigen Fällen, siehe Wie prüfe ich, ob ein Systemprompt im Alltag funktioniert?.
8. Pflegen: Halten Sie Datum und Version fest und passen Sie die Regeln an, wenn sich Aufgaben ändern.

Vorlage zum Kopieren

Schreibe Grundregeln (Systemprompt) für einen KI-Büroassistenten bei [Betrieb, Branche, Schweiz].
Aufgaben, bei denen er helfen darf: [Liste, z. B. Entwürfe für Terminbestätigungen, Texte kürzen,
Notizen zusammenfassen, freundliche Standardantworten vorbereiten].
Er darf nie: [Liste, z. B. Preise oder Rabatte nennen, Rechts- oder Gesundheitsauskünfte geben,
Zusagen machen, Personendaten weitergeben, etwas als gesendet oder erledigt darstellen].
Gib die Aufgabe an die Mitarbeitenden zurück, wenn: [Liste, z. B. Beschwerde, Vertragsfrage,
fehlende Angaben, Unsicherheit].
Ton: [z. B. freundlich und sachlich, Anrede Sie, Schweizer Schreibweise].
Format: höchstens 150 Wörter, nummerierte Regeln, einfache Sprache. Keine Passwörter, keine Namen.

Ergänzen Sie die Listen. Prüfen Sie den Entwurf Zeile für Zeile und streichen Sie, was nicht zu Ihrem Betrieb passt.

Was gehört in die Aufgabenbeschreibung?

Wie Sie Wissenslücken und Rückfragen dauerhaft regeln, lesen Sie unter Wie lege ich Wissensgrenzen für einen KI-Assistenten fest? und Wie lege ich dauerhafte Regeln für Rückfragen fest?.

Führen Sie den Assistenten in Stufen ein. In der ersten Woche prüft eine Person jedes Ergebnis, in den folgenden Wochen Stichproben. Notieren Sie Fälle, in denen er danebenlag, und ergänzen Sie die Grundregeln gezielt. So wächst das Vertrauen langsam und auf Grundlage von Erfahrung, nicht von Hoffnung. Sprechen Sie ausserdem im Team offen darüber, wofür der Assistent da ist und wofür nicht, damit niemand Erwartungen hat, die er nicht erfüllen kann.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Hinterlegen Sie keine Passwörter, Zugangsdaten oder Kundendaten in den Grundregeln. Geben Sie dem Assistenten nur Zugriff, den er braucht.
• Keine Garantie: Regeln steuern das Verhalten, schützen aber nicht sicher. Wichtige Dinge sichern Sie zusätzlich organisatorisch, siehe Welche Grenzen haben Schutzregeln im Systemprompt?.
• Verantwortung: Der Assistent liefert Entwürfe. Freigabe und Versand erfolgen durch Menschen.
• Zusagen: Er darf keine verbindlichen Aussagen zu Preisen, Terminen oder Rechten machen, wenn Sie das nicht ausdrücklich geregelt haben.
• Zuständigkeit: Legen Sie fest, wer die Grundregeln pflegt und wer sie ändern darf.
• Kennzeichnung: Klären Sie, ob Kundschaft informiert werden soll, wenn Texte mit KI-Unterstützung entstanden sind.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Das Sekretariat einer Schreinerei in Aarau setzt einen Assistenten für Kundenanfragen ein. Vorher fehlt eine Einweisung, und der Assistent nennt in einer Antwort einen Preis, den es so nicht gibt.

Nachher schreibt die Leiterin Grundregeln mit sechs erlaubten Aufgaben, drei Verboten («keine Preise, keine Terminzusagen, keine Garantieversprechen») und zwei Rückgabepunkten (Beschwerden und Anfragen mit fehlenden Angaben). Sie testet mit acht Beispielanfragen und stellt fest, dass er Beschwerden zuverlässig zurückgibt. Jede Antwort liest sie vor dem Versand.

So hilft Ihnen Alpasana

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Häufige Fragen

Wie viele Aufgaben darf ein Büroassistent haben?

Beginnen Sie mit wenigen, klar abgegrenzten. Erweitern Sie schrittweise, wenn sich der Assistent bewährt hat.

Darf der Assistent selbstständig Mails versenden?

Das sollten Sie anfangs ausschliessen. Lassen Sie ihn Entwürfe erstellen und senden Sie selbst, nach Prüfung.

Was, wenn er Regeln missachtet?

Verschärfen Sie die Formulierung, testen Sie erneut und lassen Sie wichtige Regeln zusätzlich technisch oder organisatorisch absichern. Prüfen Sie Ergebnisse stichprobenartig.