Wie trenne ich Erstellen und Prüfen in zwei Arbeitsschritte?

Das Problem

Sie bitten die KI: «Schreibe eine Offerte und prüfe sie gleich auf Fehler.» Zurück kommt ein fertiger Text mit dem Hinweis «Ich habe den Text geprüft und keine Fehler gefunden». Später stellen Sie fest, dass ein Betrag falsch addiert wurde und eine Lieferbedingung fehlt. Die «Prüfung» war eher eine Bestätigung.

Wenn Erstellen und Prüfen in einem Auftrag verlangt werden, verhält sich die KI wie ein Mensch, der seinen eigenen Text korrigiert: Er liest, was er gemeint hat, nicht, was dasteht. Fehler fallen nicht auf, weil derselbe Gedankengang beide Arbeiten leitet.

Besser ist, die Aufgaben zu trennen: Zuerst entsteht der Entwurf. Danach beginnt ein neuer Auftrag, der mit anderem Blick und festen Kriterien den Text untersucht. Das entspricht dem Vier-Augen-Prinzip im Büro.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Entwurf in einem Auftrag erstellen: Beschreiben Sie Aufgabe, Zielgruppe, Inhalt und Form. Verlangen Sie zunächst nur den Entwurf, ohne Selbstprüfung.
2. Entwurf selbst überfliegen: Prüfen Sie offensichtliche Mängel und Ergänzungen, bevor Sie die Prüfung starten.
3. Prüfkriterien festlegen: Schreiben Sie auf, was geprüft werden soll: Vollständigkeit, Zahlen, Namen, Ton, Widersprüche, Schweizer Schreibweise, Einhaltung Ihrer Vorgaben.
4. Neuen Prüfauftrag formulieren: Geben Sie der KI den Entwurf und die Vorgaben, aus denen er entstanden ist, und verlangen Sie eine Mängelliste.
5. Nur melden, nicht ändern: Die KI soll Mängel nennen, mit Fundstelle und Begründung, aber den Text nicht umschreiben.
6. Optional anderer Chat oder andere Rolle: Beginnen Sie die Prüfung in einem neuen Gespräch oder verlangen Sie die Rolle einer kritischen Prüferin, siehe KI als kritischer Prüfer.
7. Mängelliste beurteilen: Prüfen Sie jeden Hinweis. Nicht alle sind berechtigt, manche Mängel fehlen.
8. Überarbeiten lassen: Bitten Sie dann, die bestätigten Mängel zu beheben, mit Änderungsmarkierung.
9. Selbst abschliessen: Lesen Sie die Endfassung vollständig und prüfen Sie Zahlen und Namen im Original.

Vorlage zum Kopieren

Auftrag 1: Entwurf

Schreibe einen Entwurf für [Textart, z. B. eine Offerte] an [Empfänger].
Inhalt: [Stichpunkte, Zahlen, Bedingungen]. Ton: [sachlich-freundlich]. Länge: [Seite / 200 Wörter].
Deutsch (Schweiz), Sie-Form. Erfinde keine Angaben. Gib nur den Entwurf aus, ohne Selbstprüfung.

Auftrag 2: Prüfung (neuer Auftrag)

Du bist eine kritische Prüferin. Prüfe den folgenden Entwurf anhand meiner Vorgaben.
Vorgaben: [Inhalt, Zahlen, Bedingungen, Ton wie oben].
Entwurf: [Text einfügen].
Prüfe: 1. Sind alle Vorgaben enthalten? 2. Stimmen Zahlen und Summen? 3. Gibt es Widersprüche?
4. Wurde etwas hinzugefügt, das nicht in den Vorgaben steht? 5. Passen Ton und Rechtschreibung (Schweizer Schreibweise)?
Gib eine nummerierte Mängelliste mit Fundstelle und Begründung aus. Ändere den Text nicht.
Wenn du keinen Mangel findest, sage das ausdrücklich und nenne, was du geprüft hast.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Fügen Sie die Vorgaben ein, die Sie in Auftrag 1 verwendet haben, damit die Prüferin vergleichen kann.

Worauf Sie achten müssen

• Selbstlob: Eine KI, die ihren eigenen Text prüft, findet oft keine Mängel. Mehr dazu unter Reicht es, die KI ihre eigene Antwort prüfen zu lassen?.
• Ohne Vorgaben keine Prüfung: Die Prüferin braucht die Quelle, aus der der Entwurf entstand, sonst kann sie nur Stil und Logik beurteilen.
• Falscher Alarm: Die KI meldet manchmal Mängel, die keine sind. Beurteilen Sie jeden Hinweis selbst.
• Übersehene Mängel: Die Prüfung ist nicht vollständig. Zahlen, Namen und Fristen kontrollieren Sie im Original.
• Stille Änderungen: Verbieten Sie ausdrücklich, dass der Text bei der Prüfung umgeschrieben wird.
• Datenschutz: Der Entwurf wird in der Prüfung nochmals eingegeben. Gleiche Regeln wie beim ersten Schritt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Assistentin eines Architekturbüros in Brugg lässt ein Begleitschreiben zu einer Offerte mit KI entwerfen.

Vorher: Sie bittet um den Text «und prüfe ihn». Die KI liefert das Schreiben samt Hinweis, es sei fehlerfrei. Später fällt auf, dass die Zahlungsfrist fehlt und der Gesamtbetrag nicht mit der Offerte übereinstimmt.

Nachher: Zuerst entsteht der Entwurf. Dann übergibt sie einen zweiten Auftrag mit den Vorgaben (Betrag, Frist, Leistungen) und dem Entwurf. Die Prüfung meldet drei Mängel, zwei sind berechtigt. Sie lässt diese beheben, liest den Text und vergleicht die Zahlen mit der Offerte.

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Häufige Fragen

Muss ich dafür einen neuen Chat öffnen?

Nicht zwingend, aber ein neuer Chat verhindert, dass die Prüferin dem Entwurf «wohlgesinnt» ist. Geben Sie in jedem Fall Vorgaben und Entwurf vollständig mit.

Wie finde ich gute Prüfkriterien?

Leiten Sie sie aus Ihren Vorgaben ab: Was muss drin sein, was darf nicht drin sein, welche Zahlen sind kritisch? Eine allgemeine Hilfe bietet die Prompt-Checkliste.

Kann die KI den Text gleich verbessern?

Ja, aber getrennt als dritter Schritt, nachdem Sie die Mängelliste beurteilt haben. So behalten Sie die Kontrolle.

Reicht die KI-Prüfung für wichtige Dokumente?

Nein. Bei Verträgen, Offerten und Berichten an Dritte lesen Sie den Text selbst und prüfen Zahlen im Original.