Welche KI-Angebote lassen Firmenzugriffe zentral verwalten?

Das Problem

In Ihrem Betrieb nutzen mehrere Personen KI-Werkzeuge. Jemand hat ein privates Konto angelegt, eine andere zahlt selbst ein Abo, ein Dritter nutzt die Gratisversion mit der Firmenmailadresse. Niemand weiss genau, wer welchen Zugang hat und welche Firmendaten dort liegen.

Das wird zum Problem, wenn jemand die Firma verlässt. Das Konto bleibt aktiv, Gespräche mit Firmeninhalten sind weiterhin erreichbar, und die Firma kann nichts löschen oder entziehen. Auch bei Fragen zu Kosten, Datenschutz oder Regelverstössen fehlt der Überblick.

Mit einer zentralen Verwaltung lässt sich das verhindern. Diese Seite zeigt, worauf Sie bei der Auswahl eines KI-Angebots achten, damit Sie Zugänge vergeben, überwachen und entziehen können.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestandsaufnahme machen. Fragen Sie das Team, wer welche KI-Werkzeuge nutzt, mit welchem Konto und für welche Aufgaben. Siehe Liste freigegebener KI-Werkzeuge.

1. Anforderungen festlegen. Entscheiden Sie, was Sie verwalten müssen: Konten einladen und entziehen, Rollen, Zahlung, Nutzungsübersicht, Datenschutzeinstellungen.

1. Firmen- oder Team-Tarife suchen. Prüfen Sie bei den Anbietern, ob es Angebote für Teams oder Unternehmen gibt und was sie enthalten. Siehe Team-Abo oder Einzelabos.

1. Anbieter gezielt fragen. Nutzen Sie die Checkliste unten und lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben.

1. Testkonto einrichten. Probieren Sie die Verwaltung mit zwei bis drei Personen aus: einladen, Rolle zuweisen, Zugang entziehen, Daten prüfen.

1. Prozess für Ein- und Austritt festlegen. Bestimmen Sie, wer neue Zugänge anlegt und wer beim Austritt entzieht. Setzen Sie es in die Checkliste für Ein- und Austritte. Siehe Zugänge bei Austritt entziehen.

1. Regeln kommunizieren. Erklären Sie dem Team, dass nur freigegebene Firmenkonten für Firmendaten genutzt werden dürfen.

1. Regelmässig prüfen. Kontrollieren Sie vierteljährlich die Liste der aktiven Konten und streichen Sie Nicht-Benötigte.

Vorlage zum Kopieren

Mit dieser Fragenliste wenden Sie sich an Anbieter. Passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an:

Anfrage zur Firmenverwaltung unseres KI-Angebots
Firma: [Name], Anzahl Nutzende: [Zahl]
1. Gibt es einen Team- oder Unternehmenstarif mit zentraler Benutzerverwaltung?
2. Können Administratoren Konten einladen, sperren und löschen?
3. Gibt es Rollen oder Berechtigungen (z. B. Administrator, Mitglied)?
4. Ist Single Sign-on (zentrale Anmeldung über unser Firmenkonto) möglich?
5. Was geschieht mit den Gesprächen und Dateien eines Kontos, wenn es entzogen wird?
6. Können wir Nutzung und Kosten pro Person einsehen?
7. Welche Datenschutz-Einstellungen können zentral vorgegeben werden (z. B. kein Training mit unseren Daten)?
8. Wo werden Daten gespeichert, und wie erfolgt der Export?
Bitte antworten Sie schriftlich und nennen Sie die Stelle in Ihrer Dokumentation.

Verschicken Sie die Liste an die Anbieter in der engeren Wahl und vergleichen Sie die Antworten.

Worauf Sie achten müssen

• Private Konten: Firmendaten in privaten Konten entziehen sich der Kontrolle. Verbieten Sie das in den Regeln oder bieten Sie eine gute Alternative an.
• Gespräche nach Austritt: Klären Sie, ob Verläufe beim Entziehen gelöscht, übertragen oder gesichert werden können.
• Datenschutz: Prüfen Sie, ob Eingaben zum Training verwendet werden, und stellen Sie das für Firmenkonten ab, falls möglich. Siehe Datenschutz bei der Modellauswahl.
• Kosten: Team-Tarife haben oft Mindestanzahlen oder Zuschläge. Fragen Sie nach Preisen und Vertragsdauer.
• Single Sign-on: Eine zentrale Anmeldung erleichtert die Verwaltung, ist aber nicht überall verfügbar.
• Verantwortung: Bestimmen Sie eine Person, die für Verwaltung der Konten zuständig ist, mit Stellvertretung.
• Aktualität der Angaben: Funktionen und Tarife ändern sich. Notieren Sie das Datum Ihrer Abklärung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Ingenieurbüro in Olten mit zwölf Angestellten stellt fest, dass sechs Personen privat ein KI-Abo nutzen und Projektunterlagen eingeben. Eine Projektleiterin verlässt die Firma, ihr Konto bleibt bestehen.

Vorher: Niemand weiss, welche Daten dort liegen, und die Firma kann nichts tun. Nachher: Das Büro wählt einen Team-Tarif mit Administrationsbereich. Die Büroleiterin lädt alle Personen mit der Firmenadresse ein, legt Regeln fest (keine Projektdaten in privaten Konten) und nimmt den Entzug des Zugangs in die Austrittscheckliste auf. Beim nächsten Austritt entzieht sie den Zugang am letzten Arbeitstag und sichert vorher die relevanten Verläufe. Der Überblick über Nutzung und Kosten gelingt nun in wenigen Minuten pro Monat.

Denken Sie auch an externe Personen: Praktikanten, Temporärmitarbeitende oder Partnerfirmen brauchen manchmal befristeten Zugang. Legen Sie fest, wie lange solche Zugänge gelten und wer sie verlängert. Befristete Konten mit klarem Ablaufdatum sind einfacher zu verwalten als Konten, die niemand mehr einer Person zuordnen kann.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI-Zugänge, Regeln und Einführung im Betrieb ordnen möchten, unterstützt Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation. Laut Beschreibung gehören dazu das Aufnehmen von Prozessen, das Verbessern von Geschäftsprozessen, das Konzipieren von Schnittstellen und Systemverbindungen sowie die Integration von KI-Agenten mit Einsatzregeln. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Reicht es, wenn die Firma die Kosten für private Konten übernimmt?

Nein. Die Konten bleiben privat, und die Firma hat keinen Zugriff. Für Firmendaten brauchen Sie Firmenkonten mit zentraler Verwaltung.

Was tun, wenn ein Anbieter keine Verwaltung anbietet?

Dann ist er für einen Einsatz mit Firmendaten nur bedingt geeignet. Prüfen Sie Alternativen oder beschränken Sie die Nutzung auf Aufgaben ohne vertrauliche Daten.

Wie vermeide ich Schatten-KI im Team?

Bieten Sie ein gutes, freigegebenes Werkzeug an, erklären Sie die Regeln und seien Sie offen für Wünsche. Wer ein brauchbares Angebot hat, weicht seltener auf private Tools aus.