Wann hilft KI bei Arbeitsfragen besser als Google?

Das Problem

Bei der Arbeit tauchen laufend Fragen auf: Wie formuliere ich diese Absage? Welche Frist gilt für diese Aufbewahrung? Was bedeutet dieser Begriff im Vertrag? Bisher haben Sie dafür eine Suchmaschine befragt. Nun gibt es KI-Chats, die gleich eine fertige Antwort liefern.

Das ist bequem, aber nicht immer klug. Eine Suchmaschine zeigt Ihnen Quellen, die Sie selbst beurteilen. Ein KI-Chat formuliert dagegen eine Antwort, die glatt und überzeugend klingt, auch wenn sie nicht stimmt.

Wer beides nicht unterscheiden kann, verschwendet entweder Zeit mit langem Suchen oder übernimmt unbemerkt falsche Angaben. Die folgende Übersicht schafft Klarheit.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Frage aufschreiben: Formulieren Sie in einem Satz, was Sie wissen oder erledigen müssen.
2. Fragetyp bestimmen: Brauchen Sie eine Erklärung, einen Text oder eine Ordnung (eher KI)? Oder einen überprüfbaren Fakt wie Frist, Preis, Gesetz, Öffnungszeit (eher Originalquelle)?
3. KI für das Verstehen nutzen: Lassen Sie sich Begriffe, Zusammenhänge oder die Gliederung einer Aufgabe erklären.
4. Quelle für das Wichtige suchen: Bei Fakten öffnen Sie die Website der Behörde, des Anbieters oder des Verbands und lesen dort nach.
5. Beides abgleichen: Fragen Sie die KI nach Stichwörtern oder Fachbegriffen, mit denen Sie gezielter suchen können.
6. Quelle notieren: Schreiben Sie Name, Adresse und Datum der Quelle in Ihre Unterlagen.
7. Bei Unsicherheit eine Fachperson fragen: Für Recht, Steuern und Medizin ersetzt keine der beiden Möglichkeiten die Beratung.

Wann gibt es Mischformen?

Manche KI-Programme können im Internet suchen und nennen Quellen. Das ist hilfreich, ersetzt aber das Nachlesen nicht. Die Quellenangabe kann ungenau sein oder auf eine Seite verweisen, die das Gesagte gar nicht enthält. Öffnen Sie darum den Link und suchen Sie die Stelle selbst. Wie das funktioniert, zeigt Erfundene Quellen in KI-Antworten erkennen.

Wann ein Chat und wann eine Suchmaschine passt, erklärt auch KI-Chat und Suchmaschine: Was ist der Unterschied? etwas ausführlicher.

Vorlage zum Kopieren

Ich arbeite im Bereich [Branche, z. B. Gemeindeverwaltung] in der Schweiz.
Ich muss folgendes klären: [Frage, z. B. wie lange Rechnungen aufbewahrt werden müssen].
1. Erkläre mir in einfachen Worten, worum es geht und welche Begriffe wichtig sind.
2. Nenne mir Suchbegriffe und die Art von Stelle (z. B. Bundesbehörde, Verband), bei der ich die verbindliche Auskunft finde.
3. Gib mir drei Fragen, die ich einer Fachperson stellen sollte.
Gib keine Zahlen oder Fristen als sicher aus, sondern kennzeichne sie als «zu prüfen».

Passen Sie die Frage an und ersetzen Sie die Branche. Die KI liefert so den Weg zur Quelle, die Sie anschliessend selbst lesen.

Worauf Sie achten müssen

• Falsche Sicherheit: Eine KI klingt auch bei Fehlern überzeugt. Siehe Warum klingt KI sicher, obwohl die Antwort falsch ist?
• Veraltete Angaben: Das Modell kennt nur den Wissensstand seines Trainings. Gesetze und Preise können sich geändert haben.
• Datenschutz: Tippen Sie keine Personendaten oder Vertragsinhalte in eine Suchanfrage oder einen KI-Chat, wenn dies nicht erlaubt ist.
• Werbung in Suchergebnissen: Bezahlte Treffer stehen oft oben. Achten Sie auf offizielle Adressen, etwa Endungen wie .admin.ch bei Bundesstellen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Hofer arbeitet in der Administration einer Zahnarztpraxis in Luzern und möchte wissen, wie lange Patientenunterlagen aufbewahrt werden müssen.

Vorher sucht sie lange auf verschiedenen Seiten und findet widersprüchliche Angaben. Nachher lässt sie sich von der KI erklären, wo Aufbewahrungsfristen geregelt sind, und erhält Suchbegriffe sowie den Hinweis, die kantonale Gesundheitsbehörde und den Berufsverband zu prüfen. Die Frist selbst liest sie in der Originalquelle nach und hält Quelle und Datum fest.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, KI und Recherche im Büro sicher zu kombinieren, findet bei absofort Kurse zu konkreten Arbeitsaufgaben: KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Zum Angebot gehören Bürokommunikation, Kundenservice und FAQ sowie Qualitätsprüfung von KI-Ergebnissen mit Einsatzregeln.

Sie üben mit Praxisaufgaben und einem KI-Lerncoach, wie Sie Antworten prüfen und Quellen nachweisen.

Häufige Fragen

Ist eine KI mit Internetzugang genauso gut wie eine Suchmaschine?

Nicht automatisch. Sie fasst Fundstellen zusammen, kann aber Inhalte falsch wiedergeben oder wichtige Stellen auslassen. Prüfen Sie wichtige Angaben deshalb immer in der Quelle.

Soll ich meinem Team zeigen, wie ich vorgehe?

Ja. Wenn alle wissen, dass KI für Erklärungen und Entwürfe taugt und Fakten am Original geprüft werden, entstehen weniger Missverständnisse. Eine kurze gemeinsame Regel genügt.

Darf ich Suchergebnissen mehr trauen als KI-Antworten?

Nicht blind. Auch im Netz stehen veraltete oder falsche Angaben. Entscheidend ist die Quelle: Offizielle Stellen, Fachverbände und Anbieter selbst sind verlässlicher als anonyme Seiten.

Kann ich der KI sagen, dass sie nur aus bestimmten Quellen antworten soll?

Sie können das verlangen, etwa indem Sie einen Text einfügen und sagen: «Antworte nur auf Grundlage dieses Textes.» Das senkt das Risiko von Erfundenem, schliesst es aber nicht aus. Vergleichen Sie wichtige Stellen mit dem Original.

Wie gehe ich vor, wenn KI und Quelle sich widersprechen?

Verlassen Sie sich auf die Originalquelle, wenn sie aktuell und offiziell ist. Fragen Sie bei Unsicherheit eine Fachperson. Mehr dazu unter Was tun, wenn KI und Originalquelle etwas anderes sagen?.