Wie sperrt man den Chatbot-Zugang nach einem Personalaustritt?

Das Problem

Ein langjähriger Mitarbeiter verlässt die Firma. Die Personalabteilung kümmert sich um Schlüssel, Laptop und E-Mail-Konto. Doch an den neuen Wissens-Chatbot denkt niemand. Drei Monate später kann der Ex-Mitarbeiter noch immer Fragen zu Preislisten, Kundenreglementen und internen Arbeitsanweisungen stellen.

Das ist kein Einzelfall. Neue Werkzeuge wandern selten sofort auf die Austrittsliste. Besonders heikel ist ein Chatbot, weil er Wissen aus vielen Dokumenten bündelt und leicht zugänglich macht.

Die Lösung ist kein grosses Projekt: eine ergänzte Austrittsliste, eine zentrale Anmeldung und ein kurzer Kontrollschritt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Verzeichnen Sie alle Zugänge. Führen Sie auf, wie man auf den Chatbot zugreift: Weboberfläche, App, Schnittstelle (API), Verwaltungsbereich. Fragen Sie den Anbieter nach allen Wegen.
2. Nehmen Sie den Chatbot in die Austrittsliste auf. Fügen Sie Punkte hinzu wie «Chatbot-Zugang gesperrt» und «Sitzungen beendet», mit Datum und verantwortlicher Person.
3. Verbinden Sie den Chatbot mit dem Firmenkonto. Mit Single Sign-on genügt die Sperrung des Firmenkontos, siehe Anmeldung mit dem Firmenkonto.
4. Beenden Sie aktive Sitzungen. Eine bereits angemeldete Person bleibt unter Umständen noch eine Weile eingeloggt. Fragen Sie, wie sich Sitzungen sofort abmelden lassen.
5. Prüfen Sie persönliche Schlüssel. Hat die Person einen API-Schlüssel, ein persönliches Token oder ein eigenes Konto beim Anbieter erhalten? Diese müssen gesperrt oder neu erzeugt werden, siehe API-Anmeldung schützen.
6. Übertragen Sie Inhalte. Wenn die Person Dokumente, Regeln oder Begriffslisten gepflegt hat, übernimmt eine andere Person diese Aufgaben. Siehe Wissen bei Personalwechsel sichern.
7. Kontrollieren Sie nach. Prüfen Sie nach einer Woche, ob das Konto im Chatbot gesperrt ist, und werfen Sie einen Blick auf die Anmeldeprotokolle.
8. Üben Sie den Ernstfall. Bei fristlosen Entlassungen muss die Sperrung sofort passieren. Legen Sie fest, wer das rund um die Uhr auslösen kann.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag entsteht aus Ihrer bestehenden Austrittsliste eine ergänzte Fassung.

Du hilfst mir, unsere Austrittsliste (Offboarding) um den Chatbot zu ergänzen.

Unser Betrieb: [Branche, Grösse]
Bestehende Austrittsliste: [Liste einfügen]
Zugangswege zum Chatbot: [Weboberfläche, App, API, Verwaltungsbereich]
Anmeldung: [Firmenkonto/SSO oder eigene Chatbot-Konten]

Aufgabe:
1. Ergänze die Liste um alle Schritte, die den Chatbot betreffen, mit Verantwortlichem (Rolle) und Zeitpunkt (z. B. «am letzten Arbeitstag», «sofort bei fristloser Kündigung»).
2. Füge eine Kontrollfrage für die Woche nach dem Austritt hinzu.
3. Nenne Punkte, die ich beim Anbieter klären muss.
4. Erfinde keine Funktionen des Chatbots; wo du etwas nicht weisst, schreibe «beim Anbieter klären».

Die Liste ist ein Entwurf. Sie gilt erst, wenn die Verantwortlichen sie bestätigt haben und jemand sie regelmässig prüft.

Worauf Sie achten müssen

• Vergessene Nebenwege: Persönliche Schlüssel, Handy-Apps und Verwaltungsrechte werden gern übersehen.
• Sitzungsdauer: Manche Systeme halten Anmeldungen Tage oder Wochen offen. Klären Sie, wie lange und wie man sie beendet.
• Geteilte Konten: Gemeinsame Zugänge lassen sich nicht sauber sperren. Vermeiden Sie sie.
• Datenschutz: Die Anmeldeprotokolle enthalten Personendaten. Werten Sie sie nur zweckgebunden aus, und informieren Sie die Mitarbeitenden darüber.
• Wissen sichern: Nach der Sperrung sind Inhalte, die die Person gepflegt hat, nicht verloren. Übertragen Sie sie vorher.
• Gespeicherte Chats: Persönliche Verläufe von Ex-Mitarbeitenden können vertrauliche Informationen enthalten. Legen Sie fest, wie lange sie aufbewahrt werden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Handelsunternehmen in Basel hat 60 Mitarbeitende und einen internen Chatbot für Preise, Konditionen und Lieferanteninfos. Ein Aussendienstmitarbeiter wechselt zu einem Mitbewerber.

Vorher stand auf der Austrittsliste nur: Laptop, Schlüssel, Mailkonto, Telefon. Nachher enthält sie Punkte wie «Chatbot-Zugang über Firmenkonto gesperrt», «Sitzungen beendet» und «persönlicher Zugangsschlüssel ungültig». Die IT bestätigt die Sperrung mit Datum. Eine Woche später prüft sie nochmals das Anmeldeprotokoll: keine Zugriffe. Der Ablauf dauert gesamthaft wenige Minuten und liegt in der Verantwortung der IT.

So hilft Ihnen Alpasana

Ein sauberer Austritts-Ablauf ist ein Prozess, den man einmal gut aufsetzt und dann wiederholt. Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana unterstützt dabei, Prozesse aufzunehmen, Einsatzregeln für KI festzulegen und Systeme zu verbinden.

So wird der Chatbot von Anfang an in Ein- und Austritt eingeplant. Die technische Sperrung führt Ihre IT-Betreuung durch. Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Reicht es, das E-Mail-Konto zu sperren?

Nur, wenn der Chatbot an dieses Konto gebunden ist, zum Beispiel über Single Sign-on. Bei eigenen Chatbot-Konten müssen Sie diese gesondert sperren.

Wann sperre ich bei einer Kündigung?

Das hängt vom Fall: Üblich ist der letzte Arbeitstag, bei fristloser Entlassung sofort. Klären Sie das mit der Personalabteilung und, wenn nötig, rechtlich.

Sollen wir den Verlauf der Person löschen?

Nicht automatisch. Klären Sie zuerst, ob Aufbewahrung nötig ist. Sonst gelten die üblichen Fristen für Chatverläufe, siehe Speicherdauer.

Und bei Wechsel in eine andere Abteilung?

Dann gehören die alten Rechte entzogen und die neuen vergeben. Das gleiche Vorgehen verhindert, dass Rechte sich über die Jahre ansammeln.