Welche Daten kann KI verarbeiten?

Das Problem

In Ihrem Betrieb liegen Daten in ganz verschiedenen Formen vor: Excel-Listen, Word-Briefe, gescannte Rechnungen, Fotos von der Baustelle, Sprachnachrichten. Sie möchten wissen, was davon sich für KI eignet und wo Sie vorher aufräumen müssen.

Die Verunsicherung ist verständlich. Manche KI-Programme lesen Tabellen problemlos, scheitern aber an einem schiefen Scan. Andere verstehen Fotos, verwechseln aber Details. Ohne Überblick verliert man Zeit mit Ausprobieren.

Hier erfahren Sie, welche Datenarten es gibt, was sie für KI bedeuten und wie Sie Ihre Unterlagen einordnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Datenarten unterscheiden: Strukturierte Daten sind in festen Feldern abgelegt, etwa Tabellen oder Datenbanken: Zeile für Zeile, Spalte für Spalte. Unstrukturierte Daten haben keine feste Form, zum Beispiel Briefe, E-Mails, Berichte, Bilder, Ton.
2. Inventar anlegen: Notieren Sie, welche Unterlagen Sie für Ihre Aufgabe brauchen, und ordnen Sie jede einer Art zu. Eine Tabelle mit drei Spalten genügt: Dokument, Format, Zustand.
3. Lesbarkeit prüfen: Lässt sich der Text im Dokument markieren und kopieren? Dann ist er digital lesbar. Ist es nur ein Bild vom Papier, braucht es zuerst eine Texterkennung, siehe Wie wird ein gescanntes Dokument für KI lesbar?.
4. Dateiformate beachten: Gängige Formate wie Word, PDF mit Text, Excel oder einfache Bilder funktionieren meist. Exotische oder passwortgeschützte Dateien nicht. Mehr in Warum kann die KI meine Datei nicht lesen?.
5. Tabellen aufräumen: Eine Tabelle sollte eine Kopfzeile haben, pro Zeile einen Datensatz und keine verbundenen Zellen. Hilfe bietet Wie bereite ich eine einfache Tabelle für KI vor?.
6. Texte beschreiben: Bei Briefen und Berichten hilft eine kurze Angabe zu Zweck, Datum und Absender, damit die KI den Zusammenhang versteht.
7. Sensibles aussortieren: Prüfen Sie, welche Unterlagen Personendaten oder Geschäftsgeheimnisse enthalten, und entscheiden Sie, ob sie in ein KI-Programm dürfen.
8. Klein testen: Probieren Sie ein Beispiel jeder Art aus und notieren Sie, was gut und schlecht funktioniert.

Datenarten im Vergleich

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie sich eine Liste Ihrer Datenarten einordnen.

Wir möchten KI für folgende Aufgabe nutzen: [Aufgabe, z. B. Anfragen beantworten und Offerten vorbereiten].
Wir haben diese Unterlagen: [Liste, z. B. Excel-Preisliste, Word-Vorlagen, gescannte alte Offerten als PDF, Fotos von Baustellen].
Ordne jede Unterlage einer Datenart zu (strukturiert, Text, gescannt, Bild, Ton).
Gib an, was ich vor der Nutzung mit KI vorbereiten sollte, und was ich ausserdem prüfen muss, bevor ich sie in ein KI-Programm lade (Datenschutz, Vertraulichkeit).
Sage ehrlich, wenn du für ein Format unsicher bist.

Ersetzen Sie die Beispiele durch Ihre eigenen Unterlagen. Prüfen Sie die Hinweise, bevor Sie echte Dokumente verwenden.

Worauf Sie achten müssen

• Qualität vor Menge: Schlecht gescannte oder verwackelte Unterlagen führen zu Fehlern. Besser neu erfassen als falsche Zahlen riskieren.
• Datenschutz: Personendaten in Briefen oder Fotos sind schützenswert. Anonymisieren oder entscheiden, was zulässig ist, siehe Welche Daten sollte ich nicht ungeprüft in KI eingeben?.
• Handschrift: Wird nicht immer zuverlässig erkannt. Prüfen Sie Zahlen und Namen immer nach.
• Mehrere Versionen: Liegen dieselben Unterlagen in mehreren Fassungen vor, kann die KI sie verwechseln.
• Dateigrösse und Limits: Sehr grosse Dateien werden nicht in jedem Programm vollständig gelesen.

Wo Sie am besten anfangen

Wählen Sie für den Start ein Thema, bei dem Ihre Daten bereits in guter Form vorliegen, etwa eine saubere Preisliste oder eine Sammlung von Standardbriefen. Damit erzielen Sie rasch brauchbare Ergebnisse und lernen, wie die KI mit Ihren Unterlagen umgeht. Aufwendige Fälle wie alte Scans oder Handschriften heben Sie sich für später auf, wenn Sie wissen, was sich lohnt. So vermeiden Sie, dass Sie viel Zeit in die Vorbereitung stecken und am Ende wenig davon nutzen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Gartenbaufirma in Menziken möchte Offerten mit KI vorbereiten. Vorher hat sie eine Excel-Preisliste, alte Offerten als Scan und Fotos von Gärten und weiss nicht, was davon nutzbar ist.

Nachher erstellt die Büroleiterin ein Inventar: Die Preisliste ist strukturiert und sauber, die Scans müssen zuerst per Texterkennung gelesen und stichprobenweise geprüft werden, die Fotos nutzt sie nur ohne erkennbare Kundinnen und Kunden. Sie beginnt mit der Preisliste und zehn digital vorhandenen Offerten und erweitert später.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Team Daten und Unterlagen für KI sicher aufbereiten lernen soll, bietet absofort KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Beschrieben sind Online-Weiterbildung von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang, KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Texte sowie der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten und Datenschutz als Lerninhalt.

Häufige Fragen

Kann KI Excel-Tabellen auswerten?

Ja, oft gut, besonders bei klar aufgebauten Tabellen. Prüfen Sie Rechenergebnisse nach, denn Sprachmodelle können sich verrechnen.

Und wie steht es mit Fotos von Dokumenten?

Das funktioniert je nach Programm, hängt aber von Schärfe und Licht ab. Wichtige Zahlen und Namen sollten Sie immer gegen das Original prüfen.

Muss ich alle Unterlagen vorher digitalisieren?

Nein. Beginnen Sie mit dem, was Sie am häufigsten brauchen und schon digital vorhanden ist. Alte Papierunterlagen können später folgen.

Was ist mit Sprachaufnahmen?

Sie werden meist zuerst in Text umgewandelt. Die Qualität hängt von Aufnahme, Dialekt und Hintergrundgeräuschen ab. Vertrauliche Gespräche gehören nur in freigegebene Programme.