Welche KI liest Angaben aus Formularen richtig aus?

Das Problem

Auf Ihrem Tisch liegen Anmeldeformulare, Schadenmeldungen oder Bestellscheine. Jedes enthält Name, Adresse, Datum und ein paar Kreuzchen. Jemand tippt die Angaben in eine Tabelle oder ein Programm ab. Das ist langweilig, kostet Zeit und führt zu Tippfehlern.

KI-Programme versprechen, solche Angaben selbst zu lesen und den richtigen Feldern zuzuordnen. Fachleute sprechen von Dokumentenextraktion, also dem Herausziehen von Daten aus Dokumenten. Es nutzt Texterkennung (OCR, siehe OCR einfach erklärt), die Schrift in Text umwandelt, und ein Sprachmodell, das den Text versteht.

Das Problem: Ein Formular sieht für Menschen einfach aus, für die KI aber nicht immer. Ein falsch gelesenes Datum oder eine vertauschte Spalte fällt oft erst später auf.

Was ist leicht, was schwer?

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Schreiben Sie auf, was herauskommen soll. Eine Liste der Felder, die Sie brauchen: Name, Geburtsdatum, Adresse, Betrag und so weiter, mit gewünschtem Format.
2. Sammeln Sie Testformulare. Nehmen Sie zehn bis zwanzig echte Formulare, schwärzen Sie Personendaten oder ersetzen Sie sie durch erfundene Werte. Mischen Sie gute und schlechte Scans.
3. Erstellen Sie die Musterlösung selbst. Tragen Sie für jedes Testformular von Hand ein, was richtig wäre. Nur so können Sie die KI später messen.
4. Wählen Sie zwei bis drei Programme. Achten Sie darauf, dass sie PDF oder Bilder verarbeiten und eine strukturierte Ausgabe (etwa Tabelle) zulassen. Einen allgemeinen Überblick bietet Welche KI liest gescannte Dokumente?.
5. Lassen Sie jedes Formular mit demselben Auftrag auslesen. Nutzen Sie die Vorlage unten und verlangen Sie auch eine Angabe, wie sicher die KI bei jedem Feld ist.
6. Vergleichen Sie mit Ihrer Musterlösung. Zählen Sie je Programm, wie viele Felder stimmen, und notieren Sie die Fehlerart (falsch gelesen, vertauscht, erfunden, leer gelassen).
7. Entscheiden Sie, wo eine Kontrolle nötig bleibt. Datum, Beträge, IBAN und Kontaktdaten immer prüfen; unkritische Felder stichprobenweise.
8. Führen Sie den Ablauf im Kleinen ein. Starten Sie mit einer Formularart und weiten Sie erst nach einigen Wochen aus.

Vorlage zum Kopieren

Lies das angehängte Formular und gib die Angaben als Tabelle mit diesen Spalten aus:
[Feld 1, z. B. Name], [Feld 2, z. B. Geburtsdatum (TT.MM.JJJJ)], [Feld 3, z. B. Adresse], [Feld 4, z. B. Betrag in CHF].
Regeln:
- Schreibe nur, was im Formular steht. Wenn ein Feld leer oder unleserlich ist, schreibe «unklar».
- Erfinde nichts und ergänze nichts aus dem Zusammenhang.
- Gib bei jedem Feld an, wie sicher du bist (sicher / eher sicher / unsicher).
- Bei Kreuzchen: nenne die gewählte Option und «unklar», wenn es nicht eindeutig ist.

Passen Sie die Spalten an Ihr Formular an. Die Regel «unklar statt erfinden» ist entscheidend, weil KI sonst Lücken gern auffüllt.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Werte: KI füllt manchmal leere Felder mit plausiblen Angaben. Das ist bei Personendaten besonders gefährlich.
• Datenschutz: Formulare enthalten oft Personendaten, teils besonders schützenswerte (Gesundheit, Sozialversicherung). Laden Sie sie nur in Dienste mit geprüftem Vertrag hoch, siehe Datenschutz bei KI. Im Zweifel mit dem Datenschutz-Verantwortlichen klären.
• Kein Ersatz für Prüfung: Bei Zahlungen und rechtlich relevanten Angaben bleibt die menschliche Kontrolle Pflicht.
• Fehler sind systematisch: Wenn ein Modell einmal Spalten vertauscht, tut es das oft wieder. Deshalb zählen Stichproben mit echter Menge.
• Spezialsoftware: Für grosse Mengen gleichartiger Formulare gibt es eigens dafür entwickelte Lösungen. Prüfen Sie, ob sich der Mehraufwand lohnt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gemeinde im Kanton Bern erhält jedes Jahr rund 400 Anmeldungen für das Ferienprogramm, teils per Post, teils als PDF. Zwei Mitarbeiterinnen tippen alles ab.

Vorher: Das dauert mehrere Tage, und bei der Telefonnummer kommen regelmässig Zahlendreher vor.

Nachher: Sie testen zwei Programme mit 15 anonymisierten Anmeldungen. Digital ausgefüllte PDF liest das eine Programm fast fehlerfrei, bei handschriftlichen Formularen machen beide mehr Fehler. Die Gemeinde setzt die KI für digitale Anmeldungen ein, lässt die Handschrift weiterhin tippen und kontrolliert bei allen Telefonnummern und Geburtsdaten. Die Datenschutzfrage klärt sie vorab schriftlich.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Dokumente systematisch einlesen und weiterverarbeiten wollen, sind oft kleine Werkzeuge nötig: ein Formular, eine Prüfmaske, eine Verbindung zu Ihrer Software. ready4future ICT umfasst betreute Informatiklernende, die unter anderem Dokumentauslesen, Textgenerierung, Skripte und Datenaufbereitung umsetzen. Eine zweite Person prüft die Ergebnisse vor Ihrer Abnahme, und als Standard werden Testdaten oder anonymisierte beziehungsweise synthetische Daten verwendet.

Wenn Sie zunächst die Grundlagen lernen möchten, behandeln die Kurse zu KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben auch die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen.

Häufige Fragen

Ist ein normales Chatprogramm für Formulare ausreichend?

Für gelegentliche Einzelfälle ja, vor allem bei digitalen PDF. Für grosse Mengen oder strenge Anforderungen lohnt sich ein Ablauf mit festen Regeln, Kontrolle und gegebenenfalls spezialisierter Software.

Wie genau ist «genau genug»?

Das hängt vom Risiko ab. Bei einer Adressliste für einen Newsletter genügt weniger Genauigkeit als bei Beträgen oder Verträgen. Legen Sie vorab fest, welche Fehlerquote Sie akzeptieren und welche Felder immer geprüft werden.

Kann die KI das Formular auch gleich ins System eintragen?

Technisch ist das möglich, braucht aber eine Verbindung zu Ihrer Software und klare Kontrollschritte. Beginnen Sie mit dem Auslesen in eine Tabelle und übernehmen Sie die Daten erst nach der Prüfung.