Wie kann KI unbekannte Felder in einem Formular erklären?

Das Problem

Ein Antrag bei der Ausgleichskasse, ein Formular der Krankenkasse, eine Anmeldung beim Kanton oder die Bestellung bei einem Lieferanten: Plötzlich steht da ein Feld wie «massgebender Lohn», «Zustelldomizil» oder «UID-Nummer», und man weiss nicht, was genau gemeint ist.

Raten ist riskant. Ein falsch ausgefülltes Feld kann zu Rückfragen, Verzögerungen oder sogar falschen Beiträgen führen. Die Hotline ist besetzt, und die Wegleitung umfasst zwölf Seiten.

Eine KI kann Formularbegriffe gut in Alltagssprache übersetzen. Dabei gibt es eine wichtige Regel: Die KI erklärt das Formular, ausfüllen tun Sie selbst. Ihre persönlichen Daten gehören nicht in den Chat.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Leeres Formular bereitlegen. Arbeiten Sie mit dem noch nicht ausgefüllten Formular. Haben Sie schon etwas eingetragen, decken Sie das ab oder schwärzen Sie es, bevor Sie ein Foto machen.
2. Unklare Felder auswählen. Markieren Sie die Felder, die Sie nicht verstehen. Es müssen nicht alle sein; die KI erklärt besser, wenn Sie gezielt fragen.
3. Feldnamen und Hinweise übertragen. Kopieren Sie den genauen Wortlaut der Felder und die kleinen Erläuterungen daneben in den Chat. Bei einem PDF können Sie den Text markieren und kopieren, bei Papier ein Foto der leeren Seite hochladen.
4. Herkunft nennen. Sagen Sie, von wem das Formular stammt und wofür es dient, etwa «Anmeldeformular einer Schweizer AHV-Ausgleichskasse für Selbständigerwerbende». Begriffe bedeuten je nach Land und Stelle etwas anderes.
5. Erklärung anfordern. Verwenden Sie die Vorlage unten. Die KI erklärt jedes Feld, nennt ein erfundenes Beispiel und sagt, welche Unterlage Sie dafür vermutlich brauchen.
6. Mit der Wegleitung abgleichen. Prüfen Sie die Erklärungen bei wichtigen Feldern in der offiziellen Wegleitung oder auf der Website der Stelle. Bei Abweichungen gilt immer die offizielle Quelle.
7. Selbst ausfüllen. Tragen Sie Ihre Angaben ohne KI ein. Bei verbleibenden Unklarheiten rufen Sie die Stelle an. Sie wissen jetzt genau, was Sie fragen müssen. Kommt mit dem Formular ein Begleitbrief, hilft Einen Brief mit KI verstehen.

Vorlage zum Kopieren

Erkläre mir die folgenden Felder eines Formulars in einfacher Sprache.
Formular: [z. B. Gesuch um Prämienverbilligung, Kanton Bern].
Wofür ich es brauche: [kurz beschreiben, ohne persönliche Daten].
Felder und Hinweise im Wortlaut:
- [Feldname 1 + allfälliger Hinweistext]
- [Feldname 2 + allfälliger Hinweistext]
Für jedes Feld bitte:
1. Was ist gemeint? (höchstens 2 Sätze)
2. Ein erfundenes Beispiel, wie ein Eintrag aussehen könnte.
3. In welcher Unterlage finde ich die Angabe typischerweise?
Wenn du unsicher bist oder die Bedeutung vom Kanton abhängen kann, sag das ausdrücklich.
Ich gebe dir keine persönlichen Daten. Frage auch nicht danach.

Ersetzen Sie Formularname und Felder; die letzte Zeile hilft, dass die KI nicht nach Ihren Angaben fragt.

Welche Angaben gehören nicht in den Chat?

Worauf Sie achten müssen

• Sensible Daten schützen. Gesundheits-, Finanz- und Ausweisdaten sind besonders schützenswert. Das Schweizer Datenschutzgesetz verlangt einen sorgfältigen Umgang mit Personendaten. Mehr dazu unter Sensible Daten und KI.
• Länderunterschiede. Viele KI-Modelle kennen deutsche Formulare besser als schweizerische. Ein Begriff wie «Kindergeld» heisst in der Schweiz «Kinderzulage» und folgt anderen Regeln. Nennen Sie deshalb immer Land und Kanton.
• Fristen und Beträge nicht von der KI übernehmen. Fristen, Ansätze und Grenzbeträge ändern sich und sind kantonal unterschiedlich. Massgebend ist die aktuelle Wegleitung.
• Keine Rechtsberatung. Wenn ein Formular rechtliche Folgen hat, etwa eine Einsprache oder ein Vertrag, gibt die KI nur eine erste Orientierung. Im Zweifel holen Sie fachlichen Rat ein.
• Fotos prüfen. Auf Fotos sind oft mehr Daten sichtbar als gedacht, etwa ein Brief daneben oder ein Barcode mit Kundennummer.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Herr Ammann hat sich nach vielen Jahren als Angestellter als Gärtner selbständig gemacht und muss sich bei der Ausgleichskasse anmelden.

Vorher: Er bleibt bei Feldern wie «Beginn der selbständigen Erwerbstätigkeit», «voraussichtliches Einkommen» und «Mitarbeitende im Betrieb» hängen. Er lässt das Formular eine Woche liegen.

Nachher: Er kopiert nur die Feldnamen und Hinweise in den Chat, ohne Zahlen und ohne Namen. Die KI erklärt jedes Feld in zwei Sätzen und sagt, dass das Einkommen eine Schätzung ist, die später angepasst werden kann, mit dem Hinweis, dies bei der Kasse zu bestätigen. Herr Ammann liest den passenden Abschnitt im Merkblatt nach, findet die Bestätigung und füllt das Formular am selben Abend aus. Für eine einzige Frage ruft er die Kasse an.

So hilft Ihnen Alpasana

Formulare, Briefe und Vertragsdokumente verständlich machen ist eine typische Aufgabe für KI im Büro. Unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben finden Sie auf absofort Kurse zur Bürokommunikation und zur nicht-juristischen Strukturierung von Vertragsdokumenten. Dort üben Sie, Fachsprache mit KI aufzuschlüsseln und dabei Daten bewusst zu schützen.

Die Kurse verbinden Praxisaufgaben mit Regeln für den verantwortungsvollen Umgang mit KI und enden mit einem verifizierbaren Abschluss.

Häufige Fragen

Darf die KI das Formular für mich ausfüllen?

Technisch können manche Werkzeuge Formulare ausfüllen. Dafür müssten Sie aber Ihre persönlichen Daten preisgeben, und Fehler fallen auf Sie zurück. Lassen Sie sich die Felder erklären und füllen Sie selbst aus.

Was ist, wenn die KI etwas anderes sagt als die Wegleitung?

Dann gilt die Wegleitung. Die KI kann veraltete oder ausländische Regeln wiedergeben. Wenn beides unklar ist, fragen Sie direkt bei der ausstellenden Stelle nach.

Kann ich ein PDF-Formular einfach hochladen?

Ja, wenn es noch leer ist und Ihr KI-Dienst Dateien annimmt. Achten Sie darauf, dass es kein bereits ausgefülltes oder vorausgefülltes Formular ist, auf dem Ihre Daten stehen.

Hilft das auch bei Formularen auf Französisch oder Italienisch?

Ja. Bitten Sie die KI, die Felder zu übersetzen und gleichzeitig zu erklären. Prüfen Sie wichtige Begriffe trotzdem, da Fachbegriffe in den Landessprachen nicht immer eins zu eins übereinstimmen.