Welche KI erstellt brauchbare Sitzungsprotokolle?

Das Problem

Nach jeder Sitzung stehen Sie vor einem Berg Notizen. Wer sagte was? Was wurde beschlossen? Wer macht bis wann was? Das Protokoll schreiben ist mühsam und wird gern verschoben, und wenn es fehlt, vergessen alle die Absprachen.

KI-Assistenten versprechen, aus Notizen oder einer Aufzeichnung ein ordentliches Protokoll zu machen. Doch die Ergebnisse sind unterschiedlich: Manche fassen nur Gesprächsthemen zusammen, ohne Beschlüsse zu erkennen, andere erfinden Zuständigkeiten.

Ein Protokoll ist ein Dokument, auf das man sich später beruft. Fehler darin können Streit auslösen. Deshalb lohnt es sich, den Assistenten zu testen und die Kontrolle fest einzuplanen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zweck des Protokolls klären: Ergebnisprotokoll (nur Beschlüsse und Aufgaben), Verlaufsprotokoll (Diskussion) oder Beschlussprotokoll? Siehe Beschlussprotokoll erstellen.
2. Ausgangsmaterial festlegen: Eigene Notizen, Transkript einer Aufzeichnung oder die Zusammenfassung eines Besprechungsprogramms? Für Teams-Sitzungen siehe Teams-Besprechung zusammenfassen.
3. Einwilligung und Datenschutz klären: Aufzeichnungen und Transkripte brauchen die Information und gegebenenfalls Einwilligung der Teilnehmenden. Vertrauliche Inhalte nur in zugelassenen Werkzeugen verarbeiten.
4. Testmaterial wählen: Nehmen Sie Notizen einer vergangenen, unkritischen Sitzung, bei der Sie das Protokoll schon kennen.
5. Zwei Assistenten vergleichen: Geben Sie beiden dieselben Notizen und dieselbe Vorlage.
6. Qualität prüfen: Wurden alle Beschlüsse erkannt? Stimmen Namen, Fristen, Zuständigkeiten? Wurde etwas erfunden?
7. Abgleich mit Ihren Notizen: Streichen Sie im Protokoll jede Aussage ab, die in den Notizen belegt ist.
8. Teilnehmende gegenlesen lassen: Schicken Sie den Entwurf zur Kontrolle an die Beteiligten, bevor er verbindlich wird.
9. Ablauf festhalten: Notieren Sie, wer wann prüft und freigibt.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle aus den folgenden Notizen ein Ergebnisprotokoll.
Sitzung: [Titel, Datum, Ort], Teilnehmende: [Namen/Rollen].
Aufbau:
1. Beschlüsse (nummeriert, jeweils ein Satz)
2. Aufgaben als Tabelle: Aufgabe | Verantwortlich | Frist
3. Offene Fragen
4. Nächste Sitzung
Regeln: Verwende nur Informationen aus den Notizen. Wenn Verantwortliche oder Fristen
nicht genannt sind, schreibe [nicht genannt]. Erfinde keine Beschlüsse.
Formuliere neutral, Schweizer Schreibweise.
Notizen: [Notizen einfügen]

Ersetzen Sie die Angaben in Klammern. Das Feld «nicht genannt» ist wichtig: Es zeigt Ihnen, was Sie noch klären müssen.

Ein Hinweis zur Arbeitsteilung: Lassen Sie die KI den Rohentwurf liefern und konzentrieren Sie Ihre Zeit auf die Kontrolle. Das Prüfen eines Entwurfs dauert meist deutlich kürzer als das Schreiben von Grund auf, vorausgesetzt, Sie gehen systematisch vor: erst die Beschlüsse, dann die Aufgaben, zuletzt Namen und Daten. Wer nur «überfliegt», übersieht genau die Fehler, die später Ärger machen.

Hilfreich ist ausserdem eine feste Protokollvorlage, die Sie bei jeder Sitzung verwenden. So vergleichen Sie Assistenten fair und erkennen sofort, wo ein Entwurf vom gewohnten Aufbau abweicht.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Zuständigkeiten: KI ordnet Aufgaben manchmal Personen zu, die nicht genannt wurden. Prüfen Sie jede Zeile.
• Verwechslung von Diskussion und Beschluss: Was besprochen wurde, ist nicht beschlossen. Fragen Sie: «Wo steht, dass das beschlossen wurde?»
• Namen und Fachbegriffe: Aus Transkripten werden Namen häufig falsch geschrieben, siehe Namen und Fachbegriffe bei Audio.
• Mehrere Sprechende: Bei Aufzeichnungen wird die Zuordnung zu Personen teils verwechselt, siehe Mehrere Sprecher.
• Datenschutz und Einwilligung: Aufzeichnen und transkribieren ohne Wissen der Teilnehmenden ist heikel. Klären Sie die Regeln vorab.
• Verbindlichkeit: Das Protokoll bleibt Ihr Dokument. Lassen Sie es freigeben.
• Heikle Gespräche: Bei Personal-, Rechts- und Gesundheitsthemen nur mit ausdrücklich freigegebenen Werkzeugen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Aktuarin eines Quartiervereins in Winterthur schreibt nach jeder Vorstandssitzung ein Protokoll. Das dauert zwei Stunden.

Vorher: Sie verschiebt das Schreiben, und beim nächsten Treffen sind sich zwei Mitglieder uneinig, wer das Sommerfest organisiert.

Nachher: Sie fügt ihre Stichworte, ohne Privatadressen, in die Vorlage ein und lässt zwei Assistenten ein Ergebnisprotokoll schreiben. Einer weist einer Person eine Aufgabe zu, die in den Notizen fehlt. Sie wählt den zuverlässigeren Assistenten, gleicht jede Zeile mit den Notizen ab und schickt den Entwurf an den Vorstand. Nach einer Woche ist das Protokoll genehmigt, und die Zuständigkeit für das Fest ist klar.

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Häufige Fragen

Kann ich eine Sitzung einfach aufzeichnen und von der KI protokollieren lassen?

Technisch oft ja, aber Sie brauchen die Information und in der Regel die Einwilligung der Teilnehmenden, und das Werkzeug muss für den Inhalt geeignet sein. Klären Sie das vor der Sitzung.

Wie erkenne ich, ob die KI Beschlüsse erfunden hat?

Fragen Sie, wo im Material der Beschluss steht, und prüfen Sie. Verlangen Sie, dass unklare Stellen als «nicht genannt» markiert werden.

Reichen Stichworte, oder brauche ich vollständige Notizen?

Stichworte genügen, wenn sie Beschlüsse, Personen und Fristen enthalten. Je klarer die Notizen, desto besser das Protokoll.

Wer ist für Fehler im Protokoll verantwortlich?

Die Person, die es freigibt. Lesen Sie den Entwurf deshalb immer selbst und lassen Sie ihn von den Beteiligten prüfen.