Coaching-Protokoll: Mit KI eine leere Vorlage erstellen

Das Problem

Wer mehrere Klientinnen begleitet, braucht eine Übersicht: Was wurde besprochen, was vereinbart, was steht an? Ohne Dokumentation vergisst man Details, verwechselt Fälle oder muss in der Folgesitzung nachfragen. Zu viel Dokumentation aber ist heikel: Protokolle enthalten persönliche, manchmal sehr sensible Informationen über Menschen. Sie müssen geschützt werden und dürfen nicht länger oder umfassender sein als nötig.

Hier hilft das Prinzip der Datensparsamkeit: Erfassen Sie nur, was Sie für die Begleitung brauchen. Das gehört zum Datenschutz, der auch für Coaching-Praxen gilt. In der Schweiz regelt das revidierte Datenschutzgesetz, wie Personendaten bearbeitet werden dürfen. Details im Einzelfall klärt eine Fachperson.

KI kann eine leere Protokollvorlage entwerfen: Felder, Überschriften, Platzhalter. Sie braucht dazu keine Gesprächsinhalte. Wichtig ist die Trennung: Die Vorlage entsteht mit KI, die tatsächlichen Notizen schreiben Sie in Ihr eigenes, geschütztes System.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, wozu das Protokoll dient. Zur eigenen Orientierung, für die Folgesitzung, für Supervision, für einen Bericht an Auftraggeber? Der Zweck bestimmt die Felder.

1. Legen Sie fest, was Sie nicht dokumentieren. Gesundheitsdaten, intime Details und Aussagen über Dritte brauchen Sie meist nicht. Überlegen Sie, was für die Begleitung wirklich nötig ist.

1. Lassen Sie ein leeres Gerüst entwerfen. Bitten Sie die KI um eine Vorlage mit Feldern wie Datum, Dauer, Anliegen der Sitzung (Stichworte), vereinbarte Schritte, offene Fragen, Hinweise für die Folgesitzung, eigene Reflexion.

1. Verlangen Sie Platzhalter statt Inhalte. Die Felder sollen mit [Platzhaltern] markiert sein. Geben Sie der KI keine Beispiele mit echten Fällen.

1. Trennen Sie Beobachtung und Deutung. Lassen Sie Felder vorsehen: «Beobachtung (was war zu sehen/hören)» und «Hypothese (meine Vermutung, als solche markiert)». Siehe Notizen: Beobachtung und Deutung.

1. Ergänzen Sie Datenschutzfelder. Zum Beispiel: Einwilligung zur Dokumentation erteilt (ja/nein), Aufbewahrungsfrist, Löschdatum. Klären Sie die Regeln mit einer Fachperson.

1. Wählen Sie einen geschützten Speicherort. Speichern Sie ausgefüllte Protokolle verschlüsselt und lokal oder in einem System, das Ihren Datenschutzanforderungen entspricht, nicht in öffentlichen KI-Diensten.

1. Testen Sie die Vorlage mit einem erfundenen Fall. Füllen Sie sie aus und prüfen Sie: Ist sie schnell auszufüllen? Fehlt etwas? Ist etwas überflüssig?

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt erstellt eine leere Vorlage. Er enthält keine Beispiele mit echten Daten.

Erstelle eine leere Protokollvorlage für Coaching-Sitzungen einer selbständigen Coachin in der Schweiz, datensparsam gestaltet.
Felder (mit [Platzhaltern], ohne Beispielinhalte): Datum, Dauer, Format (online/vor Ort), Anliegen der Sitzung (Stichworte), Beobachtungen, Hypothesen (als solche markiert), Vereinbarungen/nächste Schritte der Klientin, offene Fragen für die Folgesitzung, eigene Reflexion, Datenschutz (Einwilligung zur Dokumentation, Aufbewahrungsfrist, Löschdatum).
Füge kurze Hinweise bei, was in die Felder gehört und was bewusst nicht dokumentiert wird (z. B. Gesundheitsdaten, Aussagen über Dritte).
Gib keine Beispieltexte mit echten oder realistisch wirkenden Fallinhalten an und gib keine Rechtsauskunft.

Passen Sie die Felder an Ihr Angebot an und prüfen Sie die Datenschutzfelder mit einer Fachperson.

Worauf Sie achten müssen

• Tragen Sie keine Klientendaten, Gesprächsinhalte oder Namen in öffentliche KI-Dienste ein, auch nicht zum Testen. Verwenden Sie erfundene Beispiele.
• Das revidierte Datenschutzgesetz (DSG) gilt auch für Coaches. Es verlangt unter anderem, Personendaten nur so weit wie nötig zu bearbeiten und angemessen zu schützen. Die Anwendung im Einzelfall sollten Sie fachlich prüfen lassen.
• Besonders schützenswerte Personendaten, etwa Gesundheitsangaben, erfordern erhöhte Sorgfalt. Dokumentieren Sie sie nur, wenn sie unverzichtbar sind.
• Betroffene haben nach dem DSG grundsätzlich ein Auskunftsrecht; Umfang und Ausnahmen sind im Einzelfall zu prüfen. Schreiben Sie so, dass Sie jeden Eintrag vertreten könnten, wenn die Klientin ihn liest.
• Legen Sie Aufbewahrung und Löschung fest und halten Sie sich daran.
• Bei Krisenhinweisen in Notizen, etwa Selbstgefährdung, handeln Sie nach Ihrem Konzept und verweisen Sie auf Fachstellen; die Dargebotene Hand erreicht man unter 143.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Coachin aus dem Kanton Thurgau führt bisher handschriftliche Notizen in einem Heft, das offen auf ihrem Schreibtisch liegt. Sie möchte eine strukturierte Vorlage.

Mit KI lässt sie ein leeres Gerüst erstellen, ohne Inhalte. Sie streicht Felder, die sie nicht braucht, und ergänzt «Einwilligung zur Dokumentation». Die Vorlage legt sie als Datei in einem verschlüsselten Ordner ab. Beim ersten Ausfüllen merkt sie, dass sie zu viel schreibt, und kürzt das Feld «Anliegen» auf drei Stichworte.

So hilft Ihnen Alpasana

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Der Aufbau Ihrer Dokumentation und die Einhaltung des Datenschutzes bleiben Ihre Verantwortung.

Häufige Fragen

Wie ausführlich soll ein Protokoll sein?

So knapp wie möglich. Stichworte zu Anliegen, Vereinbarungen und offenen Fragen reichen meist. Inhalte, die Sie nicht brauchen, schreiben Sie nicht auf.

Dürfen Klientinnen ihr Protokoll sehen?

In der Regel haben Personen ein Recht auf Auskunft über ihre Daten. Klären Sie das mit Ihrer Datenschutzstelle oder einer Fachperson und schreiben Sie entsprechend.

Kann KI Notizen aus Sitzungen zusammenfassen?

Nur in Systemen, die Ihren Datenschutz erfüllen, und mit Einwilligung. In öffentlichen KI-Diensten gehören keine Sitzungsinhalte hinein. Siehe auch KI-Zusammenfassungen prüfen.