Wie bereite ich eine einfache Tabelle für KI vor?

Das Problem

Ihre Excel-Liste ist über Jahre gewachsen. Oben stehen zwei Titelzeilen mit Logo, dazwischen farbige Zwischensummen, einige Zellen sind zusammengeführt, und in der Spalte «Bemerkung» steht mal ein Datum, mal ein Satz. Für Sie ist das verständlich, weil Sie die Liste kennen.

Eine KI kennt sie nicht. Sie sieht nur Zeilen und Spalten und muss erraten, was zusammengehört. Das Ergebnis sind falsche Summen, vertauschte Spalten oder Auswertungen, die Zwischensummen doppelt zählen.

Das Gute: Mit etwas Vorbereitung lösen Sie die meisten dieser Probleme in einer Viertelstunde. Danach arbeitet die KI deutlich verlässlicher.

Und die Mühe zahlt sich doppelt aus: Eine aufgeräumte Tabelle hilft nicht nur der KI, sondern auch Ihnen selbst, Ihren Kolleginnen und jedem anderen Programm, mit dem Sie die Daten später auswerten, filtern oder in ein Diagramm verwandeln möchten.

Einfach erklärt

Für KI und andere Programme gilt eine einfache Grundregel: eine Zeile pro Eintrag, eine Spalte pro Merkmal. Fachleute nennen das eine «flache» oder «saubere» Tabelle.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

So bereiten Sie eine Tabelle in Excel vor:

1. Kopie erstellen: Speichern Sie die Datei unter einem neuen Namen, etwa Bestellungen-KI.xlsx. Das Original bleibt unverändert.
2. Nur ein Blatt verwenden: Kopieren Sie die benötigten Daten auf ein einzelnes Tabellenblatt. Mehrere Blätter verwirren die KI eher.
3. Kopfzeile bereinigen: Löschen Sie Titelzeilen, Logos und Leerzeilen oberhalb der Daten. In Zeile 1 stehen nur noch die Spaltenüberschriften.
4. Spalten klar benennen: Wählen Sie sprechende Namen wie «Bestelldatum», «Kanton», «Betrag_CHF» statt «Spalte C» oder «Wert». Die Einheit gehört in den Namen.
5. Zusammengeführte Zellen auflösen: Markieren Sie alles und wählen Sie unter «Start» im Menü «Verbinden und zentrieren» den Eintrag «Zellverbund aufheben». Füllen Sie leere Zellen danach mit dem richtigen Wert.
6. Zwischensummen entfernen: Löschen Sie Zeilen mit Summen oder Zwischentiteln. Die KI soll die Summen selbst berechnen.
7. Formate vereinheitlichen: Schreiben Sie Daten überall gleich und Beträge als reine Zahlen ohne «CHF». Hilfe dazu gibt Masseinheiten und Datumsformate.
8. Personendaten entfernen: Löschen Sie Namen, Adressen und Telefonnummern oder ersetzen Sie sie durch Kürzel wie «Kunde_01», wenn Sie sie für die Frage nicht brauchen.
9. Spalten im Prompt erklären: Beschreiben Sie in zwei, drei Sätzen, was jede wichtige Spalte bedeutet. Die Vorlage unten hilft dabei.

Vorlage zum Kopieren

Ich lade eine Tabelle mit [Inhalt, z. B. Bestellungen von Januar bis September 2026] hoch.
Bedeutung der Spalten:
- [Spalte 1]: [Bedeutung, Einheit]
- [Spalte 2]: [Bedeutung, Einheit]
- [Spalte 3]: [Bedeutung, Einheit]
Hinweise: Leere Felder bedeuten [z. B. «noch nicht bekannt»]. Beträge sind in CHF ohne MWST.
Aufgabe: [z. B. Zeige mir den Umsatz pro Kanton als Tabelle, absteigend sortiert].
Nenne mir vorher, wie viele Zeilen du erkannt hast, und weise mich auf Auffälligkeiten hin.

Füllen Sie die Spaltenliste mit Ihren eigenen Überschriften; die Frage nach der Zeilenzahl zeigt Ihnen sofort, ob die KI alles erfasst hat.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Kundendaten, Lohnlisten und Gesundheitsangaben gehören nicht in einen öffentlichen KI-Chat. Nutzen Sie ein freigegebenes Werkzeug oder anonymisierte Daten.
• Zahlen nachrechnen: Auch mit einer sauberen Tabelle kann sich die KI verrechnen. Prüfen Sie mindestens eine Summe selbst mit der Excel-Funktion SUMME.
• Grosse Tabellen: Bei sehr vielen Zeilen arbeiten manche Dienste nur mit einem Ausschnitt. Fragen Sie nach, wie viele Zeilen berücksichtigt wurden.
• Doppelte Einträge: Bereinigen Sie Dubletten vorab, sonst zählt die KI sie doppelt. Eine Anleitung bietet Excel-Dubletten mit KI prüfen.
• Leere Zellen: Leer kann «null», «unbekannt» oder «vergessen» heissen. Sagen Sie der KI, was gemeint ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Bioladen in Frauenfeld führte seine Lieferantenbestellungen in einer Excel-Liste mit farbigen Monatsblöcken und Zwischensummen. Die KI sollte zeigen, welche Produkte im Sommer am meisten bestellt wurden.

Vorher zählte die KI die Monatssummen als zusätzliche Bestellungen mit, und das Ergebnis war deutlich zu hoch. Nachher entfernte die Inhaberin Zwischensummen und Titelzeilen, ergänzte eine Spalte «Monat» und benannte die Spalten klar. Die neue Auswertung stimmte mit ihrer eigenen Kontrollrechnung überein.

So hilft Ihnen Alpasana

Für den Umgang mit Tabellen und Zahlen bietet absofort Kurse zu KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben, unter anderem zu Excel, Datenverständnis und Dashboards. Sie üben an praktischen Aufgaben, wie Sie Daten aufbereiten und KI dabei verantwortungsvoll einsetzen.

Ein KI-Lerncoach begleitet Sie, und mit Praxisaufgaben prüfen Sie Ihr Können. Den Abschluss belegen Sie mit einem verifizierbaren Nachweis.

Häufige Fragen

Soll ich Excel oder CSV hochladen?

Beides funktioniert bei den meisten Diensten. CSV ist einfacher aufgebaut und enthält keine Formatierungen oder Formeln, was manchmal zuverlässiger ist. Excel ist praktisch, wenn Sie mehrere Spalten mit unterschiedlichen Formaten haben.

Darf ich Formeln in der Tabelle lassen?

Ja, aber die KI sieht je nach Dienst nur die Ergebnisse, nicht die Formeln selbst. Wenn es um die Formeln geht, kopieren Sie diese zusätzlich als Text in den Prompt.

Kann mir die KI beim Bereinigen helfen?

Ja. Sie können die Tabelle hochladen und um eine Liste von Problemen bitten, etwa uneinheitliche Schreibweisen oder leere Felder. Die Korrekturen nehmen Sie dann selbst in Excel vor.